Wrzesień i październik to miesiące, kiedy zwierana jest spora liczba umów najmu. Na co zwrócić uwagę, wynajmując mieszkanie? Jak prawidłowo zawrzeć umowę? Jaką powinna mieć formę i na co zwrócić uwagę?– wyjaśniamy.
Wynajem mieszkania to jedno z najbardziej opłacalnych źródeł przychodów. Osoby wynajmujące mieszkania mogą zawrzeć umowę w formie zwykłej. Mogą też skorzystać z szerszej ochrony, jaką zapewnia najem okazjonalny, który trzeba w terminie 14 dni zgłosić do urzędu skarbowego. W poniższym artykule tłumaczymy, co powinna zawierać umowa najmu i na co zwrócić uwagę podpisując taki dokument, będąc wynajmującym i najemcą.
Co powinna zawierać umowa najmu?
Umowa najmu powinna być czytelna i kompletna - im więcej istotnych elementów zostanie napisanych wprost, tym mniej problemów później. Kluczowe elementy to:
- • dane stron (imię i nazwisko, PESEL lub NIP, adres zamieszkania, pełnomocnictwo jeśli dotyczy);
- • dokładny opis przedmiotu najmu (adres, numer lokalu, powierzchnia, stan techniczny);
- • wyposażenie i załączony protokół zdawczo-odbiorczy;
- • czas trwania umowy; wysokość i termin płatności czynszu; sposób i termin płatności (przelew, konto);
- • zasady rozliczania mediów i opłat eksploatacyjnych;
- • wysokość i zasady użycia kaucji; termin jej zwrotu;
- • zasady podnajmu, korzystania z pomieszczeń przynależnych, dostępu wynajmującego do lokalu;
- • warunki wypowiedzenia i ewentualne kary umowne.
Umowa w formie elektronicznej - kiedy zachowasz „formę pisemną”?
Jeżeli umowa ma obowiązywać na okres dłuższy niż rok, z prawnego punktu widzenia powinna być zawarta na piśmie; w przeciwnym razie domniemywa się, że umowa jest na czas nieokreślony.
Zawierając umowę online warto pamiętać: aby zachować równoważność z formą pisemną (np. dla umowy powyżej 1 roku), najlepiej podpisać dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym - podpis kwalifikowany daje efekt równy podpisowi własnoręcznemu i pozwala udowodnić zachowanie formy pisemnej. Dla krótszych umów (np. do roku) dopuszczalne są też inne formy podpisu elektronicznego, ale przy dłuższych umowach warto je podpisać podpisem kwalifikowanym kiedy zawieramy umowę w formie elektronicznej.
Okres trwania umowy najmu - co wybrać i jakie są skutki prawne?
Umowa najmu może być zawarta na czas:
- określony wówczas daje obu stronom przewidywalność; dzięki temu, że określa konkretną datę rozpoczęcia i zakończenia najmu.
- nieokreślony, taka umowa jest elastyczna, ale obowiązują przepisy o wypowiedzeniu
Jeżeli umowa ma trwać dłużej niż rok, wymaga zachowania formy pisemnej, inaczej traktuje się ją jak umowę na czas nieokreślony.
Umowa najmu a opłaty za media - dlaczego to ważne?
Żeby uniknąć sporów i ryzyka podatkowego, w umowie:
- określ, kto płaci za jakie media (najemca bezpośrednio dostawcy, czy wynajmujący rozlicza z najemcą);
- • opisz sposób rozliczeń (zaliczki, odczyty liczników, rozliczenie roczne);
- • zapisz konsekwencje za zaległości w opłatach za media.
Dobrą praktyką jest dołączenie załącznika z przykładowymi miesięcznymi rozliczeniami i instrukcją odczytu liczników.
Umowa najmu a urząd skarbowy i podatek dochodowy
Od 2023 r. jedyną formą opodatkowania przychodów z najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Przychodem jest co do zasady umówiony czynsz, jaki płaci najemca (dzierżawca) z tytułu najmu. Najczęściej są to pieniądze, ale zapłata może nastąpić również w naturze.
Uwaga: Przychodem z najmu nie są ponoszone przez najemcę wydatki (opłaty) związane
z przedmiotem najmu (np. opłaty związane z lokalem takie jak: czynsz uiszczany w spółdzielni lub wspólnocie mieszkaniowej, abonament za istniejące w tym lokalu media oraz inne opłaty ustalane ryczałtowo, jak również opłaty za rozmowy telefoniczne przeprowadzane z aparatu zainstalowanego w wynajmowanym lokalu, wodę, energię elektryczną oraz gaz, które nie są ustalane w sposób ryczałtowy), gdy z umowy wynika, że najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia.
Dla podatnika VAT uzyskującego przychody z najmu przychodem jest kwota otrzymanego czynszu po pomniejszeniu o należny VAT.
Najem okazjonalny a formalności w urzędzie skarbowym - PIT.pl
Jak zabezpieczyć swoje interesy - rodzaje zabezpieczeń i ich funkcja?
Podpisując umowę najmu warto zwrócić uwagę na jej zabezpieczenia. Najpopularniejsze z nich to:
- Kaucja - która może zabezpieczać roszczenia z tytułu najmu; maksymalna wysokość i zasady zwrotu regulowane są przepisami (m.in. możliwość waloryzacji i termin zwrotu). Upewnij się, że w umowie podany jest sposób przechowywania i termin zwrotu kaucji.
- Protokół zdawczo-odbiorczy - sporządź spis zużycia i stan wyposażenia przy przekazaniu lokalu; podpisz obie strony i dołącz do umowy. Warto zabezpieczyć się zdjęciami.
- Gwarancje dodatkowe - poręczenie osoby trzeciej, weksel in blanco, rachunek powierniczy (dla najmu biznesowego).
- Ubezpieczenie - właściciel i najemca powinni rozważyć OC najemcy i ubezpieczenie mienia. Taka polisa może ochronić zarówno najemcę jak i wynajmującego.
Wypowiedzenie umowy najmu - terminy i sytuacje nagłe
Do najmu lokalu mieszkalnego stosuje się szczególne przepisy. Jeśli najem jest na czas nieoznaczony i czynsz jest płatny miesięcznie, to ustawowy termin wypowiedzenia wynosi trzy miesiące na koniec miesiąca kalendarzowego (przepis szczególny dotyczący najmu lokalu).
Wynajmujący może natomiast wypowiedzieć umowę bez zachowania terminów w szczególnych przypadkach (np. najemca dopuszcza się rażącego naruszenia obowiązków lub zalega z czynszem za określoną liczbę okresów) - takie wyjątki opisują odpowiednie artykuły Kodeksu cywilnego.
Jak sporządzić wypowiedzenie umowy najmu?
Wypowiedzenie umowy najmu warto sporządzić na piśmie, w jego treści należy oznaczyć datę, dane stron, adres lokalu, podstawę prawną wypowiedzenia, wskazanie terminu zakończenia stosunku najmu, podpis. Wypowiedzenie najlepiej złożyć osobiście i zachować potwierdzenie odbioru lub wysłać listem poleconym.
Podpisując umowę najmu warto upewnić się, że jej zapisy umowy nie łamią przepisów bezwzględnie obowiązujących (np. ustaw o ochronie lokatorów czy zapisów dotyczących najmu z kodeksu cywilnego). W umowie najmu nie powinny się znaleźć dane wrażliwe. Warto zadbać o klauzule dotyczące zwierząt, podnajmu czy remontów.
