Jak udowodnić zapłatę dokonaną gotówką

Wraz z początkiem stycznia 2013 roku weszły w życie przepisy dotyczące tzw. korekty kosztów na gruncie podatku dochodowego. Zgodnie z regulacjami prawnymi zawartymi w art. 24d ust. 1 oraz ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że podatnik jest zobligowany do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o kwoty wynikające z faktur, rachunków, umów i innych dokumentów, gdy zobowiązanie to nie zostało uregulowane w ciągu 30 dni od terminu płatności, wskazanego na dokumencie.

Źródło: SXC

W sytuacji gdy termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, zmniejszenia kosztów dokonuje się z upływem 90 dni od daty zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodów, o ile nie została ona uregulowana w tym terminie.

W związku z powyższym przepisem wśród przedsiębiorców pojawiło się wiele wątpliwości co do sposobu dokumentowania dokonania płatności swoich zobowiązań. W sytuacji gdy wierzytelność zostanie uregulowana przelewem lub za pomocą karty płatniczej, oczywistym jest, że wystarczającym dowodem płatności w tej kwestii będzie wyciąg bankowy. Podatnik chcąc zachować porządek w swojej dokumentacji może każdą z faktur lub innych dokumentów opłaconych w ten sposób opisać, np. “Zapłacono przelewem dnia …” + podpis. Przedsiębiorca może również prowadzić oddzielną, dodatkową ewidencję płatności zobowiązań, w której będzie ujmował informacje o ich uiszczeniu.

A co w sytuacji gdy faktura została uregulowana gotówką? Odpowiedź na to pytanie sprawia podatnikom wiele problemów.

» Jak uzyskać szybszy zwrot podatku VAT?

Zgodnie z art. 462 par. 1 Kodeksu cywilnego dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania. Gdy wierzyciel nie chce go wydać, wówczas dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia albo złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego.

Czy potwierdzenie płatności na fakturze jest wystarczające? Tak, ale jedynie w sytuacji gdy na dokumencie zakupu znajduje się fraza “Zapłacono” wraz określeniem wartości, lub “Do zapłaty: 0 zł”. Co ważne, samo wskazanie gotówki jako sposobu zapłaty, nie jest jednoznaczne z jej uregulowaniem. W praktyce gospodarczej, niektóre firmy stosują pieczątki “Zapłacono gotówką”, które są przybijane na dokumencie w momencie jego opłacenia. Rozwiązanie takie również jest prawidłowe. Ponadto respektowane są również odręczne adnotacje np. “Zapłatę otrzymano”.

Jakie elementy powinno zawierać pokwitowanie wystawione przez wierzyciela? Niestety przepisy Kodeksu cywilnego nie określają jakie dane powinny znaleźć się na takim dokumencie. Mimo to oczywistym wydają się być:

• nazwa dłużnika lub jego imię i nazwisko,
• kwota uregulowanego zobowiązania,
• tytuł zobowiązania,
• podpisy.

Na co dzień wielu przedsiębiorców, zamiast sporządzania pokwitowań korzysta z gotowych druczków dokumentów kasowych, jak np. KP-kasa przyjmie, który również może zostać wystawiony w związku z dokonaniem płatności.

Posiadanie dowodu zapłaty jest istotne nie tylko ze względu na tzw. korektę kosztów, ale również w sytuacji dochodzenia swoich roszczeń na drodze sądowej. Z punktu widzenia art. 6 Kodeksu cywilnego ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Przykładem takiej sytuacji może być uregulowanie przez firmę należności za towar, którego w rzeczywistości dostawca nigdy nie dostarczył.

Andrzej Lazarowicz
specjalista d/s prawa podatkowego wfirma.pl