Na rynku freelancerów rozliczenie pracy często było formalnością odkładaną na koniec projektu. Wejście Krajowego Systemu e-Faktur zmieniło tę sytuację i ujawniło problem: wielu niezależnych specjalistów nie ma gotowej odpowiedzi na pytanie klienta, kto wystawi fakturę i jak zostanie rozliczone zlecenie. Działalność gospodarczą prowadzi tylko 38 proc. freelancerów.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma na celu uporządkowanie rozliczeń między firmami. Nowy mechanizm uściśla procedury i zmniejsza dowolność w obszarze faktur. Jednocześnie obnaża luki, które wcześniej były niewidoczne. Tak jest w branży freelancingu, skupiającej tzw. wolnych strzelców.
Klient będzie oczekiwał konkretnych odpowiedzi
Tylko 37,9 proc. osób pracujących jako freelancerzy prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – wynika z raportu „Portret Freelancera 2025” przygotowanego przez Freelancehunt. Wykonawcy spoza klasycznego modelu B2B coraz częściej będą musieli odpowiadać klientowi na proste pytanie – kto wystawi fakturę i w jaki sposób zostanie rozliczony projekt. Niestety, obecnie nie mają gotowych odpowiedzi. Aż 42,9 proc. wykonawców nie zna alternatywnych sposobów rozliczania pracy bez własnej firmy.
ReklamaZobacz także
Wejście Krajowego Systemu e-Faktur oznacza dla tej branży dużą zmianę. Do tej pory rozliczenie pracy często było formalnością odkładaną na koniec projektu. Nowy system wymusza zadbanie o tę kwestię już na początku współpracy. Dla wielu freelancerów może to być mało ważna sprawa, natomiast z pewnością będzie istotna dla ich klientów działających w firmowym obiegu dokumentów. Ci mogą oczekiwać jasnej odpowiedzi już na początku współpracy – kto wystawi dokument, na jakiej podstawie i kiedy trafi on do księgowości.
Od rozliczenia może zależeć wybór wykonawcy
Problem zatacza coraz szersze kręgi, bo freelancerzy coraz częściej pracują z firmami. W 2025 roku najczęściej wskazywanymi klientami freelancerów były małe i średnie firmy (45 proc. z tego sektora) mikroprzedsiębiorstwa (35 proc.) oraz duże firmy (25,7 proc.). To oznacza, że po drugiej stronie zlecenia coraz częściej stoi podmiot, dla którego faktura jest naturalnym elementem współpracy, a nie technicznym dodatkiem po zakończeniu projektu.
– Najłatwiej stracić zlecenie nie przez brak kompetencji, ale przez brak odpowiedzi na proste pytanie klienta: jak to rozliczymy? KSeF przyspiesza moment, w którym freelancer musi mieć tę odpowiedź. Firmy będą coraz mniej cierpliwe wobec niejasnych rozliczeń, bo same funkcjonują w coraz bardziej kontrolowanym obiegu dokumentów” – mówi Valentyn Ziuzin, prezes zarządu Freelancehunt.
Im większy projekt, tym większe ryzyko
Zatem o rozwiązaniu kwestii faktury trzeba pomyśleć nie po zakończeniu, ale przed rozpoczęciem współpracy. To szczególnie ważne przy większych projektach, w których rozliczenie nie jest drobną czynnością administracyjną, lecz częścią decyzji zakupowej klienta.
Jak czytamy w raporcie „Portret Freelancera 2025”, wartość 39,3 proc. projektów realizowanych przez freelancerów przekracza 5000 zł. Przy takiej wysokości budżetu pojawienie się problemu z fakturą może zatrzymać płatność albo spowodować zmianę decyzji kontrahenta – i przesunięcie zlecenia do innego wykonawcy, który ma prostszy model rozliczenia.
W przypadku, gdy dwóch freelancerów ma podobne kompetencje, ale tylko jeden potrafi od razu wskazać jasny model rozliczenia, przewaga może przesunąć się poza portfolio, stawkę i termin. Formalności zaczynają wpływać na konkurencyjność.
– Rynek freelance przez lata sprzedawał szybkość i elastyczność. KSeF dopisuje do tego trzeci warunek: przewidywalność. Klient biznesowy nie chce ryzykować, że projekt zostanie wykonany, ale płatność utknie na etapie dokumentów. Dla freelancera rozliczenie staje się częścią oferty” – komentuje Oleg Topchiy, założyciel Freelancehunt.
Kwestia rozliczenia może stać się przeszkodą
Rynek freelancingu w Polsce nie oznacza już tylko dorywczej pracy po godzinach. Jak wskazuje raport Freelancehunt, w tej branży pracuje wielu doświadczonych specjalistów, którzy obsługują realne potrzeby biznesu – jednak formalności nie zawsze nadążają za skalą tej współpracy.
Wielu wykonawców działa jak przedsiębiorcy, część dopiero testuje rynek albo pracuje poza JDG. Jednocześnie 42,9% freelancerów nie zna alternatywnych sposobów rozliczania pracy bez własnej firmy. To tworzy realny problem: rozliczenie może stać się przeszkodą dopiero wtedy, gdy projekt jest już wyceniony, klient czeka na fakturę, a wykonawca nie ma gotowej ścieżki formalnej.
– W praktyce freelancer może przegrać nie dlatego, że jest słabszy merytorycznie, ale dlatego, że klient szybciej rozliczy projekt z kimś innym. Przy współpracy z firmami formalności zaczynają być częścią konkurencyjności” – podkreśla prezes zarządu Freelancehunt.
