Bezpieczny podpis elektroniczny w ZUS

Tylko do 20 lipca 2009 r. płatnicy składek mogli opatrywać dokumenty ubezpieczeniowe przekazywane do ZUS zwykłym podpisem elektronicznym. Począwszy od 21 lipca br. wszystkie przekazywane do ZUS dokumenty elektroniczne należy podpisywać, używając do tego celu bezpiecznego podpisu elektronicznego. Nie można już używać certyfikatów klucza publicznego.

Zdecydowana większość płatników składek ubezpieczeniowych jest zobowiązana przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe oraz ich korekty do ZUS drogą elektroniczną przez teletransmisję danych. Dokonują tego za pomocą programu "Płatnik" lub innego programu interfejsowego spełniającego warunki wymienione na stronach internetowych ZUS. Wyjątek stanowią płatnicy rozliczający składki ubezpieczeniowe za więcej niż 5 osób. Podmioty te przekazują bowiem wymienione dokumenty do ZUS w formie papierowej i nie muszą posiadać bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jednakże złożenie podpisu elektronicznego wymaga użycia odpowiednich danych. Chodzi tu o dane przyporządkowane do certyfikatu kwalifikowanego, wystawianego dla osób fizycznych, np. dla osoby odpowiedzialnej za przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. Dane w postaci elektronicznej opatrzone podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoznaczne pod względem prawnym dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej. We wskazany certyfikat nie mają obowiązku zaopatrzyć się płatnicy, którzy w zakresie rozliczeń z ZUS korzystają przykładowo z usług biur rachunkowych. Za takie bowiem podmioty dokumenty te przekazują biura rachunkowe. Wobec tego ich obowiązkiem będzie posiadanie i stosowanie bezpiecznego e-podpisu.

Czym jest e-podpis?

E-podpis to nic innego jak dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, identyfikują osobę go składającą. Jest on:

• odpowiednikiem podpisu własnoręcznego przyporządkowanym tylko do składającej go osoby.
   
• sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do jego składania,
   
• powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Tak wynika z art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym.

Do podstawowych właściwości podpisu elektronicznego należą:

• unikalność, czyli każdy podpisany dokument elektroniczny posiada unikalny podpis cyfrowy ściśle z nim związany,
   
• integralność, tj. każda zmiana dokumentu podpisanego cyfrowo zostanie natychmiast wykryta w momencie weryfikacji podpisu elektronicznego,
   
• niezaprzeczalność, oznacza że wyłącznie osoba posiadająca klucz prywatny korespondujący z kluczem publicznym wykorzystanym do weryfikacji podpisu może wygenerować podpis pod dokumentem.

Elementy niezbędne do złożenia podpisu

Do złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego niezbędne jest posiadanie kilku ważnych elementów. Chodzi o:

1) certyfikat kwalifikowany - jest to elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane do osoby składającej podpis elektroniczny i które umożliwiają identyfikację tej osoby. Certyfikat ten jest wydawany przez kwalifikowane centrum certyfikacji na karcie kryptograficznej. W pamięci karty zapisywane są zaszyfrowane informacje dotyczące użytkownika karty oraz właściciela karty. Użytkownikiem karty jest osoba, która za jej pomocą składa bezpieczny podpis elektroniczny, z kolei właścicielem karty jest podmiot, który zakupił kartę z certyfikatem i ma prawo ją unieważnić.

2) czytnik kart kryptograficznych - jest to niezbędny element pozwalający na połączenie komputera, na którym przygotowany został dokument elektroniczny, z komputerem kryptograficznym karty, na czas składania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Niektóre czytniki wyposażone są np. w klawiatury do bezpiecznego podawania kodu PIN lub czytniki odcisku palca.

3) oprogramowanie do obsługi czytnika i karty - oprogramowanie służące do administrowania kartą kryptograficzną (np. do zmiany kodów PIN, zarządzania certyfikatami zapisanymi na karcie itp.).

4) oprogramowanie do składania i weryfikacji bezpiecznego podpisu elektronicznego - program "Płatnik" (począwszy od wersji 7.01.001) sam obsługuje proces składania bezpiecznego podpisu elektronicznego pod dokumentami przekazywanymi do ZUS. Dlatego też w tym przypadku nie jest potrzebne dodatkowe oprogramowanie.

Zakup certyfikatu kwalifikowanego

Certyfikat kwalifikowany wraz z urządzeniem do składania podpisu można nabyć bezpośrednio w jednym z działających centrów certyfikacji. Każdy z wymienionych w rejestrze kwalifikowanych podmiotów ma własną ofertę handlową, a także politykę cenową. Cena zestawu zależy też od okresu ważności wydawanego certyfikatu (1 rok lub 2 lata) oraz znajdującego się w zestawie czytnika kart i oprogramowania.

Posiadanie kwalifikowanego certyfikatu pozwala płatnikom przesyłać do ZUS drogą elektroniczną również inne dokumenty, np. wniosek płatnika składek o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu w opłacie składek ubezpieczeniowych.

Kara za niewłaściwe złożenie e-podpisu

Kto składa bezpieczny podpis elektroniczny za pomocą danych służących do składania podpisu elektronicznego, które zostały przyporządkowane do innej osoby, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 3 albo obu tym karom łącznie.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
   
• ustawa z dnia 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450 ze zm.).

Publikacja zawiera linki afiliacyjne.

Źródło: