Jak prawidłowo sporządzić dokumenty do ZUS?

Na każdym płatniku składek ciąży m.in. obowiązek przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych. Prawidłowe ich sporządzenie to dla niektórych trudny orzech do zgryzienia. Świadczy o tym ilość problemów sygnalizowanych w pytaniach Czytelników, jakie wpływają do naszej redakcji oraz zadawanych podczas dyżurów telefonicznych. Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na niektóre z nich.

 W styczniu br. wypłaciliśmy pracownikowi jedynie zasiłek chorobowy za okres od 1 do 31 grudnia 2006 r. Czy oprócz raportu ZUS RSA, powinniśmy złożyć za niego również zerowy raport ZUS RCA?

Tak. Oprócz raportu ZUS RSA pracodawca powinien za styczeń 2007 r. złożyć za pracownika również raport ZUS RCA. Przy czym w raporcie tym wykaże tego pracownika zarówno z zerowymi podstawami wymiaru składek, jak i z zerowymi składkami na poszczególne ubezpieczenia.

W przypadku bowiem wykazania w składanym za pracownika raporcie ZUS RSA okresu przerwy w opłacaniu składek:

• obejmującego cały miesiąc kalendarzowy - inny jednak niż miesiąc, za który składany jest raport i
   
• pomimo tego, że pracownikowi w tym miesiącu nie wypłacono jakichkolwiek oskładkowanych należności

płatnik składa za tego pracownika także raport ZUS RCA.

 W okresie od 1 grudnia 2006 r. do 28 lutego br. zatrudniamy zleceniobiorcę, który podlega z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym (wszystkich ryzyk) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia w kwocie 8.500 zł wypłacimy mu w ostatnim dniu umowy zlecenia. Od jakiej podstawy powinniśmy naliczyć składkę chorobową oraz w jaki sposób wykazać ją w raporcie ZUS RCA za luty 2007 r.?

Podstawa wymiaru składki chorobowej dla osób podlegających temu ubezpieczeniu dobrowolnie (np. zleceniobiorców) jest ograniczona. Nie może ona bowiem przekraczać miesięcznie 250% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Przykładowo w lutym br. podstawa ta nie może przekraczać kwoty 6.161,65 zł (tj. 250% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w III kwartale 2006 r.). Oznacza to, że za luty 2007 r. składka chorobowa za zleceniobiorcę, o którym mowa w pytaniu, powinna zostać ustalona od podstawy wymiaru równej kwocie 6.161,65 zł. Natomiast składki na pozostałe ubezpieczenia społeczne zleceniodawca powinien ustalić od kwoty równej kwocie wypłaconego wynagrodzenia, czyli od 8.500 zł.

Zwróćmy uwagę, że w raporcie ZUS RCA przewidziano wspólne pole dla wykazania podstawy wymiaru składki zarówno chorobowej, jak i wypadkowej. Dlatego w polu tym należy wpisać podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie wypadkowe (czyli kwotę 8.500 zł). Natomiast w polu 09. "Kwota składki na ubezpieczenie chorobowe" - należy wpisać kwotę wyliczoną od podstawy wymiaru ograniczonej do 250% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale: 6.161,65 zł × 2,45% = 150,96 zł.

 Od 2 stycznia br. zatrudniliśmy nowego pracownika, który w połowie stycznia zachorował. Ze względu jednak na tzw. okres wyczekiwania, nie nabył prawa do wynagrodzenia chorobowego ani do zasiłku chorobowego. Jak należy taki okres wykazać w raporcie ZUS RSA?

Okres przerwy w opłacaniu składek za osoby przebywające na zwolnieniu lekarskim bez prawa do wynagrodzenia oraz zasiłku ze względu na tzw. okres wyczekiwania, pracodawca powinien wykazać w raporcie ZUS RSA z kodem przerwy 151 - okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku.

 Jeden z naszych pracowników był nieobecny w pracy w dniach 26 (piątek) i 29 (poniedziałek) stycznia 2007 r. Nieobecności tych pracownik nie usprawiedliwił. Sobota i niedziela były dniami wolnymi od pracy. Czy okres nieobecności pracownika można wykazać w raporcie ZUS RSA od 26 do 29 stycznia 2007 r.?

Nie. Nie można wykazać w imiennym raporcie ZUS RSA nieobecności pracownika trwającej od 26 do 29 stycznia 2007 r. Pracownik był bowiem nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych jedynie w dniach 26 i 29 stycznia br. Dlatego należy wykazać go w dwóch blokach raportu ZUS RSA sporządzonego za styczeń 2007 r., tj.:

• w pierwszym bloku - wpisać okres od 26.01 do 26.01,
   
• w drugim bloku - wpisać okres od 29.01 do 29.01.

Jako kod nieobecności nieusprawiedliwionej należy wpisać kod 152.

 Jedna z naszych pracownic w trakcie przebywania na urlopie wychowawczym w dniu 6 lutego br. urodziła kolejne dziecko. Zasiłek macierzyński z tytułu zatrudnienia w naszym zakładzie wypłaca jej ZUS. W okresie przebywania na urlopie wychowawczym pracownica była zatrudniona na umowę o pracę w innym zakładzie. W jaki sposób powinniśmy wykazać ją w dokumentach składanych do ZUS za luty 2007 r.?

Pracownicę za okres do 5 lutego 2007 r. pracodawca powinien wykazać w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X oraz z kodem przerwy 121 lub 122. Natomiast od 6 lutego 2007 r. (tj. od dnia urodzenia kolejnego dziecka) pracownicy przysługuje zasiłek macierzyński. Z tym że wypłaty tego zasiłku dokonuje ZUS. Od tego więc dnia należy wykazywać pracownicę w raporcie ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 311. Z tym kodem pracownica powinna być wykazywana do zakończenia okresu pobierania zasiłku macierzyńskiego. Po tym okresie ponownie powinna być wykazana w raporcie ZUS RSA z kodem 121 lub 122.

 Jeden z naszych pracowników do 12 lutego br. miał orzeczoną niepełnosprawność w stopniu umiarkowanym. W jaki sposób należy zgłosić w ZUS utratę przez niego niepełnosprawności?

W przypadku utraty przez pracownika niepełnosprawności należy poinformować o tym ZUS poprzez zmianę kodu tytułu ubezpieczenia tej osoby. W tym celu pracodawca powinien:

1) wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z dotychczasowym kodem tytułu ubezpieczenia (np. 01 10 0 2) i kodem przyczyny wyrejestrowania 600, a następnie

2) ponownie zgłosić pracownika do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA już z aktualnym kodem tytułu ubezpieczenia (np. 01 10 0 0).

W tym przypadku wyrejestrowania z dotychczasowym kodem ubezpieczenia, a następnie zgłoszenia ze zmienionym kodem należy dokonać od 13 lutego 2007 r.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. nr 11, poz. 74),
   
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4.12.1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń... (Dz. U. nr 149, poz. 982 ze zm.).

Źródło: