Koniec papierowych teczek. Polska administracja wchodzi w erę cyfrową

Ponad 600 przedstawicieli administracji rządowej i samorządowej spotkało się w Łodzi, by omówić postępy cyfrowego przełomu w polskich urzędach,  gdzie system EZD RP, wdrażany przy wsparciu środków z KPO, sukcesywnie zastępuje tradycyjną, papierową dokumentację.

— EZD RP to jeden z najbardziej uniwersalnych, najbardziej popularnych, a jednocześnie najprostszych dla użytkownika systemów wykorzystywanych przez administrację publiczną w Polsce — mówił Radosław Nielek.

Korzysta z niego ponad 3,5 tys. jedno stek, a drugie tyle chce go wdrożyć. Za nami konferencja „Upowszechnianie EZD — nowe oblicze e-administracji” zorganizowana przez NASK oraz Ministerstwo Cyfryzacji. I podsumowanie tegorocznych prac nad upowszechnianiem tego systemu w polskich jednostkach.

— Będziemy kontynuować wdrażanie systemu, nieprzerwanie oferować wsparcie dla użytkowników, a także dalej rozwijać oprogramowanie EZD. Z każdym dniem, tygodniem, z każdą kolejną wersją, którą państwo zobaczą — będzie ono lepsze — podkreślał Nielek. Tym razem organizatorzy zaprosili gości do Łodzi. Wydarzenie odbyło się 9 czerwca w przestrzeni EC1 — dawnej elektrociepłowni, obecnie nowoczesnym centrum kulturalno-naukowym. Spotkanie zgromadziło ponad 600 osób — przedstawicieli administracji rządowej i samorządowej, na co dzień korzy stających z systemu EZD, a także ekspertów oraz partnerów zaangażowanych w budowę cyfrowych usług dla obywateli. EZD jest narzędziem dla jednostek realizujących zadania publiczne, które umożliwia rejestrowanie, przesyłanie i archiwizowanie dokumentów w postaci elektronicznej — bez papierowych odpowiedników. Wdraża i rozwija je NASK na zlecenie ministra cyfryzacji, między innymi przy dużym wsparciu środków z KPO. Z systemu łącznie korzysta około 3,5 tys. jednostek administracji publicznej i około 200 tys. użytkowników.

Gościem specjalnym konferencji, który po łączył się zdalnie, był Krzysztof Gawkowski — wicepremier, minister cyfryzacji i pełnomocnik rządu ds. cyberbezpieczeństwa. W swoim wystąpieniu podkreślił, że elektroniczne zarządzanie dokumentacją to nie odrębny projekt, lecz kluczowy element szerszej strategii cyfryzacji państwa.

Magdalena Sawicka, dyrektor Pionu Wdrożeń i Utrzymania EZD w NASK, wita uczestników konferencji poświęconej cyfryzacji polskiej administracji w łódzkim centrum EC1.

— Cyfryzacja administracji jest procesem nieodwracalnym i będzie konsekwentnie obejmować kolejne obszary funkcjonowania państwa. Przynosi ona realną wartość społeczną, usprawniając pracę urzędów i ułatwiając obywatelom załatwianie spraw — mówił Gawkowski.

Dyrektor zaznaczył także, że projekt jest przykładem, że to państwo powinno dostosowywać się do potrzeb ludzi, a nie wymagać od nich znajomości urzędowych procedur.

Wdrażanie systemu zarządzania dokumentami na taką skalę to nie tylko techno logia, ale także konkretne liczby. Jarosław Nowak, zastępca dyrektora Departamentu Transformacji Cyfrowej w Ministerstwie Cyfryzacji, przedstawił aktualne efekty przedsięwzięcia. W ramach projektu finansowanego z KPO w dniu konferencji ponad 2540 podmiotów wdrożyło już system. Przeszkolonych użytkowników jest około 170 tys. Wskazał również na znaczenie współpracy między instytucjami w budowie jednolitych standardów cyfrowej administracji.

— W pewnym momencie uświadomiłem sobie, że EZD RP to w gruncie rzeczy cyfrowy segregator. Mamy uporządkowaną dokumentację, łatwe przekazywanie spraw i możliwość pracy na jednym, dobrze zdefiniowanym obiekcie — zamiast papierowych teczek i segregatorów, które kiedyś nosiliśmy — mówił Jarosław Nowak.

Nawet najlepszy system nie zadziała bez ludzi, którzy potrafią go obsługiwać. Uczestnicy konferencji przekonywali, że polska administracja zdała egzamin w tym obszarze. Norbert Staszak z NASK, kierownik Działu Wsparcia EZD, zwrócił uwagę na ogrom pracy szkoleniowej, jaka towarzyszyła wdrożeniom. Jego zdaniem to właśnie zaangażowanie trenerów i ich gotowość do dotarcia do każdego zakątka kraju są dowodem skali przedsięwzięcia. Podsumowując projekt, Norbert Staszak wyświetlił mapę Polski gęsto usianą punktami.

— Te kropki to miejsca, do których dojechali nasi trenerzy. 173 miejscowości, 2000 szkoleń stacjonarnych. Niejednokrotnie wracali w nocy z dalekiej delegacji. Za te wyjazdy chcę wam bardzo podziękować — mówił.

Adrian Potocki z COI przedstawił EZD RP w modelu chmurowym jako nowoczesną usługę dla administracji. Przenosi ona ciężar utrzymania systemu na Centralny Ośrodek Informatyki.

— Nie pracujmy ciężej, niż trzeba. Pracujmy mądrze, wykorzystując możliwości EZD RP. To tylko narzędzie, a te super moce — szablony, rejestry, metadane i obiegi — są po to, żeby oszczędzać czas, ograniczać błędy i ułatwiać codzienną pracę — mówiła Joanna Szczepanik.

— Udostępniamy deweloperom specjalne środowisko testowe, w którym mogą bez piecznie sprawdzać działanie swoich integracji. Każdy otrzymuje własną, gotową do pracy przestrzeń w EZD RP — mówił Jacek Orłowski, kierownik Działu Współpracy z Podmiotami Otoczenia EZD w NASK.

— Czasami warto się zatrzymać, żeby po patrzeć na to, co się wydarzyło i gdzie startowaliśmy. Na początku 2024 r. zespół wdrażający liczył nieco ponad 30 osób. Dziś to ponad 100 osób. Ograniczeniem jest już tylko zdolność pozyskania ludzi, którzy będą w stanie państwa dobrze wspierać — mówił Radosław Nielek, dyrektor NASK.

Całkowita wartość projektu EZD-KPO to blisko 195 mln zł.