Jak się przygotować, aby wszystko poszło jak najlepiej
Rośnie popularność wideokonferencji jako szybkiej, efektywnej i oszczędnej w czasie formy komunikacji audiowizualnej.Spotykają się menadżerowie, pracownicy, za pomocą rozwiązań wideo odbywa się coraz więcej prezentacji czy nawet rozmów kwalifikacyjnych. Wiele firm i organizacji ma rozwiązania wideokonferencyje w swoich zasobach. Niemniej obawę i niechęć wielu pracowników budzi obecność kamery transmitujacej obraz. Nie każdy grał w filmie, występował w telewizji czy korzystał z kamery podłączonej do swojego pc więc początkowy lęk jest w pełni uzasadniony. Poniższy dokument wskaże co zrobić, aby wirtualne spotkanie twarzą w twarz poszło jak najlepiej. Artykuł zawiera wskazówki w jaki sposób dobrze i profesjonalnie przygotować i przeprowadzić ważne spotkanie biznesowe, konferencję prasową, rozmowę kwalifikacyjną lub prezentację za pomocą wideo.
Ubiór
- Profesjonalny kostium/garnitur w ciemnym kolorze, bez wzorów (uwaga na paski, które tworzą czasami dziwne optyczne wrażenia).
- Dla mężczyzn kolorowy krawat (jednak nie za ciemny), o niezbyt wyrazistym wzorze.
- W przypadku kobiet uwaga na biżuterię. Nie powinna być zbyt błyszcząca, ani brzęcząca. Wzory na apaszkach i szalikach zawiązanych wokół szyi równiez raczej delikatne.
- Koszula w zależności od koloru otoczenia (np. nie zaleca się niebieskiej koszuli, jeżeli dalszy plan jest w kolorze niebieskim)
Ustawienie
- Obejrzyj salę zanim rozpoczniesz spotkanie biznesowe, konferencję, prezentację lub rozmowę kwalifikacyjną
- Dostosuj pozycję siedzącą przed kamerą – siedź blisko kamery, aby cała górna część ciała była widoczna na ekranie
- Idealna jest pozycja siedząca za biurkiem, na wprost kamery
- Podczas prezentacji dla dużej grupy odbiorców pozycja stojąca często zapewnia lepszy wygląd
- Korzystaj z systemu wideo, w którym kamera znajduje się blisko monitora
- Jeśli możesz, korzystaj z funkcji podglądu obrazu w małym okienku na ekranie (tzw. funkcja picture-in-picture) – przed rozpoczęciem oraz w trakcie połączenia
- Do realizacji połączenia zawsze używaj najlepszego dostępnego pasma
• Wewnętrznie, aby uzyskać rozdzielczość HD, potrzebne jest przynajmniej 2Mb,
• Zewnętrznie, jeżeli uzyskanie rozdzielczości HD jest niemożliwe, aby uzyskać przynajmniej jakość SD (=4CIF), potrzebne jest minimum 512kbps, - Upewnij się, że oświetlenie w pomieszczeniu jest odpowiednie, unikaj sal z wieloma oknami
- Prosta forma dalszego planu jest najlepsza w przypadku połączeń wideo. Jeżeli to możliwe, dobrze jest, aby w tle znajdował się jeden ładny obiekt, np. obraz na ścianie lub kwiaty na stole obok
- Wyłącz telefony komórkowe i inne urządzenia przenośne, ponieważ mogą one zakłócać pracę niektórych urządzeń wideo.
- Telefon biurkowy przełącz na opcję ‘Milczy” lub ‘Spotkanie’.
- Wyłącz głos w komputerze na wypadek gdyby w międzyczasie przychodziły jakiekolwiek wiadomości (IM lub email).
- W przypadku ważnych spotkań, rozmów kwalifikacyjnych, prezentacji, wcześniej sprawdź połączenie ze zdalną lokalizacją, jak również jakość obrazu i dźwięku.
- Przeprowadź próbę ważnego spotkania, rozmowy kwalifikacyjnej, prezentacji przed fikcyjną publicznością, w tym również symulację sesji pytań i odpowiedzi oraz przerw.
- Jeśli urządzenia pozwalają korzystaj z funkcji nagrywania. Np: w przypadku systemu Polycom RSS2000 wybierasz numer 8460 i nagrywasz się tyle razy ile chcesz; możesz również oglądać nagranie i w razie potrzeby coś poprawiać.
Podczas spotkania, konferencji, rozmowy kwalifikacyjnej, prezentacji
- Cały czas patrz w kierunku kamery
- Dostosuj postawę ciała – ramiona trzymaj opuszczone, nie pochylaj się, siedź/stój prosto
- Nie opuszczaj miejsca przed kamerą, bądź cały czas w jej zasięgu
- Mów wolno i wyraźnie
• Upewnij się, że nie zaczynasz nagle przyspieszać lub przerywać wypowiedzi - Spróbuj i zmień ton swojego głosu
• Intonuj, podnoś i obniżaj głos zgodnie z omawianym tematem tak, jakby to było spotkanie twarzą w twarz. - Nie odwracaj wzroku od kamery, np. w kierunku prezentacji na komputerze lub notatek na stole
• Upewnij się, że patrzenie na prezentację oznacza również patrzenie do kamery
• Jeżeli musisz korzystać z notatek, umieść je na karteczkach przyklejanych do brzegu ekranu (w przypadku korzystania np. z Polycom HDX 4000) - Zwracaj uwagę na odgłosy, które sam możesz wytwarzać, tj. korzystając z mikrofonów nie rób hałasu na powierzchni stołu; w przypadku głośnego kaszlu można wyciszyć mikrofon.
- Staraj się mówić normalnym tonem ze zwykłą intonacją, aby osoby uczestniczące w rozmowie postrzegały interakcję jak najbardziej naturalnie. Podobnie, używaj rąk do zobrazowania punktów, jeżeli jest to dla ciebie typowe.
- Jeżeli prezentujesz ze swojego komputera, do zmiany slajdów używaj pilota zdalnego sterowania, aby uniknąć ciągłego spoglądania na klawiaturę komputera.
- Uważaj, kiedy w ramach prezentacji ze swojego komputera wysyłasz materiał filmowy, ponieważ u odbiorcy obraz ten może wyglądać o wiele inaczej.
- Pamiętaj, że podczas niektórych połączeń wielostronnych i w niektórych sieciach opóźnienia w transmisji głosu mogą być bardzo wyraźne, dlatego bądź wyrozumiały i staraj się nie przerywać osobom mówiącym z drugiej strony; zapewniaj dłuższe pauzy, które umożliwią im przerwanie w razie konieczności.
Dr Wojciech Budzyński – Instytut Marketingu Międzynarodowego SGH, ekspert w dziedzinie public relations i komunikacji, autor wielu książek i podręczników poświęconych tej tematyce
We współczesnym biznesie nie wszystko da się załatwić za pomocą maila, faksu czy telefonu. Specjaliści ds. komunikacji przekonują nas, że najskuteczniejszą formą perswazji jest kontakt twarzą w twarz. Coraz częściej słyszymy jednak o konieczności optymalizacji kosztów, w tym kosztów podróży służbowych. Wideokonferencje, wideoprezentacje czy wideonegocjacje są rozwiązaniami, które są w stanie pogodzić te dwie kwestie. Ich wykorzystanie lawinowo rośnie. Jak podaje firma Gartner analizująca rynek IT, do roku 2012 wideokonferencje zastąpią na świecie 2.1 miliona miejsc w samolotach, a to tylko jedna z gałęzi transportu.
Będzie to możliwe dzięki znacznemu wzrostowi światowej sprzedaży urządzeń do wideokonferencji, który już w roku 2011 przekroczy wartość 10 miliardów dolarów według firmy badawczej IDC. Pamiętamy, jak chmura wulkaniczego pyłu uziemiła wiosną tego roku transport lotniczy. Spowodowało to olbrzymi wzrost zapotrzebowania na tego typu rozwiązania, a największy globalny właściciel publicznie dostępnych sal wideokonferencyjnych, firma Regus, w jednym tylko tygodniu zwiększyła wykorzystanie swoich sal w Wielkiej Brytanii o 108 procent.
Pamiętam, że biorąc niejednokrotnie udział w wideokonferencjach pewnym wyzwaniem było jednoczesne analizowanie dwóch ekranów. Radą może być tu koncentrowanie się wzrokiem na rozmówcy, a siebie analizujemy na początku konferencji np: czy nie wypadamy z kadru, jesteśmy pośrodku etc. Drugim problem było dla mnie pewne przesunięcie czasowe. Skończymy mówić, a widzimy, że nasi partnerzy jeszcze słuchają. Trzeba to wziąć pod uwagę i poczekać, aż pełny przekaz do nich dojdzie.
Wideokonferencje coraz częściej wykorzystywane są także do współpracy z mediami. Nie zawsze dziennikarz ma czas przyjechać na tradycyjną konferencję, ale może w niej uczestniczyć online, zadając na bieżąco swoje pytania. Kolejny obszar to negocjacje. Obserwowanie reakcji partnera podczas propozycji negocjacyjnych daje przewagę, której osiągnięcie nie jest możliwe, posługując się telefonem czy mailem. Średnio co 7 spotkanie negocjacyjne kończy się podpisaniem umowy. To oznacza, że prowadząc je w trybie wideonegocjacji, jesteśmy w stanie osiągnąć znaczącą oszczędność na koszcie pozyskania klienta, co ma istotny wpływ na konkurencyjność firmy. Oczywiście, czasami warto pojechać na tradycyjną lampkę szampana z okazji podpisania nowej umowy.
Olgierd Madej – Dyrektor Sprzedaży Polycom
Bardzo szybko wideokonferencje stają się preferowanym sposobem komunikacji. Po prostu mają wiele zalet. Dają możliwość „osobistego” poznania osób, z którymi rozmawiamy, co znacząco ułatwia późniejsze kontakty bezpośrednie z kontrahentami, partnerami biznesowymi czy też współpracownikami.
Skracają czas spędzanony na rozmowie na odleglość. Ekran oddaje całe bogactwo przekazu pozawerbalnego, co pozwala na szybsze zrozumienie, co ma szczeólne znaczenie gdy rozmowa toczy się w języku obcym dla któregoś z rozmówców, i dopasowanie lepszej formy komunikowania. Dodanie wizji zapewnia pełną koncetrację na rozmówcach i temacie – ważne detale nie giną w często chaotycznej wymianie zdań podczas tradycyjnej telekonferencji.
/ Polycom
