Kontrola „na miejscu”, jak sama nazwa wskazuje, zazwyczaj przeprowadzana jest w miejscu realizacji projektu. W przypadku jednak, gdy projekt realizowany jest w innej niż siedziba beneficjenta lokalizacji, upoważniona instytucja może również przeprowadzić kontrolę w siedzibie beneficjenta. Taka potrzeba może w szczególności zaistnieć, jeżeli w miejscu realizacji projektu na moment przeprowadzania kontroli prowadzone są np. wyłącznie prace budowlane, a całość dokumentacji związanej z projektem znajduje się w siedzibie beneficjenta.
Wspomniana kontrola może być przeprowadzana w okresie realizacji projektu, a także w tzw. okresie trwałości, który dla dużych przedsiębiorców wynosi 5 lat od zakończenia projektu, a dla przedsiębiorstw należących do sektora małych i średnich - 3 lata od zakończenia projektu. Warto podkreślić, iż beneficjent ma obowiązek poddania się kontroli, gdyż w przeciwnym razie grozi mu nawet wypowiedzenie umowy o dofinansowanie przez właściwą instytucję, które w określonych przypadkach może być równoznaczne z koniecznością zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami oraz zakazem ubiegania się o pomoc publiczną z funduszy europejskich w okresie kolejnych 3 lat. W świetle tak istotnych konsekwencji, obowiązek poddania się kontroli nie powinien zostać zlekceważony.
Co sprawdzi kontrola
Celem kontroli projektów inwestycyjnych współfinansowanych z funduszy europejskich jest przede wszystkim ocena prawidłowości i skuteczności ich realizacji. Ocena taka jest przeprowadzana zwłaszcza poprzez weryfikację czy: planowane do nabycia towary i usługi zostały faktycznie nabyte i dostarczone; zadeklarowane wydatki zostały faktycznie poniesione; sposób realizacji projektu, ponoszenia wydatków, dokonywania zakupów inwestycyjnych itp. jest zgodny z zapisami umowy o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (krajowego i wspólnotowego) w tym zakresie; zadeklarowane w dokumentacji aplikacyjnej wskaźniki projektu są osiągane (np. wskaźnik dotyczący powierzchni budowanej hali czy liczby nabywanych maszyn); określone w dokumentacji aplikacyjnej deklaracje dotyczące kryteriów oceny wniosków faktycznie zostały spełnione (np. wzrost zatrudnienia, realizowanie polityki równych szans w dostępie do zatrudnienia, posiadanie praw ochrony własności przemysłowej).
 | Nie wiesz jak pozyskać fundusze UE? Chciałbyś skorzystać z fachowej porady? Skontaktuj się z doradcą i zdobądź fundusze z UE! |
Tym samym kontrola polega na sprawdzeniu dokumentacji finansowej i rzeczowej projektu, dokumentacji związanej z wyborem przez beneficjenta wykonawców i dostawców towarów lub usług i umów z nimi zawartych, dokonaniu oględzin miejsca realizacji projektu, przeprowadzeniu rozmów z odpowiednimi osobami i zebraniu stosowanych wyjaśnień. W szczególności w trakcie kontroli sprawdzana jest spójność informacji i dokumentów posiadanych przez beneficjenta z tymi, które zostały przedłożone wcześniej instytucji w ramach wniosków o płatność, rozliczających transze dotacji lub raportujących postęp rzeczowy projektu.
Warto jednak podkreślić, iż szczegółowy zakres weryfikowanych dokumentów w znacznym stopniu zależy od rodzaju realizowanego projektu. Inne dokumenty będą bowiem wymagane przy ponoszeniu wydatków stricte inwestycyjnych (m.in. faktury, protokoły odbioru), inne przy rozliczaniu kosztów pracy dla nowych pracowników (m.in. listy płac, umowy o pracę), a inne przy realizacji prac badawczo-rozwojowych (m.in. amortyzacja aparatury badawczej wykorzystywanej w projekcie). Szczegółowy zakres kontroli może być również uzależniony od momentu jej przeprowadzenia. Jeżeli kontrola ma miejsce w trakcie realizacji projektu lub tuż po jego zakończeniu, może być nakierowana zwłaszcza na weryfikację postępu rzeczowo-finansowego, prawidłowości posiadanej dokumentacji czy celowości poniesionych wydatków. Kontrola przeprowadzana w okresie trwałości może mieć natomiast na celu głównie weryfikację realizacji zaplanowanych wskaźników (np. wzrost produkcji, dokonanie zgłoszenia wynalazku w celu uzyskania patentu) czy faktu prawidłowego utrzymywania wszystkich zadeklarowanych rezultatów projektu.
Sposób przeprowadzania kontroli
Każdy z beneficjentów Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka może spodziewać się przeprowadzenia przynajmniej jednej kontroli o wspomnianym wcześniej zakresie w okresie realizacji projektu lub tuż po jego zakończeniu. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie beneficjent jest informowany o zamiarze przeprowadzenia takiej kontroli, na co najmniej 5 dni przed jej planowanym terminem (zróżnicowany termin dla różnych instrumentów). Należy podkreślić, iż możliwość zmiany terminu kontroli wskazanego w zawiadomieniu jest zróżnicowana w poszczególnych instytucjach i zależy od indywidualnego przypadku. Dodatkowo, oprócz standardowej kontroli, o której beneficjent jest informowany, upoważnione instytucje mają również możliwość przeprowadzania niezapowiedzianych kontroli doraźnych, dokonywanych w przypadku, gdy zachodzi podejrzenie nieprawidłowości w realizacji projektu lub wystąpienia istotnych uchybień.
Obowiązki kontrolne beneficjenta
Masz problem prawny lub finansowy? Napisz do ekspertów Bankier.pl |
Zalecenia pokontrolne
Z przeprowadzonej kontroli sporządzana jest pisemna informacja pokontrolna, która przekazywana jest beneficjentowi do akceptacji. Jeżeli zespół kontrolujący stwierdzi zaistnienie określonych uchybień bądź wątpliwości, zostaną one przekazane w formie zaleceń pokontrolnych, które beneficjent zobowiązany jest wdrożyć w określonym przez instytucję terminie. Beneficjent ma również możliwość pisemnego odniesienia się do przedstawionych informacji. Należy jednak podkreślić, że niewykonanie przez beneficjenta zaleceń pokontrolnych w terminie określonym przez instytucję lub nieprzedstawienie przekonującego uzasadnienia ich niewykonania stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy o dofinansowanie. Warto również wskazać, że do czasu wyjaśnienia wszystkich wątpliwości związanych z przeprowadzoną kontrolą następuje wstrzymanie wypłaty dofinansowania na rzecz beneficjenta, nawet jeżeli beneficjent złożył wniosek o płatność.
Najczęściej spotykane nieścisłości
Każdy z dofinansowanych projektów posiada swoistą specyfikę, niemniej jednak istnieje szereg nieścisłości, które są przedmiotem wyjaśnień w wielu kontrolowanych projektach. Opiszmy je pokrótce. Nieprzestrzeganie procedury wyboru dostawców lub wykonawców. Beneficjenci dofinansowania dla projektów inwestycyjnych są zobowiązani do dokonywania zakupów z zachowaniem zasad konkurencyjności, jawności i przejrzystości. Powyższe wiąże się ze stosowaniem przepisów ustawy prawo zamówień publicznych, jeżeli taki wymóg wynika z jej przepisów albo z przeprowadzeniem postępowania ofertowego o określonych wymogach.
Częstym uchybieniem jest brak poprawności zgromadzonych ofert, niespójności w datach dla danego postępowania czy brak stosownych potwierdzeń prowadzonej korespondencji z oferentami. Braki i niespójność kontrolowanej dokumentacji. Występującym uchybieniem w tym zakresie jest chociażby brak prawidłowego udokumentowania dostawy maszyn bądź urządzeń w postaci protokołu odbioru czy też brak podpisów osób upoważnionych na dokumentacji. Niekiedy pojawiają się również niespójności dotyczące np. zakresu danych dostawcy wskazanych w ofercie i umowie, czy też rozbieżności w numerze rachunku bankowego dostawcy wskazanego na fakturze i potwierdzeniu przelewu. Niewywiązywanie się z obowiązków promocyjno-informacyjnych. Wymogiem nałożonym na beneficjentów dofinansowania dla projektów inwestycyjnych jest informowanie opinii publicznej o otrzymaniu wsparcia poprzez przykładowo umieszczenie w miejscu realizacji projektu widocznej tablicy informacyjnej. Pomimo iż spełnienie tego rodzaju wymogów jest przedmiotem każdej kontroli, wielu beneficjentów nie realizuje prawidłowo nałożonych obowiązków w tym zakresie.
Bieżący monitoring realizacji projektu
Warto podkreślić, że poza opisanymi uprawnieniami kontrolnymi, instytucje prowadzą bieżący monitoring realizacji projektu poprzez weryfikację przedkładanych wniosków o płatność lub wniosków sprawozdawczych, które zawierają informacje o poniesionych wydatkach, stopniu realizacji postępu rzeczowego, stopniu realizacji wskaźników projektu, problemach występujących w projekcie. Jeżeli więc beneficjent będzie realizował projekt zgodnie z wymogami umowy o dofinansowanie i skrupulatnie przedstawiał informacje we wnioskach o płatność, na bieżąco kontaktował się z instytucją w przypadku zaistnienia zmian, problemów w projekcie, wówczas kontrola nie będzie przykrym doświadczeniem. Również zapewnienie odpowiedniego przechowywania dokumentacji projektowej już od początku jego realizacji zapewni sprawne przygotowanie do ewentualnej kontroli.
Szczególnie sprawdzana jest spójność informacji i dokumentów beneficjenta z tymi, które zostały przedłożone instytucji w ramach wniosków o płatność.
| Uproszczony harmonogram działań związanych z kontrolą* | ||||
| Informacja o planowanej kontroli | Przygotowanie dokumentów przez beneficjenta | Kontrola | Przedstawienie informacji pokontrolnej, w tym zaleceń pokontrolnych | Podpisanie zaleceń lub przedstawienie stosownych wyjaśnień przez beneficjenta |
| 5 dni przed terminem kontroli | 5 dni przed terminem kontroli | 1-2 dni | 21 dni od dnia zakończenia kontroli | 14 dni od daty otrzymania informacji pokontrolnej |
| * może być zróżnicowany dla różnych działań POIG | ||||
Jeżeli zespół kontrolujący stwierdzi zaistnienie, zostaną one przekazane w formie zaleceń pokontrolnych, które beneficjent zobowiązany jest wdrożyć w określonym przez instytucję terminie.
| Kontrola beneficjentów POIG | ||
| KTO | Właściwe instytucje wskazane m.in. w umowie o dofinansowanie (np. Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Ministerstwo Gospodarki, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Komisja Europejska, Europejski Trybunał Obrachunkowy, urząd kontroli skarbowej) | |
| KIEDY | Okres realizacji projektu + okres trwałości (5 lat dla dużych przedsiębiorstw, 3 lata dla MSP) | |
| GDZIE | Miejsce realizacji projektu / siedziba beneficjenta | |
| CO | Dokumentacja związana z projektem, pliki komputerowe, system księgowy, hala produkcyjna, park maszynowy, biuro pracowników zatrudnionych w projekcie | |
| Przygotowanie do kontroli: - zapoznanie się z informacją o planowanej kontroli - przygotowanie wymaganych dokumentów - zapewnienie dostępu do plików komputerowych i systemu księgowego - zapewnienie obecności osób zaangażowanych w realizację projektu (rzeczową i finansową) oraz osób upoważnionych do reprezentowania beneficjenta - zapewnienie dostępu do miejsca realizacji projektu (placu budowy, parku maszynowego itp.) |
Anna Zaleska
Senior consultant w Dziale Doradztwa Europejskiego Accreo Taxand
Źródło:
