Rejestrując domenę, firmy często nie wykorzystują możliwości, jakie stwarza zbudowanie adresu e-mail w oparciu o nią. Jednakże rozwiązanie to, często pomijane, może bardzo pomóc przedsiębiorstwom, którym zależy na wizerunku poważnego partnera.
Obecny stopień informatyzacji społeczeństwa spowodował, iż komunikacja przedsiębiorstw w kontaktach B2B czy B2C nie mogłaby już sprawnie funkcjonować bez wykorzystania poczty elektronicznej. Jednakże, pomimo oczywistości tematu, a może właśnie przez ten aspekt, pracownicy nader często popełniają rażące błędy w wykorzystaniu poczty e-mail w komunikacji z klientem.
Poczta e-mail w firmowej domenie
 | Chcesz wiedzieć, które produkty bankowe są najlepsze dla przedsiębiorcy? Wejdź na zakładkę: Bank dla firmy |
Korzyści z posiadania kont e-mail w domenie przedsiębiorstwa jest wiele. Po pierwsze – są to aspekty promocyjne. Użycie domeny w firmowym mailu sprawia, iż potencjalny klient ma możliwość częstszego „obcowania” z adresem WWW, co sprawia, że znajdzie on stałe miejsce w jego pamięci.
Wpływa to także na wzrost zaufania klientów do przedsiębiorstwa. Efekt taki jest niemożliwy do osiągnięcia w przypadku, gdy firma posiada konta poczty elektronicznej, w którymś z popularnych portali, oferujących darmowy serwis pocztowy.
Inną zaletą, jaką niesie używanie adresu e-mail we własnej domenie, jest ułatwienie klientowi kontaktu z firmą. Jest on niewątpliwie łatwiejszy do zapamiętania dla kogoś, kto korzysta z usług danego przedsiębiorstwa lub zamierza z nich skorzystać. Ekspozycja na reklamie, np. ulotkach adresów WWW i poczty e-mail ułatwia potencjalnym klientom uzyskanie wyczerpującej informacji o ofercie przedsiębiorstwa oraz utrwala w ich pamięci domenę.
Niestety, wciąż bardzo często można spotkać się firmami, które ustalają dla swoich pracowników kontaktowe adresy e-mail w domenach popularnych portali. Może to wynikać z niewiedzy, że w ramach firmowej domeny przedsiębiorstwo może utworzyć jedno lub wiele kont pocztowych, a być może jest wynikiem niedopatrzenia.
Śmiało można stwierdzić, że firma, która do kontaktu z klientami używa darmowej skrzynki pocztowej, odbierana jest jako nieprofesjonalna. Kojarzy się z niestabilnością, brakiem własnej siedziby itp.
Ochrona danych pracowników, a poczta e-mail
Za ochronę danych osobowych pracowników firmy odpowiadają aliasy pocztowe, czyli alternatywne adresy kont e-mail (inna nazwa tej samej skrzynki pocztowej). Używanie aliasów jest szczególnie korzystne w przypadku firm, które nie ujawniają danych personalnych swoich pracowników. Dzięki aliasom każda z zatrudnionych osób można posiadać kilka adresów pocztowych przypisanych fizycznie na jedno konto.
Przykładowo, stworzenie aliasu biuro@twojafirma.pl wskazującego na konto jan.kowalski@twojafirma.pl spowoduje, że każdy e-mail wysłany na adres biuro@twojafirma.pl będzie docierał na konto jan.kowalski@twojafirma.pl.
Kilka adresów e-mail dla jednego pracownika
Osoby odpowiedzialne za komunikację z klientami w firmie, często stają przed nie lada problemem – jak ustalić adresy e-mail, np. dla kilku obsługiwanych marek, tak by zapanować nad wszystkimi wiadomościami i aby żadna z nich nie przepadła.
W takich sytuacjach firmy mają do wyboru dwa wyjścia: dla każdej z marek zarejestrować domenę i utworzyć w niej konta e-mail dla pracowników, bądź uwspólnić system mailowy tak, by adresy e-mail tworzone były w domenie zawierającej nazwę firmy – nie marki.
Przykład.
przedsiębiorstwo o nazwie Firma1 posiada 3 marki, dla których zarejestrowało domeny: marka1.pl, marka2.pl oraz marka3.pl. Wzorując się na pierwszym rozwiązaniu, pracownik Jan Kowalski, powinien posiadać trzy różne adresy e-mail: jan.kowalski@marka1.pl, jan.kowalski@marka2.pl oraz jan.kowalski@marka3.pl. Nie jest to jednak rozwiązanie dobre. Dlaczego? Pracownicy zazwyczaj do obsługi kilku różnych adresów e-mail używają jednego klienta pocztowego. Bez przekierowania wiadomości spływających na poszczególne adresy e-mail do odrębnych folderów, łatwo o pomyłkę podczas odpowiedzi na zapytanie klienta. Pracownicy często zapominają o sprawdzeniu, na jaki adres e-mail nadeszła wiadomość i odpisują z aktualnie ustawionego konta. Powoduje to dezorientację u klienta.
zastosowanie drugiego wariantu, czyli adresu e-mail dla pracowników stworzonego w jeden domenie, jest rozwiązaniem lepszym. Wykorzystując przykład pracownika Firmy1, miałby on jeden adres e-mail jan.kowalski@firma1.pl. Takie rozwiązanie pozwala wyeliminować ryzyko niedopatrzenia ze strony pracownika, przez co zachowana jest ciągłość kontaktu z klientami.
Wielokrotnie zdarza się, że wiadomości e-mail są anonimowe. Może to być wynikiem kilku różnych zaniedbań. Najczęściej spotykanym jest brak określonych danych nadawcy - w polu "Nadawca" lub "Od" odbiorcy wyświetla się wtedy po prostu adres e-mail, który zazwyczaj nie jest wystarczający do określenia pełnego imienia i nazwiska osoby, która wysyłała wiadomość. Kolejne uchybienie to dołączenie sygnatury z danymi kontaktowymi bez podania godności nadawcy.
Bardzo często zdarza się również, iż dla wielu firm stopka mail'a służy głównie jako nośnik treści reklamowych - a to duży błąd, który w przyszłości może zaważyć na jakości procesu komunikacji.
Zamiast informacji na temat: bezpośredniego adresu e-mail, numeru telefonu do przedstawiciela firmy, a także adresu strony WWW firmy, w stopkach wielu przedsiębiorstw widnieją dane na temat promocji bądź nowych usług.
Oczywiście zamieszczenie reklamy w podpisie wiadomości jest skutecznym zabiegiem promocyjnym. Jednak główne miejsce stopki powinno być przeznaczone dla danych kontaktowych reprezentanta firmy.
Poprawnie podpisana wiadomość e-mail powinna wyglądać następująco,
- pole "Nadawca" lub "Od": nazwa firmy, godność pracownika, np. Firma1 – Jan Kowalski
stopka: godność pracownika, nazwa firmy, dział, w którym pracuje, bezpośredni adres e-mail, numer telefonu, adres WWW firmy i dopiero po tych elementach można zamieścić treść promocyjną.
Aby przedsiębiorstwo mogło powiedzieć o swojej poczcie, że jest bezpieczna powinno pamiętać o kilku zasadach.
Pierwsza dotyczy korzystania z tzw. klienta poczty. Programy tego typu łączą się z serwerem, w celu pobrania otrzymanych wiadomości. Dobrze jest go skonfigurować w taki sposób, aby kopiował wiadomości na dysk komputera, zostawiając jednocześnie korespondencję na serwerze.
Rozwiązanie takie pozwoli stworzyć archiwum, które będzie dostępne, np. gdy jeden z tych nośników ulegnie awarii. Ponadto obecność otrzymanych e-maili na serwerze umożliwia korzystanie z archiwum, w sytuacji gdy dostęp do firmowego komputera jest niemożliwy.
Po drugie należy również pamiętać, że żaden filtr nie zapewnia stuprocentowej ochrony. Dlatego nie należy otwierać podejrzanych załączników lub linków do stron WWW przesyłanych drogą elektroniczną. Po trzecie to dbałość o hasła do poczty e-mail.
Jak chronić hasło?
Nigdy nie powinny być one zapamiętywane w pamięci komputera, zwłaszcza jeżeli może mieć do niego dostęp więcej niż jedna osoba. Z tego samego powodu nie należy umieszczać hasła w postaci zapisku w pobliżu miejsca pracy. Niepowołana osoba mogłaby, np. poprzez wysłanie obraźliwej wiadomości, wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy w oczach klientów.
Ważna jest także dotychczasowa korespondencja przetrzymywana na poczcie, w której mogą znajdować się poufne informacje handlowe, których odtajnienie mogło by zaważyć np. na sfinalizowaniu transakcji z klientem.
Odpowiednie przygotowanie poczty e-mail do korespondencji z klientami i kontrahentami to bardzo ważny element w komunikacji firmy. Dlatego też warto poświęcić odpowiednią ilość czasu na zdefiniowanie w/w elementów wiadomości, tak by przedsiębiorstwo mogło pochwalić się opinią profesjonalnego oraz odpowiedzialnego partnera biznesowego.
Autor: Beata Mosór - Zastępca Dyrektora ds. Marketingu i Public Relations NetArt (www.nazwa.pl)
» Kredyty dla firm
» Domenę wybierz rozsądnie
» Firmowa poczta e-mail wybierz serwer z kompleksową obsługą
