Ilość sytuacji i zdarzeń, które mogą spotkać użytkownika auta służbowego, jest praktycznie nieograniczona. Dobry fleet manager powinien przewidzieć jak największą, aby ustrzec swoich pracowników przed niemiłymi niespodziankami, a siebie przed odpowiedzialnością prawną za działania niezależne od niego. Jego odpowiedzialność opiera się dzisiaj o wiele aspektów nie tylko prawnych i dobrze jest pamiętać o podstawowych zasadach odpowiedzialności. Dotyczy to zwłaszcza młodych fleet managerów, którzy posługując się biegle dostępnymi narzędziami technologicznymi, dążą do lepszej wydajności, a w tym obniżania kosztów, zapominając często o ryzykach, jakie na nich czyhają.
Będąc pod presją działów finansowych czy działów handlowych, dla których liczy się głównie czas i koszty, fleet manager musi zadbać o należyte finansowanie floty. Nie może ograniczać nakładów na wymianę i właściwe utrzymanie pojazdów. Odpowiedzialność za koszty nie powinna przesłaniać obrazu odpowiedzialności za bezpieczeństwo, które zależy od ciągłego dbania o stan techniczny pojazdów, a więc kosztów serwisowania. Natomiast warto przypominać działom finansowym, że unikanie inwestycji we flotę i cięcie kosztów na utrzymanie pojazdów może przynieść natychmiastowe oszczędności, ale w dłuższym okresie prowadzi do wyższych kosztów i zwiększenia ryzyk wynikających z użytkowania pojazdów.
Szczególna sytuacja może mieć także miejsce w razie wykorzystywania w firmie prywatnych samochodów pracowników dla celów służbowych. Nadzór nad takimi podróżami także może znajdować się w zakresie obowiązków menedżera flotowego. Idealnym rozwiązaniem byłoby przeprowadzenie kontroli stanu technicznego pojazdu przed każdą taką podróżą. Naturalnie jednak możliwość nadzoru nad pojazdem, którego właścicielem jest pracownik przedsiębiorstwa, jest ograniczona. Dlatego zalecane byłoby otrzymanie od właściciela pojazdu odpowiedniego oświadczenia, które powinno ograniczyć ryzyko prawne menedżera flotowego związane z wykorzystywaniem przez pracowników prywatnych samochodów dla potrzeb podróży służbowych. Jedyną receptą na ograniczenie odpowiedzialności prawnej menedżera flotowego jest takie zarządzanie flotą firmy, które będzie faktycznie w pełni zgodne z przepisami prawa. W sytuacji, gdy menedżer floty spełnia w ten sposób swoje obowiązki, realnie nie grozi mu odpowiedzialność prawna czy to względem jego pracodawcy (podmiotu zlecającego zarządzanie flotą), czy to osób trzecich.
Korzystaj z doświadczeń innych
Warto też korzystać z doświadczeń, które rynek czy dana branża wypracowywała przez kilka lat. To podstawa zapewnienia bezpieczeństwa floty oraz samego fleet managera. Zakres wynikający z przepisów prawa i zwyczajów przyjętych w danym środowisku tworzy często zbiór zasad odpowiedzialności za pojazdy, jak i pracowników, którym udostępniane są auta służbowe. Brak przestrzegania tych zasad, zwłaszcza w kwestiach bezpieczeństwa i stanu technicznego pojazdu, może kosztować fleet managera pociągnięcie do odpowiedzialności karnej.
– Odpowiedzialność karna fleet managerów za pracowników korzystających z samochodów służbowych to nowe zagadnienie w polskim prawie. Źródła takich obowiązków można poszukiwać w art. 179 kodeksu karnego i w art. 96 kodeksu wykroczeń. Art. 179 przewiduje karę dla tego, kto wbrew szczególnemu obowiązkowi dopuszcza do ruchu pojazd mechaniczny w stanie bezpośrednio zagrażającym bezpieczeństwu w ruchu. O ile zatem samochody są należycie serwisowane i odpowiednio utrzymywane, ryzyko to jest ograniczone. Przepis kodeksu wykroczeń przewiduje z kolei karę grzywny w przypadku dopuszczenia do prowadzenia pojazdu osobę bez wymaganych uprawnień, dopuszczenia do jazdy pojazdu pomimo braku wymaganych dokumentów czy auta, które nie jest wyposażone w wymagane urządzenia i przyrządy – przestrzega Jakub Bartosiak, legal sssistant z LeasePlan Fleet Management.
