ISO- korzyści z wdrożenia normy
Korzyści płynące z posiadania certyfikatu to przede wszystkim natychmiastowe rozpoznanie przez rynek i uznanie w oczach klientów, co zawsze wiąże się ze wzrostem konkurencyjności organizacji na rynku. Jeśli system jest skutecznie wdrożony umożliwia on, oprócz zapewnienia deklarowanej jakości i ciągłego dążenia do podwyższania satysfakcji klientów, polepszenie organizacji pracy oraz bardziej efektywne wykorzystanie czasu i zasobów, również zmniejszenie marnotrawstwa.Norma ISO 9001:2000 określa wymagania względem systemu zarządzania jakością tam, gdzie wymagane jest od organizacji wykazanie zdolności do ciągłego dostarczania wyrobów spełniających wymagania klienta i wymagania prawne. Norma ma na celu zapewnienie zadowolenia klienta poprzez skuteczne zastosowanie systemu jakości, w tym procesów pozwalających na ciągłe doskonalenie systemu i zapewnienie zgodności wyrobu z określonymi względem niego wymaganiami. Składa się z pięciu elementów, które są podstawą budowy każdego procesu:
- system zarządzania jakością - ten element opisuje, jaka dokumentacja jest potrzebna, co od niej jest wymagane i jak należy ją nadzorować;
- odpowiedzialność kierownictwa - opisuje rolę najwyższego kierownictwa, m.in. wymagania mówiące, że kierownictwo powinno zapewnić komunikowanie wymagań klientów i przepisów prawnych na wszystkich szczeblach organizacyjnych, określić politykę i cele firmy, komunikować je w całej firmie oraz prowadzić okresowe przeglądy systemu zarządzania;
- zarządzanie zasobami - wymaga, aby organizacja zapewniła dostęp do zasobów ludzkich i wszelkich innych dla właściwej realizacji procesów. Jednocześnie wymaga, aby pracownicy byli w pełni wykwalifikowani do wykonani powierzonych im zadań, by zasoby fizyczne oraz odpowiednie środowisko pracy były zapewnione (wszystko jako środek do spełnienia wymagań klienta);
- realizacja wyrobu - obejmuje wymagania dotyczące procesów niezbędnych do wytworzenia wyrobu lub dostarczenia usługi;
- pomiary, analiza i doskonalenie - dotyczy to pomiarów, które pozwolą na monitorowanie systemu i uzyskanie informacji o poziomie zadowolenia klienta i o skuteczności systemu, procesów i wyrobów, tym samym pomogą określić, co należy czynić, aby firmę doskonalić.
Audyty certyfikujące
Podczas badań stosowanego systemu zarządzania jakością instytucja certyfikująca sprawdza, czy wszystkie wymagania normy ISO 9001:2000 są spełnione, w szczególności zaś, czy zawiera on w pełnym zakresie wszystkie z wymienionych wyżej elementów. Niespełnienie któregoś z tych wymagań, choćby częściowe, jest podstawą do stwierdzenia niezgodności, a te z kolei mogą być powodem do odmowy wydania certyfikatu lub, w przypadku nieznacznych i mało istotnych niezgodności, zalecenia wykonania odpowiednich działań korygujących i po upływie wyznaczonego terminu wykonanie audytu powtórnego. Audyty powtórne na ogół podwajają koszty certyfikacji.Omawiając kwestię audytów certyfikujących należy też wspomnieć o innych odmianach audytów wykonywanych przez instytucje certyfikujące. Są to znacznie tańsze audyty wstępne i audyty sprawdzające, a także, również tańsze, audyty sprawdzające.
Audyty wstępne przeprowadzane się, gdy firma zlecająca nie ma pewności prawidłowego przygotowania dokumentacji i/albo wdrożenia systemu zarządzania jakością. Na zlecenie tej firmy audytorzy instytucji certyfikującej przeprowadzają audyt wstępny i w raporcie wskazują wykryte niezgodności, które należy wyeliminować przed audytem certyfikującym. Jest to forma, która kosztuje co najmniej kilka tysięcy złotych, lecz jest nieobowiązkowa. Natomiast audyty sprawdzające przeprowadzane są przez audytorów instytucji certyfikującej w firmach, które już uzyskały certyfikat, po pierwszym i drugim roku stosowania certyfikowanego systemu (niektóre instytucje certyfikujące, np. BSI przeprowadzają audyty sprawdzające w odstępach półrocznych) w celu sprawdzenia, czy system stosowany jest prawidłowo, zgodnie z wymaganiami normy ISO 9001.
Certyfikaty - atut w walce o klienta
Posiadanie certyfikatu jest dowodem, że Firma ma wdrożony i sprawny system zarządzania jakością, może więc być dobrym narzędziem w walce o pozyskanie klienta - szczególnie na rynkach zagranicznych. Obecnie istnieje w Polsce około 4000 przedsiębiorstw, które już uzyskały certyfikację systemu zarządzania jakością. Na świecie jest ich ponad 350 000. Należy jednak pamiętać, że chociaż posiadanie certyfikatu może być bardzo ważną rekomendacją, to zarówno tak, jak jego posiadanie w większości przypadków jest nieobowiązkowe, tak również jego respektowanie jest w większości przypadków całkowicie dobrowolne i ma charakter uznaniowy. Z certyfikatami jest też trochę podobnie jak z dyplomami szkół i uczelni. Można ukończyć na różnych uczelniach ten sam kierunek studiów i uzyskać dyplom, formalnie tak samo ważny jak z innych uczelni, a jednak dyplomy te są różnie odbierane na rynku pracy. Tak więc, wybierając instytucję certyfikującą, w pierwszej kolejności powinniśmy kierować się specyfiką rynku, na którym chcemy się tym certyfikatem legitymować. Jeśli bowiem na jakimś rynku próbujemy okazywać certyfikat wydany przez zupełnie nieznaną tam instytucję certyfikująca, to możemy nie zdążyć udowodnić, że zarówno nasze produkty, jak i certyfikat są godne szacunku. I odwrotnie, certyfikat wystawiony przez znaną tam i szanowaną instytucję certyfikującą już na starcie może być połową sukcesu.Instytucje certyfikacyjne
W naszym kraju akredytowanych jest kilkadziesiąt krajowych i zagranicznych instytucji uprawnionych do oceny systemu oraz do wydawania certyfikatów, potwierdzających spełnienie przez ubiegającą się o certyfikat organizację wszystkich wymagań i warunków odpowiedniej normy, a w tym przypadku normy ISO 9001 : 2000. Wszystkie instytucje certyfikujące stosują te same kryteria i zbliżone metody oceny - poprzez badanie dokumentacji systemu oraz audyty certyfikacyjne i kontrolne. W przypadku pomyślnych wyników oceny uprawniona instytucja wydaje certyfikat, w większości przypadków na okres trzech lat, ale po pierwszym roku okresu ważności certyfikatu następuje powtórna ocena, a jej pomyślny wynik jest warunkiem utrzymania ważności certyfikatu na następne dwa lata. Po drugim roku audyt sprawdzający jest powtarzany. Po upływie trzech lat ważność certyfikatu wygasa i dla utrzymania ciągłości certyfikacji systemu należy wystąpić do instytucji certyfikującej o przeprowadzenie audytu odnawiającego, po którym można otrzymać nowy certyfikat na następne trzy lata, też pod warunkiem poddawania się corocznym audytom sprawdzającym i ich pomyślnym wynikom.W nielicznych przypadkach praktykowane jest, przez niektóre akredytowane w naszym kraju zagraniczne firmy certyfikacyjne, wydawanie certyfikatów bezterminowych, pod warunkiem stałej konsultacji i poddawania się audytom kontrolnym co pół roku. Z punktu widzenia warunków i interesów, a zwłaszcza kosztów utrzymania systemu i wygody certyfikowanej firmy ocenia się, że system taki jest bardziej uciążliwy i kosztowny. Również "bezterminowość" certyfikatu jest pojęciem dosyć złudnym i w żadnym wypadku nie należy uważać, że jest to certyfikat wieczysty. Wynika to choćby z faktu, że certyfikat wydawany jest na określoną edycję normy i każdy certyfikat, nawet formalnie ważny wygasa wraz z wygaśnięciem edycji normy, której dotyczy. System taki ma również swoje dobre strony. W niektórych dziedzinach produkcji podwyższony "terror jakościowy" korzystnie wpływa na zapewnienie jakości. Czasem wybór takiej formy certyfikatów lub określonych firm certyfikacyjnych wynika ze sprecyzowanych wymagań odbiorców kluczowych.
