Krajowy System e-Faktur spędza wielu przedsiębiorcom sen z powiek. Wielu z nich, słysząc o kolejnych problemach dotyczących tego systemu, najchętniej zrzuciłoby związane z nim firmowe obowiązki na barki księgowych z biura rachunkowego. Tylko czy druga strona byłaby zainteresowana taką propozycją? W czym księgowi mogą pomóc przedsiębiorcom, a co przedsiębiorcy muszą zrobić sami?
Skutkiem wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obciążenie firm wieloma obowiązkami. Przedsiębiorcy, słysząc o nich, najczęściej zwracają się do księgowych. Zakładają, że specjaliści od księgowości mogą ich wyręczyć i w ten sposób na nich będzie spoczywać pełna odpowiedzialność za obsługę nowego systemu.
I tu się mylą. Bo to przedsiębiorca jako podatnik odpowiada za prawidłowe działanie systemu w firmie, a w razie błędów to na nim spoczywają konsekwencje prawne.
ReklamaZobacz także
Tej odpowiedzialności nie przerzucisz
Po wejściu KSeF właściciele firm zbyt często przerzucają odpowiedzialność na księgowych, zakładając, że cały proces można w całości przekazać podmiotowi zewnętrznemu. Niestety, są obszary, które wymagają osobistego zaangażowania ze strony przedsiębiorcy. Jakie? O tym poniżej.
Warto przy okazji wspomnieć, że KSeF nie ogranicza się do samego księgowania dokumentów – do czego zwykle zatrudniamy księgowych – ale to znacznie szerszy zakres działań, które wpływają na prawidłowe funkcjonowanie firmy.
Warto ustalić, kto ma jakie zadania
Na biuro rachunkowe nie może zatem zrzucić odpowiedzialności za wszystkie czynności dotyczące KSeF, ale w wielu działaniach jego pracownicy mogą przedsiębiorcę wspomóc. Kluczową sprawą jest precyzyjne ustalenie podziału ról i odpowiedzialności – jakie zadania należą do przedsiębiorcy, a jakie do księgowych. Pamiętajmy, że zakres wsparcia księgowej lub biura rachunkowego w obszarze e-faktur wynika przede wszystkim z powierzonych im obowiązków.
– Samo zawarcie umowy o obsługę księgową nie oznacza, że biuro przejmuje również obsługę KSeF. W praktyce konieczne jest jasne określenie, czy biuro wyłącznie księguje dokumenty, czy też ma przejąć szersze uprawnienia – m.in. odpowiedzialność za odbiór faktur, monitorowanie statusów oraz realizację większości obowiązków w systemie. Księgowy lub biuro rachunkowe mogą wspierać firmę w korzystaniu z systemu e-faktur, jednak nie przejmują odpowiedzialności ani za organizację całego procesu po stronie firmy, ani za korzystanie z KSeF zgodnie z przyjętymi obowiązkami – wyjaśnia Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w iFirma.pl.
Za co odpowiada przedsiębiorca?
To po stronie przedsiębiorcy pozostaje odpowiedzialność za organizacyjne i techniczne przygotowanie firmy do działania w KSeF - niezależnie od tego, w czym wesprze go księgowość. Właściciel firmy odpowiada za ułożenie całego procesu - tak, aby spełniał on obowiązki podatkowe i aby nie było zakłóceń bieżącego funkcjonowania działalności.
Jego praktyczne zadania to przede wszystkim: zapewnienie dostępu księgowym do systemu, nadanie odpowiednich uprawnień osobom lub podmiotom działającym w imieniu firmy, wybór narzędzi wykorzystywanych do fakturowania oraz ustalenie procedur obiegu dokumentów. Rolą właściciela firmy jest również zadbanie o nadzór nad poprawnością wystawianych faktur, prawidłowym przesyłaniem ich do systemu oraz reagowaniem na błędy i sytuacje awaryjne.
Co zawrzeć w umowie z biurem rachunkowym?
W umowie między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym powinien zostać sprecyzowany zakres czynności tego biura lub księgowej. Należy też jasno określić, według jakich zasad ma działać współpraca przy obsłudze KSeF. Jedną z kwestii, które trzeba rozstrzygnąć jest np. ta, czy do biura będzie należało tylko księgowanie dokumentów, czy również czynności operacyjne w systemie.
Przy okazji należy określić także zasady nadawania uprawnień, sposób przekazywania dokumentów, i podział zadań na kolejnych etapach procesu. Nie zapomnijmy o trybie postępowania w przypadku błędów, odrzucenia faktury lub awarii systemu. Dzięki tym ustaleniom ograniczymy ryzyko operacyjne i jednoznacznie określimy, którymi działaniami ma zająć się księgowość, a które pozostają po stronie przedsiębiorcy.
– Warto pamiętać, że jeśli obsługą księgową zajmuje się więcej niż jedna osoba, samo powierzenie obsługi KSeF nie oznacza automatycznego nadania uprawnień całemu zespołowi. Dlatego umowa powinna wskazywać nie tylko zakres powierzonych czynności, lecz także konkretne osoby uprawnione do działania w systemie w imieniu przedsiębiorcy. Taki zapis porządkuje współpracę i zmniejsza ryzyko nieporozumień dotyczących przebiegu obsługi KSeF – dodaje Joanna Łuksza.
Kto odpowie za błędy firmy w KSeF?
Zadania i odpowiedzialność między przedsiębiorcą a księgowymi trzeba podzielić przede wszystkim dlatego, że nieprawidłowości dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur mogą skutkować dwoma odrębnymi rodzajami konsekwencji. Po pierwsze mamy do czynienia z odpowiedzialnością podatkową przedsiębiorcy wobec organów skarbowych. Nie można jednak zapominać o drugiej stronie i odpowiedzialność księgowej lub biura rachunkowego wobec przedsiębiorcy, gdy błędy są skutkiem działań, które to oni mieli realizować według zawartej umowy.
Za błędy dotyczące obowiązków podatkowych i prawidłowego fakturowania w KSeF odpowiedzialność jako podatnik ponosi przedsiębiorca.
– Ustawa o VAT przewiduje sankcje m.in. za niewystawienie faktury w KSeF, wystawienie jej niezgodnie z obowiązującą strukturą lub nieterminowe przesłanie do systemu. Zgodnie z aktualnymi przepisami ich stosowanie ma rozpocząć się od 1 stycznia 2027 r. Jeżeli natomiast problem jest skutkiem działania księgowej albo biura rachunkowego w zakresie obowiązków wyraźnie im powierzonych, ich odpowiedzialność wobec przedsiębiorcy może być oceniana na podstawie umowy lub ogólnych zasad odpowiedzialności cywilnej – podkreśla ekspertka iFirma.pl.
