W KSeF data wystawienia faktury nie zawsze będzie tożsama z datą jej otrzymania i momentem odliczenia VAT. Na te trzy terminy trzeba patrzeć odrębnie. Zmiana będzie szczególnie problematyczna przy zamknięciu miesiąca i rozliczeniach na przełomie okresów.
Do wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur zostało już niewiele czasu. KSeF zmieni nie tylko sposób wystawiania faktur, ale także zasady ich obiegu i rozliczania. Do tej pory wielu przedsiębiorców utożsamiało moment wystawienia dokumentu z jego doręczeniem i ujęciem w księgowości. W nowym systemie te daty mogą się jednak "rozchodzić". Z tego powodu przełom miesięcy, zwłaszcza marzec i kwiecień 2026 r., może stać się dla wielu firm źródłem pomyłek.
Data wystawienia faktury czy przesłania do KSe-F?
Najwięcej wątpliwości budzi to, czy o dacie wystawienia decyduje pole P_1, czy data przesłania pliku XML do Krajowego Systemu e-Faktur.
ReklamaZobacz także
To zależy od tego, czy mamy faktycznie tryb online czy offline. Faktura jest uznana za wystawioną w trybie online tylko wtedy, gdy data wskazana przez podatnika w polu P_1 jest zgodna z datą przesłania jej do KSeF. W takim przypadku datą wystawienia jest data przesłania do KSeF. Jeżeli jednak data przesłania jest późniejsza niż data wskazana w polu P_1, to faktura nie jest traktowana jak klasyczna faktura online. Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, że taka faktura jest uznawana za wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia pozostaje data wpisana przez podatnika w polu P_1 – wyjaśnia Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.
Zdaniem eksperta, bardzo często powtarzana teza, że „zawsze liczy się data wysłania do KSeF”, jest po prostu zbyt daleko idąca. Jak podkreśla rozmówca, liczy się ona tylko wtedy, gdy data wysyłki i data z pola P_1 są tożsame. Sam podręcznik Ministerstwa Finansów pokazuje przykład, w którym podatnik wpisał w polu P_1 datę 2 lutego 2026 r., a wysłał fakturę do KSeF dopiero 3 lutego 2026 r. W takim przypadku MF jednoznacznie wskazuje, że datą wystawienia nie jest 3 lutego, tylko 2 lutego, ponieważ faktura jest uznawana za wystawioną w trybie offline24. Jednocześnie MF zaznacza, że odwrotna sytuacja, czyli wpisanie w polu P_1 daty późniejszej niż dzień wysyłki, spowoduje odrzucenie pliku XML na bramce KSeF.
– Przenieśmy to na przykład praktyczny, który dziś może mieć szczególne znaczenie dla firm zamykających marzec i otwierających kwiecień. Załóżmy, że została wystawiona faktura za wykonane usługi w marcu i w polu P_1 wpisano 31.03.2026 r., fakturę wysłano do KSeF 3.04.2026 r., a numer KSeF został nadany 4.04.2026 r. W takim układzie datą wystawienia faktury będzie 31 marca 2026 r., a nie 3 kwietnia. Skoro bowiem data przesłania do KSeF jest późniejsza niż data wskazana w polu P_1, faktura jest uznawana za wystawioną w trybie offline24, a datą wystawienia pozostaje data z pola P_1. Warto zaznaczyć, że faktura w tym przypadku została przesłana za późno do KSeF, za co grożą kary. W tym roku oczywiści kary nie będą nakładane, ale warto pamiętać o tym, że faktury z zasady powinny być od razu wysłane do KSeF. Drugą opcją jest wysłanie faktury najpóźniej następnego dnia roboczego, czyli w tzw. trybie offline24 – tłumaczy Juszczyk.
Co z datą odebrania faktury w KSeF?
Drugą datą, która często pojawia się w kontekście Krajowego Systemu e-Faktur jest moment otrzymania faktury przez nabywcę.
Jak wyjaśnia doradca podatkowy, w tym przypadku zasada jest, że momentem otrzymania faktury ustrukturyzowanej przez nabywcę jest chwila nadania jej numeru KSeF. W przykładzie opisanym powyżej oznacza to, że faktura została otrzymana 4.04.2026 r. Wyjątkiem będzie jeśli faktura zostanie wystawiona podczas awarii KSeF i jednocześnie udostępniona nabywcy poza KSeF. W takim przypadku momentem otrzymania faktury jest faktycznie ten dzień.
