Programy do zarządzania flotą pozwalają gromadzić, selekcjonować i analizować dane. Dzięki temu łatwiej jest zarządzać kosztami w poszczególnych obszarach związanych z eksploatacją auta. Jednym z takich obszarów jest serwisowanie pojazdów. Informacje o autach można zbierać w kilku systemach, dedykowanych różnym płaszczyznom związanym z zarządzaniem samochodami lub w jednym programie, skupiającym wszystkie informacje dotyczące floty.
Razem czy oddzielnie
Firmy zarządzające bardzo dużą liczbą samochodów, na przykład firmy CFM korzystają często z programów dedykowanych konkretnie zarządzaniu kosztami związanymi z serwisowaniem aut, ale dających więcej informacji i mających szersze możliwości wychwytywania ewentualnych nadużyć.
– Specjalistyczne oprogramowanie stanowi bardzo przydatne narzędzie pracy dla doradcy technicznego, który weryfikuje zasadność oraz jakość napraw dokonanych w serwisie. W ALD Automotive korzystamy z programu Autodata. Jest to aplikacja, która zawiera obszerną, szczegółową i aktualną bazę danych technicznych kilkunastu tysięcy pojazdów około 80 marek. Program, poza charakterystykami technicznymi i ilustracjami, zawiera dane regulacyjno-naprawcze, wskazówki serwisowe i montażowe, schematy elektryczne i elektroniczne – mówi Marek Ślepowroński, Indirect Sales Manager ALD Automotive Polska.
W większości typowych flot bardziej praktyczne jest jednak kompleksowe usystematyzowanie wiedzy na temat własnej floty samochodowej w jednym programie. Informacje na temat stanu i kosztów floty samochodów w firmie, skupione w jednym systemie, dają możliwość dokonania szybkiej analizy kosztów czy też weryfikacji stanu samochodu. Dane zgromadzone w kilku różnych programach w zdecydowanym stopniu wydłużają cały proces. Jeśli sytuacja wymaga korzystania w zarządzaniu flotą z dodatkowych programów, to dobrze, aby były one proste, praktyczne i przejrzyste, a najlepiej z opcją integracji wymiany danych z głównym oprogramowaniem do zarządzania flotą.
Potrzeba analizy
Możliwość dokładnej analizy danych dotyczących aut i kosztów z nimi związanych pozwala na podjęcie odpowiednich działań mających na celu zmniejszenie wydatków. Programy do zarządzania flotą sprawiają, że o wiele szybciej i prościej uzyskuje się dostęp do potrzebnych danych, bo system daje użytkownikowi możliwość określenia informacji, które go interesują.
Fleet manager ma szybki dostęp nie tylko do danych ewidencyjnych, ale też do narzędzi, które pozwolą na prostsze wyciąganie właściwych wniosków.
– Aby podejmować właściwe decyzje dotyczące kosztów eksploatacji, konieczny jest stały dostęp do bieżących i zawsze aktualnych analiz, pomocnych w ocenie, które koszty mogą być nieuzasadnione, które pojawiają się zbyt często i jakich kosztów możemy uniknąć – przekonuje Marek Zwierzchowski, wiceprezes PasCom.
Specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania flotami zawiera między innymi wydajne narzędzia analityczne, często bogato uzupełniane wykresami graficznymi, które są na bieżąco zasilane danymi. Narzędzia te pozwalają na kontrolę kosztów serwisu, dotrzymanie terminów związanych z przeglądami oraz planowanymi naprawami czy wymianą zużytych w czasie eksploatacji części.
Istotnym elementem związanym z kosztami utrzymania floty są naprawy, przeglądy i konserwacje. Z problemem tym stykamy się od momentu zakupu samochodu aż do czasu jego sprzedaży. Wszyscy użytkownicy naszych samochodów w momencie przejmowania pojazdu do eksploatacji są informowani, co mają robić (przeglądy okresowe), gdzie mają to robić (ASO, warsztaty) oraz na co zwrócić uwagę w czasie eksploatacji oraz po odbiorze samochodu z serwisu. Wychodzimy z założenia, iż poprzez codzienną edukację użytkowników możemy obniżyć koszty napraw. Aby mieć stały wgląd do kosztów związanych z naprawami, stworzyliśmy autorski program, który zbiera wszystkie dane dotyczące kosztów utrzymania floty z podziałem na wszystkie kategorie kosztów, w tym również tych dotyczących napraw. Jest to duże usprawnienie, które jednocześnie pozwala nam na monitorowanie wszystkich kosztów.
Jednocześnie dzięki generowanym przez takie systemy odpowiednim raportom osoba zarządzająca flotą może szybko wykryć nieprawidłowości wpływające na zwiększenie kosztów związanych z serwisem samochodów. Na koszty napraw wpływają między innymi szkodowość oraz sposób traktowania auta służbowego. Narzędzie informatyczne szybko grupuje i przedstawia w łatwy do analizy sposób informacje o przebiegach, o średnim zużyciu paliwa, koszcie kilometra, ilości wypadków czy stłuczek pogrupowanych odnośnie konkretnego pojazdu bądź użytkownika. Szybko można się też przekonać, który z kierowców zbyt rzadko bądź często wymienia elementy eksploatacyjne, a to pozwala zauważyć, czy nie ma się do czynienia z nadużyciami, na przykład bagatelizowaniem stanu technicznego auta, bądź kradzieżą. To z kolei pozwala na zredukowanie niekorzystnych zjawisk mających wpływ na ponadnormatywne koszty utrzymania floty oraz na typowanie pojazdów do sprzedaży.
– Programy tego typu zawierają często czytelne analizy graficzne i pozwalają na łatwiejszą analizę kosztów napraw ze wzrostem przebiegu pojazdów, porównanie awaryjności poszczególnych marek i typów pojazdów, co pozwala na szybkie wnioskowanie, zaplanowanie budżetu i podejmowanie decyzji skutecznie obniżających koszty w kolejnych okresach – tłumaczy Marek Zwierzchowski.
Nasi doradcy korzystają ze specjalistycznego oprogramowania do zarządzania kosztami serwisowania za każdym razem, kiedy przedstawiany przez warsztat czasy pracy bądź technologia usunięcia usterki budzi ich wątpliwości. Obowiązkowej weryfikacji podlega każda naprawa, której wartość przekracza 2 tys. zł. Program dostarcza szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych komponentów auta, opisy kodów usterek oraz sposoby rozwiązania problemu, a także zalecenia producenta dotyczące różnych rodzajów napraw. Na ich podstawie doradca techniczny może podważyć zasadność lub rzetelność wykonania naprawy. Każda weryfikacja nieprawidłowej naprawy obniża koszty firmy CFM. Co więcej, stosowanie tego typu oprogramowania uświadamia serwisom, że firma autoryzująca zlecenia może w każdej chwili sprawdzić, czy przedstawiony zakres prac odpowiada zaleceniom producenta i mieści się w przyjętych normach czasowych.
Pomocne przypominacze
Im większa flota, tym większe prawdopodobieństwo przeoczenia ważnych terminów, a ich niedotrzymanie może generować niepotrzebne koszty. Wybierając oprogramowanie do zarządzania flotą, warto się upewnić, że system zawiera moduł przypomnień. Dobre programy pomagają dopilnować terminów kolejnych badań technicznych, serwisów, ważności poszczególnych dokumentów kierowców i pojazdów. Najkorzystniej jest, aby system generował SMS-y i maile z treścią odpowiedniego przypomnienia nie tylko użytkownikowi aplikacji, ale także użytkownikowi pojazdu.
Magdalena Czarkowska
» Pomyśl o paragrafach
» Jak z „ciężkonogich” kierowców zrobić optymalnych?
» Oszczędności z kontroli
