Umowa najmu to podstawa pracy w systemie coworkingu
Praca w formie coworkingu oparta jest zwykle na umowie najmu części pomieszczenia biurowego. Na mocy tej umowy wynajmujący zobowiązuje się oddać przedsiębiorcy pomieszczenie lub pomieszczenia biurowe do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca (przedsiębiorca) zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. W konsekwencji do tego rodzaju umowy mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego o najmie.
 | » Kobiecy pomysł na biznes: biuro coworkingowe |
W porównaniu z klasyczną umową najmu, umowa zawierana na potrzeby coworkingu posiada jednak pewne charakterystyczne cechy, do których można zaliczyć:
ujęcie w czynszu nie tylko opłaty za korzystanie z biura, ale także ryczałtowe ujęcie kosztów mediów, takich jak ogrzewanie, prąd, czy internet,
umożliwienie korzystania z urządzeń i materiałów biurowych,
dostarczanie w ramach najmu usług dodatkowych, np. w postaci obsługi korespondencji, czy udostępniania sal konferencyjnych.
Zobacz także
Jeżeli umowa najmu zawierana na potrzeby coworkingu zapewnia przedsiębiorcy dodatkowe usługi, to w tym zakresie ma ona charakter umowy mieszanej. W odniesieniu do tych usług nie mają bowiem zastosowania przepisy Kodeksu cywilnego traktujące o najmie, lecz przepisy dotyczące umowy zlecenia. Istotne więc jest prawidłowe zakwalifikowanie poszczególnych postanowień umowy najmu zawieranej w celu coworkingu.
Często spotykaną praktyką w przypadku coworkingu jest zawieranie umów w oparciu o regulamin, który określa szczegółowe zasady korzystania przez przedsiębiorcę-najemcę z udostępnianych mu pomieszczeń biurowych i sprzętu. W takim przypadku prawa i obowiązki stron wynikają zarówno z samej umowy najmu, jak i z regulaminu.
Niekiedy potrzebne są dodatkowe umowy
Zdarza się, że oprócz umowy o najem, coworking wymaga zawarcia dodatkowych kontraktów z wynajmującym lub podmiotami zewnętrznymi niebędącymi stronami umowy najmu. Wymóg zawarcia umów dodatkowych zależy od treści umowy najmu oraz ewentualnego regulaminu. W tym zakresie jest pełna swoboda.
 | » Pobierasz kaucję za lokal? Uważaj na urząd skarbowy |
Umowy dodatkowe zawierane z samym wynajmującym dotyczą z reguły możliwości korzystania przez przedsiębiorcę z dodatkowych pomieszczeń, takich jak sale konferencyjne, czy korzystania z urządzeń i materiałów biurowych ponad normy wynikające z umowy najmu. Natomiast umowy zawierane z podmiotami zewnętrznymi mogą dotyczyć dodatkowych usług świadczonych w związku z zawartą umową, w szczególności wiążących się z zapewnieniem lepszego dostępu do Internetu.
Czy najem na potrzeby coworkingu pozwala odliczyć VAT?
Przedsiębiorca będący stroną umowy najmu zawieranej na potrzeby coworkingu ma prawo obniżenia VAT-u od sprzedaży o VAT wynikający z zakupu usługi najmu. Oczywiście, dotyczy to przedsiębiorcy zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny. Możliwość obniżenia VAT-u wynika bowiem w tym przypadku z ogólnej reguły, zgodnie z którą jest to dopuszczalne w sytuacji zakupu towarów lub usług na potrzeby działalności gospodarczej, w ramach której przedsiębiorca dokonuje czynności opodatkowanych VAT-em.
Z powyższą ogólną regułą obniżania podatku VAT wiąże się również termin, w jakim takiego obniżenia można dokonać. Prawo do obniżenia powstaje w tym przypadku w rozliczeniu za okres, w którym przedsiębiorca otrzymuje fakturę wystawioną przez wynajmującego pomieszczenie biurowe. W zależności zatem od przyjętego przez przedsiębiorcę systemu rozliczania podatku VAT, prawo takie przysługuje mu za okres danego miesiąca lub kwartału. W przypadku niedokonania obniżenia podatku VAT we wskazanym okresie, przedsiębiorca może tego dokonać w dwóch następujących po nim okresach rozliczeniowych.
Umowa najmu na potrzeby coworkingu, a podatek dochodowy
Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym mają prawo zaliczenia wydatku (czynszu) związanego z umową najmu zawieraną na potrzeby coworkingu do kosztów uzyskania przychodów. Wydatek ten bowiem niczym istotnym nie różni się od wydatków na bardziej typową przestrzeń biurową. Analogicznie, przedsiębiorcy mają prawo zaliczenia do tych kosztów również innych wydatków wynikających z nabycia dodatkowych usług czy rzeczy związanych z zawartą umową najmu, np. łącza internetowego czy wydatków na obsługę sekretariatu.
Sebastian Bobrowski, Dyrektor Finansowy Infakt
