W jaki sposób zapoznać pracownika z zakresem jego obowiązków

W jaki sposób zapoznać pracownika z zakresem jego obowiązków?

Istotą zatrudnienia pracownika jest obowiązek wykonywania pracy, która została określona w umowie o pracę lub związana jest ze stanowiskiem, na którym pracownik jest zatrudniony. Zazwyczaj jednak w samej umowie o pracę określony jest ogólnie rodzaj pracy lub stanowisko pracy bez konkretnego wskazywania jakie czynności będą należały do obowiązków pracownika w ramach zatrudnienia. Ogranicza się to do określenia np. "pracownik zatrudniony na stanowisku sprzedawcy" lub poprzez wskazanie rodzaju pracy np. "korekta tekstów", "sprzedaż komputerów". Z takich określeń nie wynika jeszcze jakie obowiązki należą do pracownika.

Pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (art. 94 pkt 1 K.p.). Oznacza to, że na początku zatrudnienia pracodawca musi dokładnie określić zadania, jakie w ramach nawiązanego stosunku pracy będzie wykonywał pracownik i zaznajomić z nimi pracownika.

Rzetelne poinformowanie pracownika jest istotne w sytuacjach, gdy pracodawca nakłada karę porządkową lub wypowiada umowę o pracę z powodu niewłaściwego wykonywania obowiązków. Wówczas pracownik nie może bronić się twierdząc, że nie znał dokładnie swoich obowiązków i wymagań pracodawcy. Kryterium oceny pracownika nie mogą bowiem stanowić oczekiwania pracodawcy, o których pracownik nie wie, zawierając umowę o pracę i o których pracodawca nie informuje go w czasie trwania stosunku pracy (wyrok SN z dnia 10 listopada 1998 r., sygn. akt I PKN 428/98).

Obowiązek zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz ze sposobem wykonywania pracy na określonych stanowiskach może być realizowany w formie informacji ustnej albo pisemnego zakresu czynności/obowiązków (wyrok SN z dnia 7 stycznia 1998 r., sygn. akt I PKN 457/97). Należy zaznaczyć, że forma pisemna jest wskazana ze względów dowodowych i służy wykazaniu przez pracodawcę, że spełnił ciążący na nim obowiązek. Jest ona także korzystna z punktu widzenia pracownika bowiem ma on dokument w sposób wyraźny i wyczerpujący określający obiektywny zakres jego obowiązków.

Pismo określające zakres obowiązków pracownika

Jeżeli pracodawca zdecyduje o zapoznaniu pracownika z zakresem jego obowiązków w formie pisemnej, może zakres czynności określić bezpośrednio w umowie (przepisy prawa tego nie zabraniają) i wtedy jest to jedno z postanowień umowy o pracę albo w odrębnym piśmie nazywanym "Zakres czynności pracownika" bądź "Zakres obowiązków pracownika".

"Zakres czynności pracownika" może stanowić załącznik do umowy o pracę, bądź też może być doręczony pracownikowi w późniejszym terminie. Istotne jest w tej sytuacji, aby o zakresie obowiązków poinformować pracownika (w formie ustnej lub pisemnej). Jedynym warunkiem jest dopełnienie tego obowiązku na początku zatrudnienia, tak aby pracownik przystępujący do pracy był poinformowany o zakresie czynności i sposobie ich wykonywania.

Jeżeli zakres czynności został sporządzony w formie pisemnej to istnieje obowiązek umieszczenia tego dokumentu w aktach osobowych pracownika.

Ważne jest, aby ustalony przez pracodawcę zakres czynności był zgodny z umową o pracę, a dokładniej z rodzajem umowy o pracę w niej określonym (lub wskazanym w umowie stanowiskiem pracy, na którym został zatrudniony pracownik). Zakres obowiązków pracownika ma stanowić konkretyzację rodzaju pracy lub konkretyzować obowiązki związane z określonym stanowiskiem pracy. Zakres czynności nie może zatem prowadzić do poszerzenia umówionego rodzaju pracy.

Przykład

Anna B. zatrudniona jest na stanowisku asystenta prezesa zarządu. Zgodnie z tym do zakresu jej obowiązków mogą należeć czynności związane z tym stanowiskiem np. odbieranie telefonów w sekretariacie, sporządzanie pism na polecenie prezesa, protokołowanie podczas spotkań zarządu, organizowanie dnia pracy i spotkań prezesa. itp. Nie można wskazać w zakresie obowiązków np. prowadzenia księgowości firmy, czy prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Zakres czynności pracownika to nic innego jak wykaz obowiązków indywidualnego pracownika. Na przykład, dla stanowiska pracy sprzedawcy, zatrudnionego w salonie sprzedaży samochodów osobowych będą to czynności:

1) sprzedaż samochodów określonej marki,

2) informowanie klientów o parametrach technicznych auta,

3) uczestniczenie w jazdach próbnych wraz z klientem,

4) informowanie o warunkach uzyskania kredytu na zakup auta,

5) wystawianie faktur i dokumentów sprzedaży,

6) przeprowadzanie comiesięcznego remanentu.

W wykazie czynności może znaleźć się postanowienie: "inne czynności niż wymienione w wykazie", "wykonywanie innych zadań służbowych zleconych przez przełożonych".

Należy zaznaczyć, że tego rodzaju "inne" polecenia pracownik ma obowiązek wykonywać, jeżeli zostały wydane przez właściwego przełożonego lub upoważnionego pracownika, zgodnie z jego kompetencjami oraz zgodnie z obowiązującym prawem (np. niezgodny będzie obowiązek ujawnienia danych objętych tajemnicą). Oczywiście muszą też odpowiadać rodzajowi pracy określonemu w umowie o pracę.

Pracodawca ma obowiązek informowania pracownika o zmianie w zakresie jego obowiązków i sposobie ich wykonywania także w czasie trwania stosunku pracy. Taka jednostronna zmiana zakresu czynności pracownika nie stanowi zmiany treści umowy o pracę, jeżeli nie wykracza poza ustalony w umowie rodzaj pracy, nie wymaga więc wprowadzenia w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

W podanym wyżej przykładzie sprzedawcy samochodów dopuszczalna jest jednostronna zmiana zakresu obowiązków w ten sposób, że pracodawca wskaże, iż np. od dnia 10 listopada do obowiązków na stanowisku sprzedawcy nie należy uczestniczenie w jazdach próbnych natomiast do obowiązków należy składanie zamówień u producenta na części zamienne.

Natomiast w przypadku zmiany wymagającej porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego, pracodawca powinien ustalić nowy zakres czynności.

Przykład

Jeżeli pracownik zatrudniony na stanowisku sprzedawcy w drodze porozumienia zmieniającego został zatrudniony na stanowisku kierownika sklepu, pracodawca musi zapoznać go z nowym zakresem obowiązków, odpowiednim dla kierownika sklepu.

Pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem swoje oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem czynności oraz zobowiązuje się do jego wykonywania. Odmowa przyjęcia i podpisania zakresu czynności ustalonego zgodnie z umową o pracę może stanowić uzasadnioną przyczynę jej wypowiedzenia, gdyż odmowa podpisu jest traktowana jako odmowa wykonania obowiązków (wyrok SN z dnia 3 kwietnia 1997 r., sygn. akt I PKN 77/97). Oznacza to, że jeśli pracownik nie podpisze zakresu obowiązków, pracodawca ma prawo zwolnić go z tego powodu z pracy. Pracodawca nie musi tego robić jeżeli pomimo odmowy przyjęcia i podpisania "zakresu obowiązków" pracownik będzie je wykonywał zgodnie z ich wykazem.

Podstawa prawna:

• art. 94 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),

• § 6 ust. 2 pkt 2 lit. a) rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Gazeta Podatkowa nr 59/(59) z dn. 2004-08-02, strona 7

Ewa Wronikowska

Źródło: