Nazwa pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem trzech słów outside – resource – using, co oznacza korzystanie ze źródeł zewnętrznych.
Do głównych rodzajów outsourcingu możemy zaliczyć:
- outsourcing pełny,
- outsourcing selektywny.
W pierwszym przypadku klient zleca kompleksową obsługę wybranego zakresu działalności, w drugim natomiast dokonuje wyboru, jakie obszary mają zostać objęte obsługą.
Outsourcing najczęściej znajduje zastosowanie w następujących działach prowadzonej działalności: księgowość, kadry, szkolenia, administracja systemów informatycznych, audyty wewnętrzne, podatki, zarządzanie środkami trwałymi, zaopatrzenie, zarządzanie dokumentacją, obsługa klienta, marketing, sprzedaż, kontroling i logistyka.
Z usług zewnętrznych korzystają zarówno przedsiębiorstwa prywatne, jak i instytucje publiczne. Obecnie ok. 65 proc. menedżerów zleca wykonanie poszczególnych usług firmom outsourcingowym. Związane jest to głównie z szukaniem oszczędności w firmie, a rozwiązania outsourcingowe pozwalają na zmniejszenie kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa od 20 nawet do 70 proc. ich wartości.
Usługi outsourcingowe są niezwykle popularne zarówno wśród firm prywatnych, jak i jednostek publicznych. Dużą popularnością cieszy się outsourcing finansów i rachunkowości. Prowadzenie wewnętrznej komórki księgowości w przedsiębiorstwie wiąże się z ponoszeniem wysokich nakładów na stworzenie i utrzymanie stanowiska księgowego oraz zakup, wdrożenie, eksploatację i aktualizację programów informatycznych przeznaczonych do księgowości. Korzystanie z usług zewnętrznych w tym obszarze pozwala na znaczną redukcję kosztów od 20 do 50 proc., co spowodowane jest posiadaniem przez firmy outsourcingowe niezbędnych narzędzi, takich jak np. programy informatyczne do prowadzenia pełnej księgowości, służących do profesjonalnej obsługi klientów.
Dodatkowo należy podkreślić wysoki standard usług zewnętrznych, który poparty jest zatrudnianiem przez firmy outsourcingowe pracowników o wysokich kwalifikacjach. Szerokim powodzeniem w zakresie outsourcingu cieszy się doradztwo w zakresie zarządzania oraz pozyskiwania funduszy dla poszczególnych przedsiębiorstw na planowane przedsięwzięcia. W zakres świadczonych usług wchodzi wykonanie audytu danej firmy, pozwalającego określić sytuację finansową oraz predyspozycje działalności w celu optymalizacji planowanej inwestycji. Po określeniu strategii dla projektu firmy doradcze przygotowują niezbędną dokumentację w celu pozyskania funduszy ze środków publicznych bądź innych źródeł pozyskania kapitału na realizację działań inwestycyjnych. Po dokonaniu wyboru firmy zewnętrznej następuje kolejny krok – ustalenie warunków umowy oraz jej podpisanie przez obydwie strony.
Można tu wyróżnić trzy podstawowe strategie:
· otwartych ksiąg – w bezpośrednich negocjacjach przetargowych zainteresowane strony przedstawiają swoje warunki, koszty, zakres działań. Zaletą tej strategii jest możliwość dokładnego zbadania, w jaki sposób firma outsourcingowa świadczy usługi;
· porównań rynkowych – w tym przypadku wyłania się oferenta w trybie przetargowym, proponującego najniższą cenę. Jest to niezwykle ryzykowne działanie dla zleceniodawcy, gdyż jakość usług przedstawianych przez oferenta może okazać się nie wystarczająca;
· porównań do kosztów własnych – tutaj określa się poziom kosztów uzyskanych przy samodzielnym wykonywaniu danego zakresu prac. Następnie poszukujemy outsourcera, który obniży nasze koszty. Strategia ta może być powtarzana w sposób ciągły.
Korzyści płynące z zaangażowania firmy outsourcingowej
Zleceniobiorcy posiadają wysokiej klasy specjalistów, korzystają ze specjalistycznego sprzętu i oprogramowania oraz sprawdzonych systemów monitorowania, posiadają bieżące informacje w danej dziedzinie.
W przypadku przedsiębiorstwa występującego w roli zleceniodawcy, należy zwrócić uwagę na następujące pozytywne aspekty wykorzystania zewnętrznych źródeł dla poszczególnych usług: przejęcia przez outsourcera obsługi administracyjnej, co z kolei uwalnia menedżerów od czasochłonnych czynności administracyjnych i pozwala skupić się podstawowej formie działalności, zapewnia większą dyscyplinę finansową, zapewnia pomoc doświadczonych specjalistów i gwarantuje dyskrecję.
Długoterminowe korzystanie z outsourcingu pozwala na ciągły rozwój przedsiębiorstwa, przy zastosowaniu najnowocześniejszych strategii i rozwiązań, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów związanych z samodzielnym wykonaniem czynności w danym obszarze. Należy więc zastanowić się i podjąć decyzję, co jest dla naszej firmy korzystniejsze utrzymywanie stanowisk pracy, wymagających ciągłych nakładów czy przesunięcie danego obszaru na outsourcera, który wykona za nas określony rodzaj pracy profesjonalnie w połączeniu z przystępną ceną za wykonaną usługę.
Kamila Orzechowska-Przybyła
Źródło:
