Jak rozliczyć w ZUS nadpłaconą pensję chorego pracownika?

Wypłacając pracownikowi wynagrodzenie za pracę za pełny miesiąc, składki ubezpieczeniowe od tej wypłaty pracodawca powinien naliczyć w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za miesiąc, w którym dokonano wypłaty. Przedłożenie przez pracownika po wypłacie pensji zaświadczenia lekarskiego o chorobowej niezdolności do pracy za część tego miesiąca wywołuje jednak wątpliwości, czy korygować te rozliczenia.

Świadczenia chorobowe

Pracownik, który jest niezdolny do pracy wskutek choroby trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, ma prawo do co najmniej 80% wynagrodzenia, zwanego wynagrodzeniem chorobowym. W przypadku natomiast pracownika, który ukończył 50. rok życia, wynagrodzenie to przysługuje przez okres do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego. Wynagrodzenie chorobowe pracodawca wypłaca z własnych środków, za każdy dzień chorobowej niezdolności pracownika do pracy.

Za kolejne dni tej niezdolności w danym roku kalendarzowym (czyli odpowiednio od 34. lub 15. dnia choroby) pracownikowi przysługuje już zasiłek chorobowy z ubezpieczenia społecznego (tj. ze środków ZUS).

ZUS za chorego pracownika

Składki społeczne oraz zdrowotną nalicza się pracownikowi od wypłaconego mu (lub postawionego do jego dyspozycji) wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca. Pracodawca nalicza też od niego ewentualne składki na FP, FGŚP i FEP. Natomiast od wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za czas chorobowej niezdolności do pracy co prawda nie należy naliczać składek społecznych, ale trzeba uwzględnić kwotę takiej wypłaty w podstawie wymiaru składki zdrowotnej.


Od wypłaconego pracownikowi zasiłku chorobowego pracodawca nie nalicza żadnych składek do ZUS.

Nadpłata wynagrodzenia i składek

W przypadku gdy u pracodawcy termin wypłaty wynagrodzeń jest ustalony np. przed upływem danego miesiąca, może się zdarzyć, że pracownik za okres choroby otrzyma wynagrodzenie za pracę zamiast wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku.

Wypłacone za okres choroby wynagrodzenie za pracę traktowane jest jako nadpłata, która podlega zwrotowi. Zwrot ten powinien nastąpić na zasadach określonych w art. 87 § 7 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666). Przepis ten pozwala odliczyć z wynagrodzenia za pracę, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Jeśli więc pracownik dostarczy pracodawcy zwolnienie lekarskie obejmujące m.in. okres, za który powinien otrzymać np. wynagrodzenie chorobowe, a uzyskał już wynagrodzenie za pracę, odliczenia nadpłaconego wynagrodzenia można dokonać bez zgody pracownika, ale tylko przy najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia (na następnej liście płac, np. za kolejny miesiąc).

Rozliczenie w raportach ZUS

W raportach ZUS sporządzonych za dany miesiąc pracodawca uwzględnia należne składki od wszystkich oskładkowanych wypłat, dokonanych pracownikowi lub postawionych do jego dyspozycji od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego raporty te dotyczą. Przedłożenie przez pracownika zaświadczenia lekarskiego o chorobowej niezdolności do pracy za część tego miesiąca nie ma wpływu na to rozliczenie.

Jeśli więc pracownik dostarczy zwolnienie lekarskie już po wypłacie wynagrodzenia i rozliczeniu składek, a będzie ono obejmowało dni, za które otrzymał wynagrodzenie za pracę, zamiast wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego, pracodawca nie musi sporządzać korekty dokumentów rozliczeniowych przekazanych już do ZUS. W takim przypadku w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za następny miesiąc (czyli na bieżąco) pracodawca rozliczy składki ubezpieczeniowe od wynagrodzenia za pracę uzyskanego przez pracownika w następnym miesiącu, pomniejszonego o nadpłatę wynagrodzenia za poprzedni miesiąc. Z kolei przysługujące pracownikowi wynagrodzenie chorobowe (lub zasiłek chorobowy) za poprzedni miesiąc pracodawca powinien wypłacić mu w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzeń.

Wypłacając wynagrodzenie chorobowe pracodawca musi pamiętać, aby naliczyć składkę zdrowotną od tej wypłaty.

Jednak w przypadku długotrwałej choroby (np. związanej z ciążą) konieczna będzie korekta listy płac oraz raportów ZUS za miesiąc, w którym wynagrodzenie zostało nadpłacone.

Przykład

Spółka z o.o. zatrudnia pracownika na pełny etat ze stałym miesięcznym wynagrodzeniem w kwocie 4.100 zł. Pracodawca wypłacił mu w październiku 2016 r. wynagrodzenie przysługujące za cały październik br. Składki od tej wypłaty naliczył w październikowym raporcie ZUS RCA sporządzonym za pracownika. Po wypłacie tej pensji pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie obejmujące okres od 28 do 31 października br. Za okres choroby przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe. Za przepracowaną część października br. pracownik powinien więc był otrzymać wynagrodzenie w kwocie 3.553,32 zł. Nadpłatę wynagrodzenia w kwocie 546,68 zł (tj. 4.100 zł - 3.553,32 zł) pracodawca odliczy pracownikowi od wynagrodzenia za pracę, które otrzyma on w listopadzie br. w kwocie 4.100. Po odliczeniu nadpłaty wyniesie ono 3.553,32 zł (tj. 4.100 zł - 546,68 zł). Wraz z wynagrodzeniem za pracę pracownik w listopadzie br. otrzyma też wynagrodzenie chorobowe za 4 dni października w kwocie 377,36 zł, od którego pracodawca naliczy składkę zdrowotną. Sporządzając dokumenty rozliczeniowe za listopad 2016 r. pracodawca wykaże pracownika w raportach:

  • ZUS RCA z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia społeczne od kwoty 3.553,32 zł oraz składką na ubezpieczenie zdrowotne ustaloną od kwoty 3.443,52 zł, tj. (3.553,32 zł - 487,16 zł) + 377,36 zł, gdzie kwotę 487,16 zł stanowią składki społeczne finansowane ze środków pracownika;
  • ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy - 331, okresem 28.10.2016-31.10.2016 oraz kwotą wynagrodzenia chorobowego - 377,36 zł.


autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 90 (1340) z dnia 2016-11-10

Świadczenia chorobowe dla pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Źródło:

Newsletter Bankier.pl

Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
0 0 ~StanRS

Nie korygować, tylko w następnym miesiącu potrącić pracownikowi dwa razy tyle. Bo to jest kapitalizm, a państwu nic do tego.

! Odpowiedz

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Termin zapłaty miesięcznej kwoty podatku od nieruchomości przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej.

    Termin zapłaty raty podatku leśnego przez osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej.

    Termin płatności składek oraz złożenia deklaracji przez pracodawców zatrudniających pracowników.

  • Termin zapłaty zaliczki na podatek dochodowy przez osoby prawne.

    Zapłata zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów ewidencjonowanych.

  • Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

    Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Zapisz się na bezpłatny newsletter Bankier.pl