Nawet już przy zaledwie kilku autach inwestycja w firmową flotę może stanowić znaczący wydatek dla firmy. Częstym rozwiązaniem jest outsourcing usług związanych z zarządzaniem flotą, które w coraz większym stopniu wykorzystują nowe technologie, aby optymalizować wydatki swoich klientów.
Niegdyś na osobie odpowiedzialnej za flotę ciążył szereg czynności administracyjnych oraz żmudne prowadzenie tabelek w arkuszu Excel. Nie ujmując nic temu bardzo przydatnemu programowi, nie można uznać go za narzędzie wydatnie usprawniające zarządzanie flotą i jej finansami. Choć i do tej pory jest wykorzystywany, standardem stało się dla firm oferujących usługi Car Fleet Management dostarczanie zaawansowanych platform internetowych z bazą aut i wszystkimi informacjami na ich temat. Brzmi jak świetne narzędzie optymalizujące? Jak zwykle rzeczywistość odbiega nieco od teoretycznych założeń.
Platformy umożliwiające zarządzanie bazą pojazdów, pozwalają na rezygnację z zapisywania, przeglądania i filtrowania rekordów w arkuszu Excel, gdyż posiadają opcje automatycznej segregacji w stopniu dużo bardziej zaawansowanym oraz oferują możliwość tworzenia różnorodnych raportów. Jednakże, od samego właściwie początku programy tego typu były albo zbyt zawiłe w obsłudze, albo niepotrzebnie rozbudowywane. Brak intuicyjnej nawigacji, trudność w dotarciu do istotnych informacji oraz zbyt skomplikowana obsługa poszczególnych funkcji sprawia, że tak naprawdę nie zawsze są tak efektywnym wsparciem, jakim miały być w założeniu. Czas spędzony na zarządzaniu finansami floty to realne koszty dla firmy. Jak więc można go zaoszczędzić?
Optymalizacja zarządzania finansami floty
Internet i związana z nim, już prawie wszechobecna, mobilność umożliwiają faktyczną, wielostronną optymalizację procesów biznesowych i zarządzania nimi. Przede wszystkim wynika to ze specyficznej budowy takich narzędzi, które w maksymalny sposób nastawione są na tzw. obsługę „user friendly” i intuicyjny interfejs. Aplikacje mobilne, których przewagą jest możliwość dostępu do informacji w każdym miejscu, gdzie jest internet, zapewniają również znaczące ułatwienia w użytkowaniu bazy danych pojazdów. Projektowane są tak, aby najważniejsze funkcjonalności były łatwo dostępne. Ponadto oferują dodatkowe możliwości raportowania i szybkiego rozpoznania sytuacji, sprawiając, że jest się faktycznie na bieżąco.
Nowoczesne formy to aplikacje gwarantujące szybki dostęp do danych najczęściej potrzebnych Fleet Managerowi. Jakie powinny być to obszary? Przykładowo mobilna aplikacja powinna zawierać automatycznie generowany kalendarz wyświetlający daty dostaw pojazdów i informacje na ich temat, numer kontraktu wraz z danymi pracownika, do którego ma trafić zamówiony samochód. Przydatnym elementem będzie interaktywna mapa serwisów blacharskich i mechanicznych, kierującą do optymalnie bliskiego punktu, dopasowanego do marki samochodu. Pod ręką dobrze jest mieć także archiwum wszystkich ważnych dokumentów czy raportów, opisujących uszkodzenia, naprawy i inne informacje dotyczące eksploatacji samochodu – to właściwie absolutny „must-have” każdego flotowca. Aplikacje tego typu mogą służyć nie tylko do bezpośredniego zarządzania, ale również informować o najważniejszych doniesieniach branżowych – trendach, newsach, zmianach przepisów, istotnych wydarzeniach, premierach aut.
Kierownik flotowy będzie mógł w pełni efektywnie zarządzać, jeżeli będzie na bieżąco również z zagadnieniami rynkowymi. Mobilność narzędzi sprawia, że korzystając z tabletu, smartfona czy netbooka, dostęp do informacji, raportów i newsów możliwy jest w każdym miejscu i o dowolnej porze, a ponadto w czytelny, łatwy do przyswojenia sposób.
Nowoczesne aplikacje mobilne mogą nawet automatycznie tworzyć zestawienia i wykresy przekazujące istotne informacje na temat stanu floty i jej finansów. Przykładowo panel dostarczający analizę aktualnego stanu floty w formie automatycznie generowanych podsumowań i wykresów to rodzaj programu umożliwiający spojrzenie na sytuację z dalszej perspektywy, „z lotu ptaka”. Odciąża w ten sposób menadżera z konieczności przygotowywania ogólnych raportów i daje mu niejako przeanalizowane informacje „od ręki”, w każdym momencie. Aplikacja tego typu może automatycznie raportować o liczebności i charakterze całej floty (ile aut, jakie modele, jaki napęd, etc.), zużyciu paliwa, przebiegu kontraktu, szkodach, mandatach itd. Znaczące są również podliczenia wszystkich wydatków i poniesionych kosztów oraz powiadomienia o niedobiegu i nadprzebiegu aut. Pełna mobilność panelu pozwala na szybki dostęp i np. wydruk porównań tuż przed niezapowiedzianym spotkaniem z Zarządem.
Coraz więcej firm zobowiązanych jest do nieprzekraczania określonych limitów zużycia dwutlenku węgla. W ramach platformy zarządzającej sprawdzi się więc doskonale aplikacja, która automatycznie obliczy emisję CO2 sumarycznie dla całej flot, jak również w poszczególnych pojazdach. W ten sposób dostarcza kierownikowi floty wszystkich niezbędnych danych potrzebnych do podjęcia decyzji względem np. wymiany aut bądź dodatkowego przeszkolenia kierowców z ekonomicznej jazdy. Dbałość o środowisko naturalne bezpośrednio przekłada się na niższe koszty eksploatacji pojazdu oraz zużycie paliwa.
Mobilna aplikacja dla kierowców
Kolejnym możliwym udogodnieniem i usprawnieniem zarządzania flotą jest udostępnienie dedykowanej mobilnej aplikacji kierowcom, która funkcjonować będzie na tabletach i smartfonach. Pakiet niezbędnych danych na temat pojazdu umożliwia lepszy przepływ informacji, ułatwia kontakt z konsultantem i w ten sposób odciąża Fleet Managera. Kierowca samodzielnie monitoruje stan auta, śledzi swoje zachowania podczas jazdy oraz sprawdza np. stan licznika, dokumenty pojazdu, szczegóły kontraktu, zużycie paliwa i koszty, mandaty. Aplikacje dla kierowców oferują nawet okresową ocenę stylu jazdy, na podstawie której kierowca jest w stanie poprawiać ekonomiczność zużywania służbowego auta.
Dzięki nowym technologiom informatycznym menadżer może skupić się na zarządzaniu i usprawnianiu funkcjonowania floty, opracowując strategię i optymalizując koszty. Mobilność aplikacji sprawia, że przepływ informacji, ich dostępność, jak również przystępność samego narzędzia w znaczący sposób pozwalają zaoszczędzić czas i przyspieszyć procesy zarządcze.
Łukasz Niemczuk, Product Manager w Arval Service Lease Polska sp. z o. o.
