Termin outsourcing na dobre już rozgościł się w obszarze HR. Po raz pierwszy terminu tego użyto w latach 70. XX wieku, odnosząc się do koncepcji biznesowych z lat 20. XX wieku początkowo wykorzystywanych przez firmy produkcyjne, które stopniowo rezygnowały z wytwarzania wszystkich prefabrykatów samodzielnie, na rzecz nabywania ich od innych producentów.
W 1923 roku Henry Ford, uzasadniając trend kupowania niemieckich projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny, powiedział: ,,Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu abyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my". Te słowa są istotą i uzasadnieniem wielkiej kariery outsourcingu.
foto: Thinkstock
Dziś outsourcing traktowany jest jako nowoczesna strategia zarządzania przedsiębiorstwem, polegająca na wydzieleniu procesów nie stanowiących core bussines i zlecaniu ich zewnętrznym firmom, które są w stanie wykonywać dane procesy efektywniej. W ostatnich latach dynamicznie rośnie popularność delegowania procesów na zewnątrz i dotyczy to głównie: usług prawniczych, kadrowo-płacowych, księgowych, informatycznych, usług transportowych, czystościowych ale także elementów głównego cyklu produkcyjnego. Dzięki outsourcingowi firmy zyskują czas i energię, aby skoncentrować się na kluczowej dla niej działalności.
Korzyści płynące z outsourcingu
W obszarze polityki personalnej przedsiębiorstwa najczęściej korzystają z outsourcingu wybranych procesów kadrowo-płacowych, pozostawiając rodzime działy HR do zadań związanych z rozwojem organizacji i kompetencji personelu.
 | » Jak zmienić biuro rachunkowe? |
Kluczowym powodem, dla którego firmy decydują się na outsourcing tooszczędności. W perspektywie długofalowej ten proces po prostu się opłaca. Wiąże się to przede wszystkim z większą wydajnością pracy outsourcera. Dzięki odpowiedniej organizacji pracy i wysokim kompetencjom dostawca usług jest w stanie w tym samym czasie obsłużyć naliczanie płac dla nawet kilkukrotnie liczniejszej grupy pracowników, aniżeli dział kadr i płac klienta. Mniejsza liczba pracowników oznacza niższy koszt pracy. Poza tym decydując się na usługę payroll firma nie musi już inwestować w szkolenia pracowników (np. o zmianach w prawie pracy, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych), ale korzysta z doświadczenia i kompetencji firmy outsourcingowej. Proces pozwala obniżyć nie tylko koszty personalne, ale również związane z utrzymaniem oprogramowania czy odzyskaniem powierzchni biurowej lub archiwizacyjnej. Ponadto przedsiębiorstwo ma możliwość elastycznego dopasowania skali współpracy, do zmian w skali własnej działalności, co oznacza, że koszt ponoszony jest za pracę faktycznie wykonaną. Jeśli zatrudnienie w przedsiębiorstwie drastycznie zmaleje, zmaleją również koszty usługi payroll, a zwiększą się, jeśli zatrudnienie wzrośnie.
W większości przypadków motywacja finansowa jest niewątpliwie głównym powodem podjęcia decyzji o podjęciu współpracy z dostawcą usług payrollowych, ale nie mniej ważne jest poczucie bezpieczeństwa, które zyskuje klient. Nieprzewidziane nieobecności, choroby czy urlopy mogą być przyczyną nie lada problemów. Nieoczekiwane odejście kluczowej osoby w firmie, odpowiedzialnej za naliczenie wynagrodzeń pracownikom, może naruszyć stabilność każdej, nawet najlepiej zorganizowanej firmy. Receptą na to jest oddelegowanie procesu kadrowo-płacowego na zewnątrz, co daje gwarancję terminowości i poprawności naliczenia wynagrodzeń oraz ciągłości obsługi niezależnie od okoliczności. To dostawca usługi odpowiada za jakość i ewentualne błędy, w razie pomyłki pokrywa straty. Śledzi również zmiany w przepisach, za pominięcie których grożą poważne sankcje, zdejmując jednocześnie ten obowiązek z głowy klienta. Nieoceniony jest również spokój i poczucie bezpieczeństwa klientów przy kontrolach przeprowadzanych przez ZUS lub PIP.
 | »Jakie sprawy przedsiębiorca może załatwić przez internet? |
Kolejną istotną kwestią związaną ze współpracą z dostawcą usług payrollowych jest zapewnienie firmie poufności w zakresie wysokości wynagrodzeń czy premii w większym stopniu, aniżeli w przypadku realizowania tego procesu wewnątrz firmy. Pracodawca mimo oddelegowania procesu kadrowo-płacowego nadal ma stałą i nieograniczoną możliwość monitorowania procesów zachodzących w firmie i dostęp do danych. Usługodawca dzięki profesjonalnym rozwiązaniom informatycznym ma dużo szersze możliwości generowania raportów, zestawień, analiz danych, co zdecydowanie ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie. Klient nie musi się również martwić o bezpieczeństwo danych osobowych. Dostawca usług bierze na siebie pełną odpowiedzialność prawną za bezpieczeństwo danych podczas ich przechowywania oraz przetwarzania.
Negatywne strony outsourcingu
Oddelegowanie procesów kadrowo-płacowych ma niewątpliwie mnóstwo zalet, ale istnieje też druga strona medalu. Potencjalnym niebezpieczeństwem może być chęć zbyt dużej redukcji kosztów- po obu stronach. Oszczędności są pierwotną korzyścią płynącą z outsourcingu, ale pamiętać należy o tym, że działanie na granicy opłacalności zawsze obniża jakość świadczonej usługi. Z tego względu podejmując decyzję o wyborze dostawcy, warto uwzględnić również inne aspekty, takie jak gwarancja jakości czy możliwości techniczne. Kolejnym niebezpieczeństwem jest tendencja do całościowego delegowania odpowiedzialności za prawidłowy przebieg współpracy na outsourcera, tymczasem aby tę prawidłowość zapewnić niezbędne jest wyznaczenie koordynatora współpracy z firmą zewnętrzną. Zadaniem tej osoby jest przekazywanie dokumentacji personalnej oraz nadzór nad pracami usługodawcy. Tylko ten model współpracy zapewni płynność procesu minimalizując ryzyko pojawienia się błędów po obu stronach. Zagrożeniem dla prawidłowości przekazanego procesu są niewystarczające kompetencje usługodawcy. Przed podjęciem decyzji o wyborze firmy należy zweryfikować odpowiednie przygotowanie merytoryczne i kwalifikacje kadry oraz referencje usługodawcy. Lista dotychczasowych klientów wraz z numerami telefonów pozwala na uzyskanie informacji u źródeł o przebiegu współpracy, jakości usług i sposobie rozwiązywania pojawiających się problemów.
Outsourcing procesów kadrowo-płacowych ma zatem swoje wady i zalety, które należy bardzo dokładnie przeanalizować. Odpowiedzialnie podjęta decyzja o współpracy przyniesie szybkie i widoczne korzyści dla firmy i umocni jej pozycję zaliczając do grona nowocześnie zarządzanych przedsiębiorstw.
Ewa Popik Branch Manager OTTO Polska