Podstawą polityka flotowa
Wszystkie zagadnienia związane z odpowiedzialnością powinny znaleźć się w polityce flotowej firmy, która użytkownikom samochodów pozwala na skuteczne ograniczenie ryzyka związanego z naruszeniem przepisów prawa.
– Powinny znaleźć się w niej m.in. zapisy zobowiązujące użytkownika do przestrzegania obowiązujących przepisów czy określające zasady serwisowania i kontroli stanu technicznego pojazdów – dodaje Jakub Bartosik z LeasePlan Management.
Zarówno młodym, jak i doświadczonym fleet managerom, zaleca się ciągłą analizę praktyk i zdarzeń z nich wynikających w firmie, jak i w firmach konkurencyjnych. Polityka flotowa oparta na dotychczasowych doświadczeniach, czy to z konkretnej firmy, czy biorąc pod uwagę jakąś branżę, z całą pewnością będzie lepsza jakościowo i zapewni większe bezpieczeństwo wszystkim użytkownikom floty. Mając dobrze zbudowaną politykę flotową, łatwiej też będzie budować raporty, budżety roczne i okresowe sprawozdania na temat kosztów operacyjnych; zakupu lub leasingu pojazdów i urządzeń, a przede wszystkim umożliwi to lepszą kontrolę nad konserwacją, wymianą czy też utylizacją pojazdów. Niektórzy menedżerowie flot tworzą własne podręczniki lub biuletyny, które przekazują pracownikom w celu dostarczenia jak najwięcej informacji na temat polityki flotowej i zagrożeń w przypadku nieprzestrzegania zasad użytkowania floty (tworzenie ram zakresu odpowiedzialności). Jest to o tyle dobre, że każdy z pracowników ma świadomość, za co ponosi odpowiedzialność i co jest istotne, aby uniknąć przykrych zdarzeń. Jednakże należy pamiętać o tym, że taki podręcznik powinien zawierać też odnośniki do prawa, w obszarze którego zawarte są czynności wykonywane przy zarządzaniu i użytkowaniu flotą.
– W swojej pracy fleet manager powinien uwzględniać nie tylko finansowe skutki swych działań, ale również ich prawne aspekty. Po pierwsze trzeba zaznaczyć, iż w ramach powierzonych mu zadań fleet manager może zostać upoważniony nie tylko do swoistego pośrednictwa pomiędzy zarządem firmy a kontrahentami, ale także do podpisywania różnorakich umów. Jeżeli zarząd proponuje fleet managerowi takie umocowanie, powinien on sprawdzić, czy zakres czynności jest precyzyjnie i jasno sformułowany. Pozwoli to zminimalizować ryzyko podejmowania działań wykraczających poza zakres udzielonego pełnomocnictwa. Natomiast czynności podejmowane w granicach pełnomocnictwa nie będą bowiem mogły być podważane przez mocodawcę. W praktyce rozwiązanie to stosowane jest w Polsce rzadziej niż np. we Francji. Powodów takiego stanu rzeczy należy doszukiwać się w istnieniu w prawie francuskim specyficznego pełnomocnictwa, tzw. „délégation de pouvoirs”. Na jego mocy pracownik otrzymuje nie tylko prawo do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy, ale też przejmuje w określonej dziedzinie odpowiedzialność za konsekwencje podejmowanych decyzji. Kolejne zagadnienie warte poruszenia łączy się z zarządzaniem pojazdami wewnątrz danej firmy i ryzykami, jakie może ono nieść. Istotną kwestią jest zadbanie o jednoznaczne stanowisko pracodawcy co do możliwości i warunków korzystania przez pracowników z samochodów do celów prywatnych oraz przekazanie pracownikom pisemnej informacji w tym zakresie i uzyskanie od nich oświadczenia o zapoznaniu się z treścią tejże informacji (nie ma przeszkód, aby informację taką wprowadzić do regulaminu pracy).
Podobną procedurę warto zastosować w przypadku montowania w samochodach służbowych urządzeń elektronicznych umożliwiających geolokalizację pracownika (systemy GPS). Najlepiej, chociaż nie jest to wymagane bezpośrednio przepisami prawa, uzyskać w takiej sytuacji od pracownika pisemne oświadczenie o przyjęciu do wiadomości stosowania przez pracodawcę wspomnianych technik monitoringu. Należy tutaj zaznaczyć, że każdy rodzaj monitoringu może naruszać potencjalnie dobra osobiste pracownika, w tym prawo do prywatności. Gromadzone za pośrednictwem urządzeń GPS informacje winny być wykorzystywane jedynie w prawnie dozwolonych celach (dla przykładu nie można monitorować pracownika po godzinach pracy, jeśli ma on prawo do korzystania z samochodu służbowego na własne potrzeby). W przypadku, gdy pracownik nie zostanie poinformowany o stosowaniu monitoringu, a wprowadzenie tej technologii nie będzie uzasadnione szczególnymi względami (np. zapewnienie bezpieczeństwa mienia w czasie transportu), pracownik może próbować podważyć legalność działań pracodawcy i dochodzić zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych na drodze postępowania sądowego.
Odpowiedzialnym bezpośrednio za skutki takich zachowań będzie wprawdzie firma, w sposób oczywisty nie pozostanie to jednak bez wpływu na sytuację samego fleet managera. Jeżeli jednak wymogi powyższe mogą się komuś wydać uciążliwe, należy odesłać go do przepisów we Francji. Tam montaż przez pracodawcę urządzenia geolokalizującego w samochodzie wymaga obligatoryjnego poinformowania o tej okoliczności pracownika. Co więcej, dane rejestrowane przez system GPS są uważane za dane osobowe i z tego tytułu ich gromadzenie i przetwarzanie podlega zgłoszeniu do odpowiedniej instytucji (tzw. CNIL), a ich przechowywanie podlega ograniczeniom czasowym (rekomendowane są 2 miesiące).
Na zakończenie, we Francji powszechnie przyjęte jest, że sankcjonowanie wykroczeń przeciwko przepisom kodeksu drogowego należy do policji, a nie firmy... W konsekwencji, nie może ona karać pracownika za przekroczenie prędkości zarejestrowane za pomocą urządzenia GPS.
– Odpowiedzialność menedżera flotowego podlega podstawowym zasadom odpowiedzialności przewidzianym w prawie cywilnym, z uwzględnieniem wpływu regulacji prawa o ruchu drogowym na zakres jego obowiązków. W zależności od podstawy prawnej wykonywania funkcji menedżera flotowego jego odpowiedzialność będzie regulowana przepisami kodeksu cywilnego lub kodeksu pracy. Menedżer flotowy powinien pamiętać, że zakres jego obowiązków będzie z reguły określony przez przepisy wskazujące obowiązki właściciela pojazdu, odnoszące się do wymogów technicznych pojazdu oraz prawnych wymogów dopuszczenia pojazdu do ruchu – wyjaśnia Paweł Napiórkowski, prawnik R. Olszewski, J. Tokarski i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza sp. k.
Jak zaznacza Paweł Napiórkowski: – Potencjalnie największe ryzyko działalności menedżera flotowego wiąże się ze spowodowaniem obrażeń lub śmierci osób na skutek wypadku drogowego wywołanego złym stanem technicznym pojazdu.
Najważniejsze jest zatem, aby menedżer flotowy regularnie dbał o to, by pojazdy wchodzące w skład floty nie tylko regularnie przechodziły badania techniczne, ale faktycznie były całkowicie sprawne.
Beata Trochymiak
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 Nr 16, poz. 97 ze zm.)
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24, poz. 141 ze zm.)
- Ustawa z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz. U. 2005 Nr 108 poz. 908 tj.)
- Ustawa z dnia 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych, Ubezpieczeniowym Funduszu Gwarancyjnym i Polskim Biurze Ubezpieczycieli Komunikacyjnych (Dz. U. 2003 Nr 124, poz. 1152)
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia (Dz. U. 2003 Nr 32 poz. 262)
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 28 września 2005 r. w sprawie wykazu przedmiotów wyposażenia i części wymontowanych z pojazdów, których ponowne użycie zagraża bezpieczeństwu ruchu drogowego lub negatywnie wpływa na środowisko (Dz. U. 2005 Nr 201 poz. 1666) (źr. wybór R.Olszewski, J. Tokarski i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza sp. k.)
