Pytanie:
Spółka z o.o. ma zamiar dokupić program komputerowy do obiegu elektronicznego faktur. Czy zgodne będzie z ustawą o rachunkowości nie zamieszczanie na rewersie oryginału faktury opisu, kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, dekretu oraz zatwierdzam do wypłaty. Powyższe informacje ma zamiar spółka zamieszczać na skanach dokumentów i przechowywać w formie elektronicznej. Czy dopuszczalna jest ta forma i nie narusza przepisów ustawy o rachunkowości?
Odpowiedź:
Odrębne przechowywanie dokumentu źródłowego (np. faktury) i odrębne przechowywanie dowodu jego sprawdzenia, zatwierdzenia do zapłaty, a następnie ujęcia w księgach rachunkowych i to w dodatku nie w oryginale - pozbawia go cech dowodu księgowego.
Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, mogą być wyłącznie oryginalne dowody źródłowe zawierające cechy określone w art. 20, 21 i 22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: uor). Stąd też skany dokumentów opisane w pytaniu w mojej ocenie nie spełniają tych wymogów.
Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie dochodu (straty) podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku.
Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 precyzuje, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Natomiast w art. 21 uor, ustawodawca określił, ze dowód księgowy winien zawierać co najmniej:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą niż data dokonania operacji - także datę sporządzenia dowodu,
- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
- stwierdzenie sprawdzenia dowodu i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Ważne
Biorąc jednak pod uwagę rozwój technologii informatycznych, przepisy uor dopuszczają możliwość zaniechania zamieszczania na dowodzie księgowym danych o których mowa w pkt. 5 i 6, jeżeli to wynika z odrębnych przepisów lub wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Możliwość taka będzie miała jednak zastosowanie w przypadku stosowania technik komputerowych, przy pomocy których operacje są księgowane automatycznie, zgodnie z algorytmami wynikającymi z programu finansowo-księgowego. W takiej jednak sytuacji konieczne jest jednak trwałe dołączenie wydruku dekretu do dokumentu stanowiącego dowód źródłowy.
Ustawa o rachunkowości nie nakazuje natomiast, aby zapisy dotyczące sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym jak również zatwierdzenia dowodu do zapłaty, znajdowały się na rewersie oryginału faktury. Zapisy te mogą znajdować się w dodatkowym dokumencie stanowiącym załącznik do faktury, stanowiąc jego integralna część i łącznie z nią musi być przechowywany. Stosowne zapisy w tym zakresie, powinny zostać określone w polityce rachunkowości, którą ustala i aktualizuje stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 uor - kierownik jednostki.
Ważne
Stąd też w mojej ocenie skany opisane w pytaniu, nie będą spełniały wymogów wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości, gdyż aby uznać dany dokument za dowód księgowy stanowiący podstawę dokonania zapisów księgowych, musi on być rzetelny, kompletny i bezbłędny.
Podstawa prawna:
- art. 9 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.),
- art. 20, 21 i 22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
Zobacz także
Autorem odpowiedzi jest:
Elżbieta Gaździk, główna księgowa jednostki budżetowej
Nie zwlekaj!
Skorzystaj z indywidualnych porad najlepszych ekspertów!
Internetowy serwis dla księgowych www.portalfk.pl
W pracy każdego księgowego pojawiają się wątpliwości, które trudno samodzielnie rozwiać. Najlepiej byłoby w takim przypadku zwrócić się do eksperta. Jednak nie wszyscy mogą sobie na to pozwolić. Dlatego teraz, specjalnie dla nich, powstał internetowy serwis finansowo-księgowy: www.portalfk.pl zmiany w podatkach 2007
Jako użytkownik serwisu Portal FK będziesz mógł zadać pytanie jednemu z 70 ekspertów z dziedziny rachunkowości, podatków, ubezpieczeń społecznych i prawa pracy oraz bez ograniczeń korzystać z bazy ponad 8 000 porad i wskazówek zgromadzonych na portalu.
Dodatkowo będziesz miał do dyspozycji liczne narzędzia: wzory umów, formularze, kalkulatory, wskaźniki i stawki, które ułatwią Ci wykonywanie swoich obowiązków. Teraz już nie zaskoczą Cię żadne zmiany i nie będziesz się musiał martwić, jak zastosować nowe przepisy w praktyce.
Zacznij korzystać z Portalu FK już teraz!
www.portalfk.pl