Zdecydowanie należy unikać słabych instytucji certyfikacyjnych, których audytorzy usiłują się dowartościować nadmiernym rygoryzmem podczas audytów. Albo firm, które swoje "słabe branie" i małe obroty usiłują zrekompensować dużą ilością audytów poprawkowych, za które firma starająca się o certyfikat na nowo musi płacić, na ogół pełną opłatę. Jest tajemnicą poliszynela, że nawet średnio doświadczony audytor, jeśli koniecznie chce coś znaleźć, to na pewno znajdzie, choćby apteczkę na głębokim zapleczu, w której zabrakło jakiegoś leku ze spisu leków, albo na którym podpis lekarza jest o miesiąc przeterminowany. Oczywiście, na audicie certyfikacyjnym lub sprawdzającym wszystko powinno być w porządku. Ale też nie jest w porządku, jeśli audytor z drobnego i mało istotnego niedopatrzenia, które mogło być co najwyżej przedmiotem zapisanej uwagi, robi wielką aferę i uznaje je za niezgodność krytyczną. Każdy audyt jest tylko próbą losową, w której decydujące znaczenie powinno mieć ogólne przygotowanie firmy do spełniania wymagań normy ISO 9001 we wszystkich najważniejszych aspektach, decydujących o zdolności do zapewnienia jakości i zapewnienia satysfakcji klientów.
Koszty certyfikatów
Uzyskanie, a następnie utrzymanie certyfikatu wcale nie jest tanie. Zanim podejmiemy decyzję o certyfikacji systemu zarządzania jakością powinniśmy przeprowadzić rzetelny bilans kosztów i przewidywanych korzyści z posiadania certyfikatu. Ponieważ wśród akredytowanych instytucji certyfikacyjnych też obowiązują prawa rynku, mają one zbliżoną ofertę. Typowym przykładem oferty cenowej jest oferta, jednej z zagranicznych firm akredytowanych w Polsce, gdzie zestawiono ceny (w euro) poszczególnych rodzajów audytów, w zależności od liczby pracowników, na systemy zarządzania jakością: w tabeli 1 - bez projektowania i w tabeli 2. - z projektowaniem.Tabela 1.
ISO 9001:2000 bez projektowania (EURO NETTO)
| Liczba pracowników | Audyt certyfikujący |
Audyt sprawdzający |
Audyt odnawiający |
| 1-10 | 1 605 | 1 090 | 1 315 |
| 11-25 | 1 995 | 1 190 | 1 605 |
| 26-45 | 2 410 | 1 315 | 1 870 |
| 46-65 | 2 800 | 1 480 | 2 120 |
| 66-85 | 3 190 | 1 605 | 2 385 |
| 86-125 | 3 605 | 1 705 | 2 650 |
| 126-175 | 3 995 | 1 870 | 2 900 |
| 176-275 | 4 385 | 1 995 | 3 190 |
| 276-425 | 4 800 | 2 120 | 3 455 |
| 426-625 | 5 190 | 2 260 | 3 705 |
| 626-875 | 5 580 | 2 385 | 3 970 |
Tabela 2.
ISO 9001:2000 z projektowaniem (EURO NETTO)
| Liczba pracowników | Audyt certyfikujący |
Audyt sprawdzający |
Audyt odnawiający |
| 1-10 | 1 800 | 1 150 | 1 450 |
| 11-25 | 2 300 | 1 300 | 1 800 |
| 26-45 | 2 800 | 1 450 | 2 150 |
| 46-65 | 3 300 | 1 650 | 2 450 |
| 66-85 | 3 800 | 1 800 | 2 800 |
| 86-125 | 4 300 | 1 950 | 3 150 |
| 126-175 | 4 800 | 2 150 | 3 450 |
| 176-275 | 5 300 | 2 300 | 3 750 |
| 276-425 | 5 800 | 2 450 | 4 100 |
| 426-625 | 6 300 | 2 650 | 4 400 |
| 626-875 | 6 800 | 2 800 | 4 750 |
Opłata za logo 300EURO, nie dotyczy branży med., i spożywczej.
Stanisław Ziółkowski
Źródło:
