Papierowe akta osobowe potrafią działać bez problemów przez lata. Do czasu, gdy trzeba szybko odnaleźć dokument, obsłużyć kontrolę, udostępnić dane pracownikowi z innego oddziału albo zapewnić ciągłość pracy podczas nieobecności osoby, która najlepiej zna archiwum. Wtedy okazuje się, że sposób prowadzenia dokumentacji HR wpływa nie tylko na wygodę działu kadr, lecz także na bezpieczeństwo całej organizacji.
Partnerem publikacji jest Rhenus Office Systems Poland
Digitalizacja to coś więcej niż skanowanie
Elektroniczna teczka osobowa, czyli ETO, nie jest katalogiem wypełnionym skanami. Powinna stanowić uporządkowane środowisko pracy z dokumentacją: zgodne z przepisami, zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych i umożliwiające szybkie dotarcie do właściwego pliku.
ReklamaZobacz także
Dlatego digitalizacji nie należy zaczynać od skanera. Najpierw trzeba sprawdzić kompletność akt, ich podział, nazewnictwo, okresy przechowywania i zasady dostępu. Przeniesienie nieuporządkowanego archiwum do systemu nie usuwa problemu. Zmienia jedynie jego nośnik. Akta osobowe podlegają szeregowi regulacji precyzyjnie określających zasady ich przechowywania i ewentualnego niszczenia.
Projekt obejmuje przygotowanie dokumentów, wykonanie odwzorowań cyfrowych, indeksację plików, ich uwierzytelnienie i bezpieczne udostępnienie. Trzeba również ustalić, co stanie się z papierowymi oryginałami i jak będą obsługiwane dokumenty powstające po uruchomieniu ETO. Bez tego cyfrowe archiwum szybko zacznie funkcjonować obok bieżącego obiegu informacji.
Co realnie zyskuje dział HR?
Najbardziej widoczna korzyść to krótszy czas wyszukiwania dokumentów. Ważniejsze jest jednak stworzenie jednego źródła informacji oraz możliwość precyzyjnego określenia, kto ma dostęp do danych. W praktyce elektroniczna teczka osobowa pozwala:
- szybciej przygotować dokumentację do kontroli;
- sprawniej obsługiwać wnioski i zapytania pracowników;
- bezpiecznie współpracować między oddziałami;
- kontrolować uprawnienia i historię operacji na dokumentach.
ETO ma szczególne znaczenie w organizacjach zatrudniających wiele osób, działających w kilku lokalizacjach lub korzystających z hybrydowego modelu pracy. Dokument nie musi już wędrować między biurami, a realizacja sprawy nie zależy od obecności konkretnej osoby przy szafie z aktami.
Technologia nie zastąpi dobrego procesu
Przed wyborem rozwiązania warto zmapować obieg dokumentacji: skąd trafiają dokumenty, kto je weryfikuje, kiedy są dołączane do akt i kto powinien móc je odczytać. Dopiero do tych potrzeb dobiera się system, sposób integracji z narzędziami HR oraz model migracji danych.
Równie istotne są szyfrowanie, nadawanie uprawnień, rejestrowanie operacji, kopie zapasowe i procedury postępowania z dokumentacją. W Rhenus Office Systems Poland digitalizacja obejmuje cały proces: od zabezpieczonego odbioru akt, przez ich przygotowanie i skanowanie, po indeksację i udostępnienie w uporządkowanej postaci elektronicznej.
Dojrzałość cyfrowa HR nie polega na eliminowaniu papieru za wszelką cenę. Chodzi o model pracy z informacją, który ogranicza ryzyko, usuwa zbędne czynności i nie uzależnia firmy od wiedzy jednej osoby. Wtedy e-teczka przestaje być projektem archiwizacyjnym, a staje się elementem sprawnego zarządzania.
Artur Kostrzewski, Dyrektor Operacyjny BPO w Rhenus Office Systems Poland. Menedżer z ponad 20-letnim doświadczeniem w zarządzaniu informacją. Wspiera organizacje w porządkowaniu procesów dokumentowych, digitalizacji zasobów i bezpiecznym zarządzaniu informacją. Profil na LinkedIn.
