Czy potwierdzenie salda w trybie przepisów o rachunkowości odniesie ten skutek, że przerwie bieg terminu przedawnienia należności? To istotne z praktycznego punktu widzenia zagadnienie budzi szereg kontrowersji. Tymczasem ze względu na krótkie terminy przedawnienia w obrocie gospodarczym od odpowiedzi na to pytanie często zależy czy uda się odzyskać pieniądze od dłużnika.
Potwierdzenie salda
Przepisy ustawy o rachunkowości (art. 26) wymagają od jednostek przeprowadzenia na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzacji rozrachunków. W przypadku inwentaryzacji należności dokonuje się jej, co do zasady, drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Wierzyciel wysyła zatem do dłużnika pismo zawierające wyciąg z konta rozrachunkowego z wykazem niezapłaconych należności, w którym prosi o potwierdzenie ich stanu. Potwierdzenie odbywa się poprzez odesłanie podpisanej przez kontrahenta kopii pisma ze stosowną adnotacją.
Przedawnienie należności
Jeśli kontrahent nie płaci i upłynie zbyt długi okres, roszczenie może się przedawnić. Oznacza to, że w przypadku skierowania sprawy o zapłatę na drogę sądową dłużnik będzie mógł podnieść zarzut przedawnienia i tym samym wygra sprawę. Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach (art. 118 Kodeksu cywilnego). Często następuje to jeszcze szybciej - np. po dwóch latach przedawniają się roszczenia z umowy o dzieło, a także roszczenia z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy.
Możliwość przerwania przedawnienia
Zasadą jest, że termin przedawnienia zaczyna biec od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (z reguły - od dnia, w którym zgodnie z umową zapłata miała nastąpić). Istnieje jednak możliwość przerwania biegu terminu przedawnienia. Efekt jest taki, że po każdym przerwaniu przedawnienie zaczyna biec na nowo, od początku.
Przerwanie biegu przedawnienia przerywają dwie grupy czynności (art. 123 § 1 K.c.).
Do pierwszej grupy zalicza się każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia. Chodzi tu przede wszystkim o wytoczenie powództwa przed sądem, złożenie wniosku egzekucyjnego do komornika, zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym.
Do drugiej grupy czynności wywołujących ten sam efekt - przerwanie biegu przedawnienia, zalicza się uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje. Uważa się, że takie uznanie może być wyraźne albo dorozumiane. Czy jednak potwierdzenie salda w trybie przepisów o rachunkowości jest uznaniem roszczenia przez dłużnika i spowoduje przerwanie przedawnienia?
Zależy, kto podpisał
Potwierdzenie salda może wywołać skutek w postaci przerwania terminu przedawnienia należności. Może, ale nie musi - zależy to bowiem od tego, kto się pod nim podpisał.
Dlaczego kwestia podpisu jest taka ważna? W orzecznictwie sądowym dominuje bowiem stanowisko, że uznanie roszczenia powinno być dokonane przez osobę upoważnioną do reprezentowania dłużnika "na zewnątrz", a więc do składania w jego imieniu oświadczeń woli. W tym miejscu podkreślmy, że jest to stanowisko kontrowersyjne, krytykowane przez część przedstawicieli nauki prawa.
W zasadzie więc dla wywołania efektu w postaci przerwania przedawnienia potwierdzić saldo powinien dłużnik osobiście lub przez upoważnionego przedstawiciela. W przypadku osób prawnych w grę wchodzi organ (np. zarząd) lub inny przedstawiciel (prokurent, pełnomocnik).
Problem w tym, że najczęściej saldo potwierdza pracownik księgowości. Sąd Najwyższy uważa, że nie spowoduje to przerwania przedawnienia, jeśli pracownik taki nie jest równocześnie upoważniony do reprezentowania przedsiębiorcy "na zewnątrz", czyli do składania w jego imieniu oświadczeń woli.
Orzeczenia Sądu Najwyższego
"Potwierdzenie salda przez dłużnika (...), niepodpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania dłużnika, nie stanowi uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia" - uznał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 sierpnia 2001 r., sygn. akt II CKN 103/99.
Podobnie stwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 26 kwietnia 1995 r., sygn. akt III CZP 39/95: "Przesłanie przez dłużnika wierzycielowi wezwanie do potwierdzenia salda w trybie przepisów o rachunkowości, niepodpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania dłużnika, nie stanowi uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia. (...) Stwierdzenie, że wezwanie do potwierdzenia salda stanowi uznanie niewłaściwe, którego skutkiem według zgodnego stanowiska doktryny i orzecznictwa jest przerwanie biegu przedawnienia, nie wystarcza do rozstrzygnięcia sprawy. W sprawie dłużnikiem jest (...) osoba prawna. W takim wypadku uznanie musi pochodzić od powołanego do tego organu. Dlatego sam zapis długu w księgowości takiej osoby z inicjatywy pracownika niewchodzącego w skład takiego organu i przesłanie przez niego odpowiedniej noty wierzycielowi nie wywołuje skutku w postaci przerwy biegu przedawnienia. Tylko bowiem wezwanie podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu przedsiębiorstwa można uznać za skutkujące przerwę biegu przedawnienia na zasadzie art. 123 § 1 pkt 2 K.c." - uznał sąd.
Zalecana ostrożność
Można się też spotkać w nauce prawa z poglądami przeciwnymi - zgodnie z nimi uznanie salda podpisane przez służby finansowo-księgowe przerwie przedawnienie. Sygnalizowaliśmy już, że ta sprawa jest jedną z bardziej kontrowersyjnych i nie jest wykluczone, że sądy, w tym Sąd Najwyższy, zmienią prezentowane dotąd stanowisko.
Można spotkać się z opiniami, że główna księgowa z samego faktu zatrudnienia na takim stanowisku i powierzenia jej obowiązków związanych z dokonywaniem rozliczeń w imieniu firmy ma stałe pełnomocnictwo do reprezentowania przedsiębiorcy w tym zakresie (wyrok SN z dnia 23 października 2001 r., sygn. akt I CKN 323/99 dotyczący wezwania do zapłaty podpisanego przez księgową).
W związku z tymi rozbieżnościami zalecana jest ostrożność. Wierzyciele powinni raczej nastawić się na wariant dla nich niekorzystny - że potwierdzenie salda przerwie przedawnienie tylko wtedy, jeśli zostanie podpisane przez osobę jednoznacznie umocowaną do reprezentowania dłużnika.
Gazeta Podatkowa Nr 207 z dnia 2006-01-02
