Jak zmienić biuro rachunkowe?

Księgowość rzetelnie prowadzona przez biuro rachunkowe pozwala przedsiębiorcom skupić się przede wszystkim na prowadzeniu biznesu. Co jednak, gdy biuro rachunkowe popełnia błędy, przestaje spełniać oczekiwania przedsiębiorcy lub jest za drogie? Kiedy jest najlepszy moment na zmianę biura rachunkowego i jak to zrobić?

Po co zmieniać biuro rachunkowe?


Przedsiębiorca może chcieć zmienić biuro rachunkowe, jeżeli podejrzewa, że jego księgowość prowadzona jest nierzetelnie lub ma trudności z uzyskaniem odpowiedzi na zadawane przez siebie pytania. Korzystanie z usług księgowych nie zwalnia bowiem przedsiębiorcy z odpowiedzialności w razie kontroli skarbowej. Mimo że biura rachunkowe na podstawie pełnomocnictw sporządzają i składają deklaracje oraz reprezentują przedsiębiorcę w urzędach, to wciąż na właścicielu firmy ciąży odpowiedzialność za rozliczenia podatkowe. Nierzetelne biuro rachunkowe naraża przedsiębiorcę na straty.

Potrzebujesz więcej informacji
o podatkach?
Skorzystaj z naszego
Niezbędnika przedsiębiorcy i podatnika

Ponadto, przedsiębiorcy coraz częściej wymagają od biur rachunkowych stałego wglądu w operacje księgowe, szybkiego dostępu do dokumentów w postaci skanów, szerokiego wsparcia księgowego i prawnego czy narzędzi online pomagających wystawiać faktury. Jeśli biuro rachunkowe nie spełnia powyższych wymagań, przedsiębiorca podejrzewa błędy w prowadzonej księgowości lub usługi księgowe są po prostu za drogie, być może warto rozważyć zmianę biura rachunkowego.

Przedsiębiorca nie stoi na straconej pozycji


Oczywiście, najgorzej jest w przypadku, gdy podejrzenia o nierzetelność rozliczeń biura rachunkowego okażą się słuszne. Warto pamiętać, że jeśli przedsiębiorca zostanie ukarany za nieprawidłowości podatkowe, może on dochodzić odszkodowania z polisy OC biura rachunkowego (posiadanie polisy jest obowiązkowe). Właściciel biura rachunkowego może też odpowiadać karnie za zaniedbania.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?


Jeśli przedsiębiorca podejrzewa błędy i zaniedbania poprzedniego biura rachunkowego, powinien zlecić nowym księgowym skrupulatne sprawdzenie działań swoich poprzedników. Może wiązać się to z dodatkowymi kosztami, ale i tak mogą być one niższe od potencjalnych kar. Dlatego zmieniając biuro rachunkowe warto wziąć pod uwagę termin końca okresu rozliczeniowego i dać nowej firmie księgowej odpowiednią ilość czasu na przeprowadzenie kontroli dotychczasowych finansów.

Oczywiście im większa firma i większa skala działalności, tym więcej czasu nowe biuro będzie potrzebować, aby poznać sytuację przedsiębiorcy i zacząć na bieżąco prowadzić księgowość. Operacja wymiany dokumentów powinna przebiegać w porozumieniu z nowym biurem rachunkowym, które pomoże w ocenie czasu potrzebnego na przeniesienie i ewentualną kontrolę księgowości. Innymi słowy, warto najpierw nawiązać kontakt i omówić szczegóły współpracy z nowym biurem rachunkowym, a dopiero później wypowiedzieć umowę poprzedniemu biuru, odwołać przyznane mu pełnomocnictwa i odebrać dokumentację księgową.

Odzyskanie dokumentów księgowych z poprzedniego biura


Niektóre firmy księgowe pomagają w tym, by zmiana biura rachunkowego przebiegała płynnie i w imieniu przedsiębiorcy odbierają dokumenty od poprzedniego biura i biorą na siebie wszystkie związane z tym formalności. Dokumenty można jednak odzyskać samodzielnie lub wysyłając kuriera, zwłaszcza jeśli przedsiębiorca nie chce, aby poprzednie biuro wiedziało kto i w jaki sposób będzie dalej prowadził księgowość jego firmy.

Po rozwiązaniu umowy, biuro rachunkowe ma obowiązek oddać oryginały wszystkich przekazanych przez przedsiębiorcę dokumentów, w szczególności:
  • faktury,
  • umowy,
  • rachunki,
  • wyciągi bankowe,
  • potwierdzenia zapłaty należności,
  • wszystkie inne powierzone dokumenty.
Biuro rachunkowe ma również obowiązek przekazać wszystkie dokumenty sporządzane w imieniu przedsiębiorcy, czyli przede wszystkim:
  • księgi podatkowe (np. książka przychodów i rozchodów),
  • rejestry VAT (zakupu i sprzedaży),
  • ewidencję faktur (sprzedażowych i kosztowych),
  • ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i trwałych,
  • ewidencję wyposażenia,
  • deklaracje rozliczeniowe ZUS,
  • deklaracje podatkowe (np. PIT-5, VAT-7),
  • dokumentację związaną z kadrami i płacami,
  • ewidencję przebiegu pojazdów.
Biuro powinno wykonać kopie wszystkich dokumentów w celu ich archiwizacji, ponieważ nadal będzie odpowiadać za prowadzoną księgowość w okresie obowiązywania umowy. Przekazanie dokumentów powinno odbyć się na piśmie za pomocą protokołu odbioru. W przypadku gdy przedsiębiorca stwierdzi, że przekazane dokumenty są niekompletne lub dostrzeże inne nieprawidłowości, powinien pisemnie wezwać biuro rachunkowe do uzupełnienia braków.

Szukasz informacji o podatku VAT?

www.VAT.pl

Zebrane w jednym miejscu wskaźniki, deklaracje, akty prawne i narzędzia podatkowe. Baza wiedzy podatkowej skierowana do podmiotów gospodarczych.



 
Dużym ułatwieniem dla nowego biura rachunkowego jest możliwość eksportu danych dotyczących księgowości danej firmy z oprogramowania księgowego używanego w poprzednim biurze. Niestety, jeśli przedsiębiorca nie zastrzegł tego w umowie, przekazanie takich danych zależy tylko od dobrej woli biura.

Odwołanie pełnomocnictw


Jeśli przedsiębiorca upoważnił biuro rachunkowe formularzem UPL-1 do składania w jego imieniu deklaracji drogą elektroniczną, powinien zawiadomić urząd skarbowy o odwołaniu pełnomocnictwa za pomocą formularza OPL-1. Ponadto, jeśli zostały udzielone inne pełnomocnictwa, także trzeba pamiętać o ich pisemnym odwołaniu, chyba że w treści pełnomocnictwa zawarty jest zapis, że wygasa ono automatycznie wraz z końcem świadczenia usług księgowych.

Zgłoszenie zmiany biura rachunkowego


Polskie prawo obliguje przedsiębiorców do powiadomienia urzędów o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej. W związku z tym, zmiana biura rachunkowego wymaga dokonania aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG. Należy to zrobić na formularzu CEIDG-1 w następujący sposób:
  1. w formularzu należy postawić krzyżyk w polu 01.2 (zmiana wpisu) oraz wpisać datę powstania zmiany (może to być data przyszła albo przeszła nie wcześniejsza niż 7 dni od dnia, w którym składany jest wniosek);
  2. w sekcji 21 należy postawić krzyżyk, a niżej wpisać nazwę nowego biura rachunkowego oraz jego numer NIP (rubryki 21.1 i 21.2);
  3. jeśli zmiana biura rachunkowego oznacza również zmianę adresu miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, w sekcji 22 należy postawić krzyżyk, a następnie podać adres biura rachunkowego (w rubrykach 22.1-22.10).

Część biur rachunkowych dokonuje zmian w CEIDG w imieniu przedsiębiorcy, co wymaga podpisania odpowiedniego pełnomocnictwa. Należy upewnić się czy nowe biuro rachunkowe zadba o tę formalność. W przeciwnym razie, formularz CEIDG-1 należy złożyć osobiście. Można tego dokonać udając się do urzędu miasta lub gminy, elektronicznie (dla osób posiadających podpis elektroniczny lub profil zaufany) lub pocztą tradycyjną (jeśli wniosek został poświadczony przez notariusza).

Co wziąć pod uwagę przy wyborze biura rachunkowego?


Przed wyborem zewnętrznego biura rachunkowego należy przede wszystkim upewnić się, że firma ma do tego stosowne uprawnienia. Biuro rachunkowe powinno:
  • legitymować się certyfikatem Ministra Finansów,
  • mieć wykupioną obowiązkową polisę OC.
Warto też sprawdzić czy biuro jest członkiem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Jest to najstarsza i największa polska instytucja zrzeszająca przedstawicieli środowisk księgowych, która weryfikuje kompetencje i stosowanie zasad etyki zawodowej swoich członków. Biuro rachunkowe może także dysponować certyfikatem Centrum Informacji Księgowej (CIK), którego celem jest dbanie o jakość księgowości w Polsce.

Niewątpliwie, istotnym czynnikiem jest cena usług księgowych. Może jednak okazać się, że atrakcyjna cena jest wynikiem ograniczonej obsługi księgowej, np. niewielkiej liczby dokumentów księgowanych w miesiącu, niereprezentowania przedsiębiorcy przed urzędami i ZUS-em lub braku bezpłatnych konsultacji księgowych.

Ponadto, warto dowiedzieć się również:
  • w jakich godzinach i dniach oraz jakimi formami (telefon, e-mail, osobiście) przedsiębiorca może kontaktować się z biurem,
  • do którego dnia każdego miesiąca przedsiębiorca musi przygotować i dostarczyć dokumenty księgowe,
  • czy i jak przedsiębiorca może uzyskać dodatkowe raporty lub informacje od biura rachunkowego,
  • w jaki sposób biuro powiadamia o wysokości należnych podatków oraz o terminach obowiązków podatkowych,
  • czy biuro daje dostęp do danych księgowych i skanów dokumentów przez Internet oraz czy udostępnia narzędzia do wystawiania faktur.


/infakt.pl
Źródło:

Newsletter Bankier.pl

Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
0 0 justi75

polecam artykuł ze strony

http://trust-partners.com.pl/wiadomosci-podatkowe/warto-zmienic-biuro-rachunkowe/

! Odpowiedz
2 0 ~Maciek

W ostatnim czasie miałem okazję przejść przez procedurę zmiany biura rachunkowego. Powiem szczerze, nawet nie spodziewałem się, że może dam radę załatwić to tak sprawnie. Chyba wszystko zależy na jakie biuro się trafi. Ja skorzystałem z oferty warszawskiego WL-Accountancy i jestem bardzo zadowolony. Gdyby, ktoś chciał dowiedzieć się czegoś więcej o ich ofercie to polecam kontakt telefoniczny. Namiary są na stronie www.wl-accountancy.pl

Pokaż cały komentarz ! Odpowiedz
1 0 ~htdollar

Biuro rachunkowe ostatnio zmieniałam w zeszłym roku po przygodach z reklamowaną sieciówką. Bardzo ostrożnie dobieram teraz współpracowników. Ostatecznie rozlicza mnie biuro Kasprzyk i Niziołek.

! Odpowiedz
0 0 ~Bffc

Ostrzegam przed Profit Plus sp. Z o.o.

! Odpowiedz
0 0 (usunięty)

(wiadomość usunięta przez moderatora)

! Odpowiedz
2 0 ~Author

Zmienia się najprościej wtedy gdy wygasa umowa i tak trzeba planować działania, żeby tak robić. Tym bardziej że są biura które za przejscie dają zniżki. W Warszawie jest takim np Quality Dot. I na to też trzeba patrzeć.

! Odpowiedz
1 2 kreatywna_2016

Z http://taxxo.pl zaoszczędzisz czas na raportowaniu i księgowaniu, zwiększysz atrakcyjność swojego biura rachunkowego i zadowolenie klientów.

! Odpowiedz
1 0 ~Andrzej

Polecamy ASCS-Consulting Biuro Rachunkowe Poznań , współpracujemy od kwietnia 2016, po nieudanej próbie wyboru poprzedniej obsługi księgowej. Jesteśmy zadowoleni, przede wszystkim dziękujemy Pani Agnieszce za cierpliwość, ale i fachową wiedzę i trafne podejście do potrzeb : )

! Odpowiedz
1 0 ~55

Polecam www.rachunkowosc-weryfikacja.com.pl.
Profesjonalne usługi księgowe, kadrowo-płacowe i badanie sprawozdań finansowych. W zespole biegli rewidenci i księgowi z certyfikatem Ministerstwa Finansów..

! Odpowiedz
1 1 ~Kaweccy

Jeśli prowadzisz własną firmę, nie znasz się na księgowości, nie zatrudniasz księgowej, nie pozostaje Ci nic innego jak zacząć współpracę z biurem rachunkowym. Dla wielu podatników otwierających własny interes, kwestie księgowe często przyprawiają ich o bóle głowy. Sumienne i terminowe rozliczanie się z podatków odgrywa jednak kluczową rolę i rzutuje na aktualną sytuację finansową przedsiębiorstwa. Księgowość jest fundamentem każdej firmy. Prowadzenie księgowości to przede wszystkim prawidłowe rozliczenia podatkowe oraz stałe monitorowanie finansów przedsiębiorstwa. Bez odpowiednich rozliczeń, przedsiębiorstwo jest narażone na konsekwencje finansowe i ponadprogramowe wydatki, które mogą nie tylko uszczuplić stan pieniędzy w kasie ale i negatywnie wpłynąć na reputację firmy.

Nasze Biuro Rachunkowe KAWECCY s.c. z siedzibą w Będzinie pomaga firmom rozwiązać te skomplikowane problemy.

Kaweccy s.c.
42-500 Będzin
woj. śląskie
tel. 509 050 305, 505 100 668.
http://www.kaweccygroup.pl

Pokaż cały komentarz ! Odpowiedz

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

    Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

  • Składkę na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne odprowadzają jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze.

  • Termin uiszczenia podatku dochodowego od podatników rozliczających się w formie karty podatkowej.

    Termin wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego pobranego od wpłaconych w poprzednim miesiącu dochodów z udziałów w zysku. Termin złożenia deklaracji oraz wpłaty zryczałtowanego podatku dochodowego od zagranicznych osób prawnych, czyli osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terenie Polski.

    Termin uiszczenia podatku dochodowego od podatników rozliczających się w formie karty podatkowej.

  • Termin przekazania sprawozdania do systemu INTRASTAT, za poprzedni miesiąc kalendarzowy, gdy realizowano transakcje wewnątrzwspólnotowe podlegające obciążeniu podatkiem od towarów i usług (VAT).

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Zapisz się na bezpłatny newsletter Bankier.pl