Stała vs. projektowa
Zasadniczym elementem różniącym umowę projektową od stałej jest charakter działań, których dotyczą oraz czas, w jakim powinny zostać wykonane. Współpraca z agencją na zasadach projektowych opiera się na trzech elementach: celu, budżetu oraz terminu. Zwykle umowa projektowa odnosi się do jednostkowych działań, które stanowią istotny element większych kampanii marketingowych, bądź są też ważnym wsparciem aktywności wewnętrznej komórki PR. Mogą to być takie działania, jak organizacja eventu towarzyszącego wprowadzeniu nowego produktu na rynek, obsługa medialna i inwestorska przy wejściu firmy na giełdę, wsparcie w zakresie komunikacji kryzysowej czy też przeprowadzenie projektu w zakresie komunikacji wewnętrznej.
W przypadku projektu związanego z organizacją eventu do zadań agencji należałoby przygotowanie całej koncepcji wydarzenia, współpraca z podwykonawcami, działania organizacyjne (m.in. wybór menu, wynajęcie sali, przygotowanie materiałów) oraz zaproszenie dziennikarzy i opieka nad nimi w trakcie wydarzenia. Działania te można zamknąć w czasie (np. trzy miesiące), a mając jasno sprecyzowany budżet i określone cele, łatwo zweryfikować pracę agencji i poziom jej usług.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy mówimy o współpracy polegającej na prowadzeniu przez agencję biura prasowego. Złożoność i wielość zadań, jakie się na nie składają wymuszają pracę w oparciu o bieżącą obsługę. Dlatego też biuro prasowe funkcjonuje na stałe, realizując strategie długofalowe. Zajmuje się szerszym obszarem komunikacji firmy i czuwa nad jej wizerunkiem. Bardzo często są to nie tylko działania medialne, ale również relacje inwestorskie oraz z instytucjami administracji publicznej. Zdarza się także, że firmy decydują się jednocześnie na dwie umowy: projektową oraz stałą. Mogą powierzyć je różnym agencjom lub powierzyć jednej, sprawdzonej. Z naszego doświadczenia wynika, że jest to częsta praktyka.
Potrzeby różnych przedsiębiorstw
Oprócz rodzaju działań, który w pewnym stopniu implikuje wybór umowy, innym ważnym czynnikiem jest rozmiar firmy. Dynamiczny rozwój niedużej firmy może wymagać koncentracji na kluczowych funkcjach biznesowych. To sprawia, że inne istotne działania, ale nie związane ściśle z działalnością firmy, jak kompleksowa obsługa PR, warto zlecić na zewnątrz. Wiąże się to m.in. z częstotliwością i liczbą prac, jakie powinny być wykonane dla zbudowania świadomości firmy wśród partnerów oraz klientów. Agencja może oddelegować stały zespół specjalistów, który będzie prowadzić firmę przez kolejne etapy procesu komunikacyjnego.
Nieco inaczej wyglądają działania PR realizowane dla dużych, korporacji, które posiadają własne rozbudowane departamenty komunikacyjne. Firmy o takim profilu często zatrudniają agencje do konkretnych zleceń. Doświadczenie agencji oraz wiedza wewnętrznych działów PR sprawia, że projekty są realizowane jeszcze efektywniej. Plusem takiej współpracy jest również przekonanie firmy o kontroli nad poszczególnymi obszarami komunikacji, przy jednoczesnym wykorzystaniu kreatywności agencji. To także sposób na utrzymanie tzw. świeżego spojrzenia w komunikacji, które jest niezbędne w działaniach prowadzonych na konkurencyjnym rynku.
 | Potrzebujesz więcej firmowych informacji? Chcesz rozwiązać swoje wątpliwości? Wejdź na zakładkę Firma |
Jazda próbna czy własny samochód?
Porównanie stałej umowy i obsługi projektowej do posiadania własnego samochodu i jazdy próbnej, idealnie obrazuje moment zdecydowania się na dany model współpracy. Dopiero po wstępnej jeździe samochodem, mamy pewność, że spełnia on wszystkie nasze kryteria. Podobnie jest w przypadku wyboru agencji PR. Zdarza się, że podpisanie umowy na realizację jednego narzędzia lub projektu jest testem na jakość usług oferowanych przez zespół konsultantów.
Ta analogia doskonale oddaje także nasz stan emocjonalny, który towarzyszy jazdom testowym. Jeśli auto jest bez wad, to nie wyobrażamy sobie bez niego naszej codzienności. Tak samo jak w przypadku satysfakcjonującej współpracy z agencją public relations.
Niezależnie od tego, na którą umowę się zdecydujemy, każdy rodzaj współpracy to gwarancja posiadania na pokładzie specjalistów od komunikacji, którzy dzięki licznym doświadczeniom
i metodom pracy, wesprą nas w kreowaniu wizerunku i kontakcie z naszymi grupami docelowymi. Warto podkreślić, że zewnętrzni konsultanci to ambasadorowie naszej firmy. Połączenie firmowego know-how z wiedzą konsultantów agencyjnych, to klucz do sukcesu komunikacyjnego firmy.
Jacek Jakubczyk
Dyrektor Zarządzający w agencji PR - ITBC Communication
Zobacz też:
» Public relations, etyka i wskazniki efektywnosci
» Public Relations – system dynamicznych aktywności
» Dlaczego potrzebujemy zewnętrznej agencji PR?
» Public relations, etyka i wskazniki efektywnosci
» Public Relations – system dynamicznych aktywności
» Dlaczego potrzebujemy zewnętrznej agencji PR?
Źródło:Informacja prasowa
