Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem może w niedługim czasie stać się faktem. Po konsultacjach społecznych, które potrwają do 7 grudnia, ustawa o zmianie ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją w krótkim czasie zostanie skierowana do Sejmu, aby zacząć obowiązywać od przyszłego roku.
Zmiany, które mają wejść w życie od stycznia 2017 roku, zakładają między innymi możliwość wypowiedzenia umowy o pracę za pomocą poczty elektronicznej. Sam pomysł budzi jednak wiele wątpliwości.
Ile zaoszczędzą pracodawcy?
Pomysł Ministerstwa Rozwoju zakłada wprowadzenie zmian między innymi w Kodeksie pracy. Sam projekt ma za zadanie ułatwić pracodawcom prowadzenie dokumentacji pracowniczej. W uzasadnieniu można przeczytać, że wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalnorentowych miałby dysponować ZUS, co umożliwi skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Wspomniana dekada byłaby zabezpieczeniem dowodowym w przypadku sporu na linii pracownik-pracodawca w sądzie pracy.
Zmiany zaproponowane przez Ministerstwo Rozwoju mają ograniczyć koszty po stronie pracodawców w związku z długotrwałym przechowywaniem akt osobowych w formie papierowej. Szacuje się, że łączne roczne koszty administracyjne w gospodarce z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą 130 mln złotych.
|
Okres obowiązkowego przechowywania dokumentów (lata) |
||
|---|---|---|
|
Państwo |
Dokumentacja płacowa |
Dokumentacja osobowa |
|
Polska |
50 |
50 |
|
Wielka Brytania |
6 |
6 |
|
Niemcy |
10 |
6 |
|
Francja |
5 |
5 |
|
Włochy |
5 |
10 |
|
Holandia |
7 |
7 |
|
Szwajcaria |
10 |
10 |
|
Irlandia |
6 |
7 |
|
Węgry |
5 |
5 |
|
USA |
4 |
3 |
|
Kanada |
3 |
3 |
|
Australia |
7 |
7 |
|
Singapur |
2 |
2 |
| Źródło: www.mr.gov.pl | ||
Warto nadmienić, że takie prowadzenie akt osobowych będzie wymagało od pracodawców posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, a w przypadku oświadczenia woli obu stron – również złożenia go przez pracownika.
Zwolnienia elektroniczne
Z punktu widzenia zarówno pracownika, jak i pracodawcy ważna staje się możliwość wypowiedzenia umowy w formie elektronicznej. O zmianach w tym zakresie mówi artykuł 1 punkt 4. Ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. W projekcie można przeczytać o zmianach w kodeksie pracy, szczególnie ważna będzie modyfikacja art. 30 Kodeksu pracy, który otrzyma następujące brzmienie:
„3. Oświadczenie z każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić w formie pisemnej albo elektronicznej.”
Jednak aby wypowiedzenie zostało uznane za skuteczne, strona musi zapoznać się z jego treścią – mówi o tym art. 61 Kodeksu cywilnego, który jest stosowany na mocy artykułu 300 Kodeksu pracy.
Art. 61 Kodeksu cywilnego
Art. 61. § 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.
§ 2. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.
W przypadku, gdy pracodawca wybierze formę elektroniczną, trudno będzie mu ocenić, czy pracownik przeczytał jego treść. Technologia pozwala jedynie potwierdzić otwarcie wiadomości przez adresata, które może nastąpić np. przez osobę trzecią. Z drugiej strony – informacja o wypowiedzeniu umowy może skutkować nadużyciami ze strony pracownika – po zapoznaniu się z informacją będzie mógł starać się o zwolnienie lekarskie, aby przedłużyć czas wypłacenia wynagrodzenia.
Projekt Ministerstwa Rozwoju zakłada dowolność w zakresie wypowiedzenia umowy o pracę. Dlatego też to pracodawca będzie mógł zadecydować, czy taka forma będzie dla niego i podwładnych odpowiednia.