Odliczenie VAT
I to właśnie ta data ma kluczowe znaczenie dla odliczenia VAT, zaznacza Piotr Juszczyk. Zgodnie z przepisami, co do zasady nabywca może odliczyć VAT nie wcześniej niż w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy i jednocześnie nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymał fakturę. W KSeF, za wyjątkiem awarii oraz tryby nadzwyczajnego, otrzymanie faktury następuje przy nadaniu numeru KSeF. Jeżeli więc numer został nadany 4 kwietnia 2026 r., to odliczenie VAT po stronie nabywcy będzie możliwe co do zasady najwcześniej w rozliczeniu za kwiecień 2026 r. Sam fakt, że w polu P_1 widnieje data 31 marca 2026 r., nie daje jeszcze prawa do odliczenia VAT w marcu, skoro nabywca otrzymał fakturę dopiero w kwietniu.
– Jednocześnie warto zwrócić uwagę na najnowsze orzecznictwo Sądu UE z 11 lutego 2026 r. (sprawa T-689/24). W tym wyroku Sąd potwierdził, że prawo do odliczenia VAT nie powinno być uzależnione wyłącznie od momentu otrzymania faktury. Jednocześnie wskazując, że podatnik może skorzystać z prawa do odliczenia VAT w danym okresie rozliczeniowym, jeżeli otrzyma fakturę przed złożeniem pliku JPK za ten okres, nawet jeśli dokument dotyczy usługi wykonanej w poprzednim miesiącu. A więc na kanwie tego wyroku, wracając do naszego przykładu, podatnik mógłby odliczyć VAT w marcu. Przepisy polskiej ustawy VAT muszą być szybko znowelizowane, dzięki temu odliczenie VAT i zaliczenie w koszty byłoby w naszym przypadku w jednym momencie. Na ten moment niewątpliwie będą powstawały spory o moment odliczenia podatku VAT – zwraca uwagę Juszczyk.
Kiedy zaliczyć wydatek w koszty?
Inaczej wygląda sprawa kosztów uzyskania przychodów. Tu trzeba bardzo uważać, alarmuje doradca podatkowy, bo KSeF nie zmienia wprost zasad rozpoznawania kosztów w PIT i CIT. Dla kosztów nadal kluczowe są reguły właściwe dla podatków dochodowych, a więc przede wszystkim charakter kosztu i zasady jego potrącalności.
W praktyce jednak data wystawienia dokumentu nadal ma duże znaczenie, zwłaszcza przy uproszczonym ujmowaniu kosztów w KPiR. Jeżeli więc w analizowanym przykładzie datą wystawienia faktury jest 31.03.2026 r., to właśnie ta data może być istotna dla ujęcia kosztu, a nie data wysyłki do KSeF czy data nadania numeru KSeF. Innymi słowy, w praktyce może dojść do sytuacji, w której koszt trafi jeszcze do marca, a VAT naliczony będzie podlegał odliczeniu dopiero w kwietniu – wyjaśnia rozmówca.
To właśnie dlatego daty w KSeF mogą przysparzać problemów, podsumowuje Piotr Juszczyk oraz dodaje, że dla wielu przedsiębiorców intuicyjne będzie założenie, że skoro dokument został wysłany do systemu 3 kwietnia, to jest „kwietniowy” pod każdym względem. Tymczasem może się okazać, że dla celów wystawienia będzie to nadal faktura marcowa, dla kosztów również może być istotny marzec, ale dla odliczenia VAT decydujący co do zasady będzie już kwiecień. A wracając do wyroku, też marzec.
Zdaniem eksperta, na przełomie miesięcy takie „rozjazdy” będą miały bardzo praktyczne skutki, dla zamknięcia miesiąca, dla JPK i dla prawidłowego przypisania dokumentu do właściwego okresu. W konsekwencji niezbędne jest szybkie uregulowanie kwestii odliczenia podatku VAT, zgodnie z orzecznictwem.
