Czy notą korygującą można zmienić dane nabywcy?

Jak wiemy, faktura VAT uprawnia nabywcę towaru lub usługi do odliczenia wynikającego z niej podatku naliczonego. Dlatego też jest to dokument o fundamentalnym znaczeniu, któremu kontrolujący przyglądają się bardzo uważnie, a błędy popełniane przez podatnika w przypadku wystawiania faktur VAT mogą rodzić konsekwencje finansowe. Ponieważ w praktyce nie zawsze udaje się uniknąć pomyłek w dokumentowaniu, także zasady korygowania błędów zostały ściśle określone w przepisach dotyczących podatku VAT.

W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur, uregulowano zasady wystawiania faktur korygujących w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. W takich sytuacjach wystawca faktury pierwotnej, zarówno w przypadku gdy sam zauważył pomyłkę, jak i wówczas gdy zrobił to nabywca, który poprosił o skorygowanie błędu, wystawia fakturę oznaczoną wyrazem "KOREKTA" lub "FAKTURA KORYGUJĄCA". Oryginał faktury korygującej wysyła do nabywcy zaś kopię pozostawia w swojej dokumentacji. Przy czym musi pamiętać o obowiązku wynikającym z § 16 ust. 4 ww. rozporządzenia. Zgodnie z tym przepisem sprzedawca (wystawca faktury korygującej) musi posiadać (z pewnymi wyjątkami) potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.

Przedstawione powyżej zasady korygowania błędów stwierdzonych na fakturze pierwotnej dotyczą wystawcy faktury pierwotnej.

Natomiast w § 18 ww. rozporządzenia uregulowano inną procedurę dokonywania korekt. A mianowicie dotyczy to sytuacji, gdy nabywca towaru (usługi) stwierdzi, że w otrzymanej przez niego fakturze pojawiły się pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą albo oznaczeniem towaru lub usługi. W takiej sytuacji to nabywca może wystawić dokument nazywany notą korygującą. Jednak nie może tak uczynić, jeżeli pomyłki dotyczą danych wymienionych w § 9 ust. 1 pkt 5-12 rozporządzenia, czyli danych liczbowych dotyczących jednostek miary, ilości, ceny netto, stawek podatkowych, wartości transakcji, kwoty podatku, należności ogółem. Nota korygująca zawierać powinna numer kolejny i datę jej wystawienia, dokładne dane dotyczące wystawcy faktury pierwotnej i nabywcy łącznie z ich numerami NIP, daty sprzedaży i wystawienia faktury pierwotnej oraz jej numer, a także treść korygowanej informacji oraz treść prawidłową i wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA". Wystawiana jest ona co najmniej w dwóch egzemplarzach, a jej oryginał wraz z kopią przesyłany jest do wystawcy faktury pierwotnej. Jeżeli wystawca faktury pierwotnej akceptuje treść noty (zgadza się z nanoszonymi poprawkami) - akceptuje jej treść podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur i odsyła ją do nabywcy.

W praktyce często pojawia się pytanie, czy w sytuacji, gdy wystawca faktury pierwotnej wystawił ją błędnie poprzez wpisanie zamiast danych nabywcy - danych innego kontrahenta, dopuszczalne jest korygowanie popełnionego błędu przez samego nabywcę. Czyli właśnie poprzez wystawienie noty korygującej, w której zmieniłby on całkowicie dane nabywcy. Wydaje się, że takie postępowanie nie byłoby błędne skoro transakcja rzeczywiście miała miejsce, zarówno dostawca jak i nabywca istnieją i zgadzają się, że zaistniała pomyłka polegająca na błędnym określeniu nabywcy. A poprawienie takiego błędu (całkowita zmiana danych nabywcy) przez samego nabywcę, w drodze wystawienia noty korygującej byłoby najprostszym rozwiązaniem. Przepisy dopuszczają bowiem poprawianie pomyłek dotyczących jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą.

Powyższy problem występował już pod rządami starej ustawy o VAT. Można tu odnaleźć odmienne w tym zakresie stanowisko NSA. Otóż w wyroku z dnia 27 października 1999 r., sygn. akt III SA 7685/98, Sąd stwierdził, że zwrot "jakakolwiek informacja wiążąca się z nabywcą", użyty w § 45 ust. 1 rozporządzenia z 21 grudnia 1995 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów starej ustawy o VAT, oznacza możliwość korygowania pomyłek w sposobie określenia nabywcy, np.: błąd w nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym itp. Ale mogą być prostowane w tym trybie pomyłki dotyczące tego konkretnego podatnika. Nie można natomiast w drodze wystawienia noty korygującej zmienić podmiotu umowy sprzedaży z jednego istniejącego realnie na drugi mający również swój byt cywilno-prawny i podatkowy.

Z tak przedstawionym stanowiskiem zgadzają się organy podatkowe. I tak np. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Polkowicach w interpretacji z dnia 21 stycznia 2005 r., nr PP.443/87/04 stwierdził, że istnieje możliwość korygowania pomyłek w sposobie określenia nabywcy, np.: błąd w nazwie, adresie lub numerze identyfikacji podatkowej itp., dotyczących konkretnego podatnika widniejącego na fakturze. Nie można natomiast w drodze wystawienia noty, całkowicie zmienić nabywcy towaru. Jeżeli w wyniku wystawienia noty korygującej nastąpi całkowita zmiana podmiotu wskazanego jako nabywca towarów (usług), to podatnik, mając tak udokumentowane nabycie oraz wadliwą notę korygującą całkowicie zmieniającą dane nabywcy, pozbawiony jest prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tej fakturze.

Podobnie uznał Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście w postanowieniu z dnia 12 września 2005 r., nr 1435/PP1/443-139a/05/AW, w którym stwierdził, że stosownie do zapisów § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie m.in. zasad wystawiania faktur - fakturę korygującą wystawia się również "w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury". W świetle powyższego, w przypadku gdy na fakturze błędnie wskazano nabywcę - podmiot umowy sprzedaży (jego nazwę i NIP), sprzedawca winien wystawić fakturę korygującą na podstawie tego przepisu.

Analizując powyższe można dojść do wniosku, że całkowita zmiana danych dotyczących nabywcy towarów czy usług poprzez wystawienie przez dostawcę faktury korygującej jest prawidłowa i na pewno nie będzie uznana przez organy podatkowe za postępowanie błędne.

Natomiast zastosowanie w takim przypadku noty korygującej, jak wynika z powyższych wyjaśnień, może zostać zakwestionowane przez organ podatkowy. Dlatego też w takiej sytuacji ze względów bezpieczeństwa warto skonsultować swoje stanowisko ze stanowiskiem urzędu skarbowego.

Źródło: