Audyt zewnętrzny obejmuje badanie prawidłowości realizacji projektu. Sprawdzeniu podlegają w szczególności faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków projektu oraz księgi rachunkowe w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją projektu. Weryfikacji podlegają również sprawozdania przedkładane instytucji wdrażającej. Audytorzy badają czy przedstawione w nich informacje mają odzwierciedlenie w rzeczywistości oraz czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu.
Sprawdza się, czy działania, których dotyczą poniesione wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane, czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie oraz czy są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi.
Audyt zewnętrzny ma prowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych liczbowych i opisowych, zawartych w przedstawionych przez beneficjenta dokumentach. W okresie programowania 2004 – 2006 audyt był wymagany, gdy wartość projektu przekraczała 750 tys. zł w przypadku II Priorytetu ZPORR bądź 700 tys. zł w przypadku SPO RZL oraz gdy wartość kilku realizowanych projektów o niższej wartości przekraczała milion złotych.
Odwrót od audytu
W Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki zmieniło się podejście do audytu projektów. Instytucje pośredniczące znacznie ograniczyły obowiązek ich przeprowadzania. Charakterystyczne, że w priorytetach centralnych wymaga się przeprowadzenia audytu - w zależności od priorytetu - albo we wszystkich projektach, np. działanie 2.1, bądź w projektach powyżej określonej wartości, np. 5 mln złotych w działaniu 5.2. Instytucją, która jest przekonana o pozytywach audytu jest Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości.
Dla projektów w ramach II Priorytetu PO KL wprowadziła ona obowiązek przeprowadzenia audytu. W efekcie wszystkie ponadregionalne projekty szkoleń, doradztwa i studiów podyplomowych będą musiały być audytowane. W priorytetach regionalnych PO KL audyt z reguły nie jest wymagany. Wprost nie zakazuje się oczywiście jego przeprowadzenia, jednak uznając wydatek z tego tytułu za niekwalifikowany w praktyce następuje jego likwidacja.
Z pewnością niewielu beneficjentów w takiej sytuacji zechce sfinansować badanie projektu ze środków własnych, gdyż jego koszt jest stosunkowo wysoki. Za znamienne należy uznać tutaj stanowisko kujawsko-pomorskiego Urzędu Marszałkowskiego, który na swoich stronach internetowych wręcz nie zaleca audytu projektu. Niechęć części instytucji pośredniczących wobec audytu wynika z doświadczeń z okresu programowania 2004-2006. Część raportów z audytów przedstawiało niską jakość merytoryczną. Często audyty przeprowadzane były przez osoby, które nie były do tego przygotowane.
Badanie projektów EFS ma bowiem specyficzny charakter. Wymaga znajomości przepisów dotyczących między innymi rachunkowości, zamówień publicznych, wdrażania funduszy strukturalnych, zasad realizacji projektów oraz szeregu wytycznych. Firmy audytorskie, podobnie jak wszyscy inni uczestnicy systemu wdrażania funduszy strukturalnych, musiały zdobyć doświadczenie. Podobnie, jak ma to miejsce na każdym kształtującym się rynku musiała też nastąpić rynkowa selekcja podmiotów nieprofesjonalnie wykonujących badania.
Zastrzeżenia niektórych instytucji wdrażających budził obiektywizm audytorów. Pojawiły się zarzuty, że przyjmują oni optykę beneficjentów. Należy jednak podkreślić, że audyt nie jest kontrolą, natomiast służyć ma poprawie i usprawnieniu realizacji projektów. Wskazania audytorów mają nie tylko potwierdzić osiągnięcie celów i rezultatów projektu, ale również pomóc w efektywniejszym działaniu podmiotu.
Ograniczenia audytu
Zgodnie z zapisami umów audyt powinien odbywać się po wydatkowaniu co najmniej połowy przewidzianych do wydania środków. Bardzo często zdarzało się jednak, że w związku z długotrwałą procedurą weryfikacji wniosków o płatność wypłata transz kumulowała się na końcu realizacji projektu. Audyt miał wobec tego miejsce w chwili zamykania projektów - zatem istotna funkcja audytu, jaką jest wskazanie uchybień, celem usprawnienia działań, straciła rację bytu.
Co należałoby zatem uczynić, aby audyty były bardziej efektywne? Powinno się: pozwolić na ich przeprowadzenie na wcześniejszym etapie, tak aby uwagi audytorów mogły być podstawą do poprawy działań w projekcie; sprecyzować wymagania wobec podmiotów przeprowadzających audyty oraz zwiększyć ich odpowiedzialność; usprawnić procedurę weryfikacji wydatków i przekazywania transz dotacji.
Jak zatem weryfikowana będzie prawidłowość realizacji projektów w ramach PO KL? Instytucje pośredniczące, np. Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu stwierdzają, że same są w stanie spełnić to zadanie. Zmiany w procedurze weryfikacji wniosków o płatność mogą jednak spowodować trudności w tym zakresie. Z założenia służyć one mają uproszczeniu procesu wdrażania. Do kluczowych zmian należą:
● rezygnacja z obowiązku załączania do wniosku o płatność faktur, rachunków i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków,
● wydatki zatwierdzane będą na podstawie zestawienia dowodów księgowych, zapisów w księgach rachunkowych oraz wyciągów bankowych,
● intensyfikacji ma ulec kontrolowanie beneficjentów na miejscu.
Kontrole mają być bardziej szczegółowe niż dotychczas i dotyczyć całości dokumentów. W praktyce może to oznaczać ponowną weryfikację zatwierdzonych wniosków o płatność. Przyjęte rozwiązanie ma swoje zalety. Przede wszystkim znacznie ogranicza pracochłonność przygotowywania wniosków o płatność, w szczególności kopiowania setek stron dokumentacji.
W okresie programowania 2004-2006 było to powodem przeciągających się często przez wiele miesięcy weryfikacji wniosków o płatność. Zmuszało to nie tylko beneficjentów, ale i instytucje wdrażające do angażowania znacznych zasobów kadrowych celem przygotowania i weryfikowania dokumentów. Wynikające z tego tytułu zatory płatnicze były przyczyną wielu trudności w realizacji projektów.
Jak zapobiec błędom w projektach?
Rezygnacja z bieżącej weryfikacji przez instytucję wdrażającą dokumentów księgowych sprzyjać może jednak zwiększeniu się liczby nieprawidłowości w wykorzystaniu środków publicznych z EFS i budżetu państwa. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób przebiegać będą kontrole instytucji wdrażających na miejscu. Zmiana sposobu kontrolowania może spowodować, że część uchybień będzie powielana, gdyż nie będzie podmiotu, który zwróci na nie uwagę.
Nie można również przemilczeć faktu, ze instytucje wdrażające borykają się z problemem znacznej rotacji kadr. W związku z nowym okresem programowania przyjęto w całym kraju wielu nowych pracowników. Może to spowodować problemy z zapewnieniem właściwej kontroli projektów. W ramach Europejskiego Funduszu Społecznego wydatkowane są środki publiczne i dlatego istotne jest, aby były one poddane właściwej kontroli.
Realizują tę kontrolę organy odpowiedzialne za wdrażanie PO KL. Audyt był i jest jednak dla wielu firm okazją do uzyskania informacji na temat uchybień. Mogę one okazać się istotne, tym bardziej że przekazuje je podmiot niezależny. Instytucje wdrażające czasami się mylą, a ich błędne wskazówki stwarzają niejednokrotnie problemy beneficjentom. Efektem ubocznym ograniczenia audytowania projektów będzie również ograniczenie weryfikacji poprawności działania instytucji wdrażających, a więc tym samym pogorszenie sytuacji beneficjentów.
Agencje i urzędy odpowiedzialne za działania centralne mają tego świadomość. Dobrze byłoby również, aby na poziomie regionalnym umożliwić dodatkową niezależną weryfikację prawidłowości projektów. Czy byłby to audyt, czy też inna forma zależy od poszczególnych wojewódzkich instytucji pośredniczących. Kwestia warta jest ponownego rozważenia.
Remigiusz Nowicki
konsultant w Departamencie Doradztwa Europejskiego firmy PWB
|
Jak zabezpieczyć się przed błędami? Beneficjenci powinni przede wszystkim: ● dokładnie zapoznać się z zapisami umowy, dokumentów i wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego i instytucji wdrażającej dotyczącymi realizowanego projektu ● na bieżąco sprawdzać strony internetowe instytucji wdrażających ● w przypadku wątpliwości kierować pisma do instytucji wdrażających, z prośbą o pisemne wyjaśnienie bądź wskazanie prawidłowego sposobu postępowania ● zastanowić się nad wynajęciem doświadczonej i specjalizującej się w rozliczaniu środków EFS firmy ● nieustanny monitoring wszystkich działań projektu, powiązany z weryfikacją zgodności z umową, wnioskiem o dofinansowanie i wytycznymi |
Źródło:
