Jak postępować w razie wypadku samochodu firmowego?
Jeśli wypadek samochodu firmowego następuje z winy innego kierowcy, przedsiębiorca ma prawo do odszkodowania z polisy OC sprawcy. Aby uzyskać odszkodowanie oraz rozliczyć je księgowo, przedsiębiorca powinien wykonać następujące kroki:
- Zgłosić szkodę ubezpieczycielowi wybierając metodę likwidacji szkody (kosztorysową, rachunkową), o ile pozwalają na to umowa ubezpieczenia i stan pojazdu po wypadku.
- Odnotować przychód w momencie otrzymania odszkodowania lub pokrycia szkód przez ubezpieczyciela na rzecz warsztatu samochodowego, przy czym:
- jeśli samochód jest objęty ubezpieczeniem dobrowolnym (AC), to przychód stanowi cała kwota odszkodowania,
- jeśli samochód jest objęty tylko ubezpieczeniem OC, przychód stanowi tylko kwota nadwyżki nad poniesionymi wydatkami na naprawę samochodu.
- Pokryć podatek VAT wynikający z kosztów napraw, jeżeli przedsiębiorca jest VAT-owcem.
- Zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu koszty naprawy powypadkowej, ale tylko, jeśli pojazd ma wykupione ubezpieczenie dobrowolne (AC).
- Jeśli samochód jest w ewidencji środków trwałych firmy, koszty napraw można rozliczać bez ograniczeń.
- Jeśli samochód jest pojazdem prywatnym wykorzystywanym do celów firmowych, ograniczeniem dla rozliczania napraw jest kwota wynikająca z kilometrówki.
- Zaliczyć do kosztów firmowych inne koszty, takie jak holowanie pojazdu, wynajem samochodu zastępczego (wysokość kosztów do rozliczenia również zależy od statusu prawnego pojazdu).
- Odliczyć podatek VAT z faktur za koszty naprawy, niezależnie od tego czy mogły one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
- Włączyć do kosztów działalności stratę, jeżeli zaistniała w związku z:
- całkowitą kasacją pojazdu,
- niedostateczną kwotą zwrotu z ubezpieczenia, w porównaniu do kosztów naprawy.
 | » Kierowców czekają wyższe ceny OC |
Wysokość odszkodowania zależy od metody likwidacji szkody
Przy ubieganiu się o odszkodowanie za wypadek z winy innego kierowcy, przedsiębiorcy mają zazwyczaj do wyboru, tak samo jak osoby fizyczne, jedną z dwóch możliwości likwidacji szkody.
1) Metoda kosztorysowa
Ubezpieczyciel wycenia, ile wyniesie koszt naprawy po stawkach rynkowych, a następnie wypłaca odszkodowanie bezpośrednio na konto przedsiębiorcy. Naprawa samochodu spoczywa na właścicielu firmy, który może wykonać ją we własnym zakresie i w dowolnym terminie. Przedsiębiorcy, którzy mają możliwość odliczenia podatku VAT (są płatnikami podatku VAT), otrzymają odszkodowanie w kwocie netto. Podatnicy, którzy są zwolnieni z VAT, mają prawo do odszkodowania w pełnej kwocie, która zawiera podatek od towarów i usług.
2) Metoda rachunkowa
Przedsiębiorca przedstawia ubezpieczycielowi faktury za wykonane naprawy w dowolnym warsztacie, które są podstawą do zwrotu. Przedsiębiorca może też oddać samochód do warsztatu, który ma podpisaną umowę z ubezpieczycielem, dzięki czemu rozliczenie następuje bezpośrednio pomiędzy ubezpieczycielem a warsztatem. W przypadku obu rozliczeń, jeśli przedsiębiorca jest podatnikiem VAT, ma obowiązek dopłacić warsztatowi podatek VAT wynikający z ceny netto naprawy. Niezależnie od sposobu rozliczenia, to przedsiębiorca jest nabywcą usługi, w związku z tym powinien otrzymać fakturę VAT.
foto: thetaXstock
Rozliczenie podatku dochodowego i kosztów zależy od rodzaju posiadanej polisy w chwili wypadku
Odszkodowania otrzymane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą są przychodem, który należy opodatkować. W kwestii rozliczania kosztów naprawy samochodu po wypadku istotny jest zaś przepis, który mówi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów „strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym”.
W związku z tym rozliczenie kosztów napraw zależy nie od tego czy przedsiębiorca jest sprawcą wypadku lub otrzymuje odszkodowanie, ale od tego czy posiada dobrowolną polisę. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że za dobrowolne ubezpieczenie należy rozumieć ubezpieczenie AC - NNW raczej nie wystarczy. W ocenie administracji podatkowej, ubezpieczenie NNW jest ubezpieczeniem kierowcy, a nie samochodu.
Dla przedsiębiorcy z polisą AC odszkodowanie to przychód, a naprawa to koszty
 | » Porównaj ubezpieczenia komunikacyjne |
Jednocześnie przedsiębiorca może koszty wszelkich dokonanych napraw zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Nie ma ograniczenia co do wysokości rozliczanych kosztów napraw, jeśli samochód jest środkiem trwałym. Jeśli zaś samochód stanowi własność prywatną przedsiębiorcy, a jest wykorzystywany do celów firmowych na podstawie ewidencji przebiegu, wtedy maksymalną kwotę odliczenia stanowi limit wynikający z tzw. „kilometrówki”.
Przedsiębiorcy mogą otrzymać odszkodowanie z OC, które nie stanowi przychodu
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku przedsiębiorców, którzy w chwili wypadku mają tylko obowiązkowe ubezpieczenie OC. Wówczas kosztów poniesionych napraw nie mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Ponadto, dla tych przedsiębiorców otrzymane odszkodowanie nie zawsze stanowi przychód.
Jest tak w momencie, gdy odszkodowanie stanowi zwrot wydatków na naprawę samochodu. Otrzymane odszkodowanie nie jest przychodem do wysokości poniesionych napraw. Jeśli zaś zwrot opiewa na wyższą kwotę, niż koszty naprawy samochodu, to nadwyżkę należy potraktować jak przychód podatkowy.
W przypadku likwidacji szkody metodą rachunkową przedsiębiorca w ogóle nie odnotuje przychodu. Nie ma tu znaczenia, czy przedsiębiorca najpierw pokryje te wydatki z własnej kieszeni i zostaną mu następnie zwrócone czy też rozliczenie nastąpi między warsztatem a ubezpieczycielem bez udziału przedsiębiorcy.
W przypadku metody kosztorysowej, jeśli po otrzymaniu odszkodowania przedsiębiorca nie naprawi auta (tj. nie dysponuje fakturami z warsztatu), wtedy odszkodowanie stanowi przychód. Jeśli przedsiębiorca naprawi samochód, ale później np. w kolejnym miesiącu, wtedy musi złożyć korektę za okres rozliczeniowy, w którym otrzymuje odszkodowanie. W korekcie przedsiębiorca powinien skorygować przychód odejmując od sumy odszkodowania wydatki poniesione na naprawy. Koszt naprawy w dalszym ciągu nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
Rodzaj polisy oraz likwidacja szkody nie ma znaczenia przy odliczaniu VAT
W przypadku przedsiębiorców, którzy są podatnikami VAT, istnieje możliwość odliczenia podatku VAT z faktur za naprawę, niezależnie od tego czy przedsiębiorca może zaliczyć koszt wynikający z faktur do kosztów podatkowych. W tym przypadku nie ma ograniczeń związanych z rodzajem posiadanej polisy. Odliczenie przysługuje, jeśli samochód po naprawie jest dalej wykorzystywany do działalności gospodarczej.
Wypadek może pociągać za sobą inne koszty, jak holowanie czy wynajem samochodu zastępczego
Wypadek pojazdu może wiązać się z koniecznością holowania, transportu kierowcy lub np. wyciągnięcia uszkodzonego samochodu z rowu. Takie koszty można uznać za koszty pośrednie, które zalicza się do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku takich kosztów, posiadanie dobrowolnego ubezpieczenia AC nie ma znaczenia i nie jest istotne czy ubezpieczyciel zwraca koszty takich wydatków.
| Zobacz także: | |
 Pracodawca nie wypłaca kierowcy należnej mu diety | |
Doszczętnie zniszczony samochód a koszty firmowe
Co w przypadku, gdy zniszczonego w wypadku samochodu firmowego nie da się naprawić? Wówczas ubezpieczyciel orzeka tzw. szkodę całkowitą, a przedsiębiorca otrzymuje odszkodowanie wynikające z umowy ubezpieczeniowej i takie odszkodowanie stanowi przychód.
Tylko posiadacze dobrowolnego ubezpieczenia mogą odliczyć straty powstałe z likwidacji samochodu. Do kosztów działalności mogą także włączyć stratę, która ma miejsce, gdy ubezpieczyciel nie pokrywa całej szkody. Przedsiębiorca, który dysponuje tylko OC, nie może włączyć do kosztów działalności straty wynikającej z wypadku.
Jeśli samochód jest środkiem trwałym firmy i przedsiębiorca ma wykupioną dobrowolną polisę, kosztem w przypadku kasacji samochodu jest jego niezamortyzowana wartość. Dla samochodów z ewidencją przebiegu, limit kosztów możliwych do zaliczenia w formie straty ogranicza „kilometrówka”.
Rozliczenie wypadku samochodu w leasingu zależy od umowy
Sposób rozliczenia wypadków samochodów leasingowanych nie jest określony w przepisach i zależy od zapisów umowy leasingu. Zazwyczaj jednak umowy przewidują, że leasingobiorca ma obowiązek ubezpieczyć przedmiot leasingu (samochód). W takim wypadku rozliczenia dokonuje się w zależności od rodzaju ubezpieczenia, jakim został objęty samochód. Samochód leasingowany na potrzeby rozliczeń traktuje się jak środek trwały w firmie, dlatego jeśli samochód jest objęty dobrowolną polisą AC, nie ma ograniczeń co do wysokości kosztów, jakie można odliczyć.
/Sebastian Bobrowski (inFakt)
Źródło:
