Poczta elektroniczna to obecnie jedno z głównych narzędzi, z którego przedsiębiorstwa korzystają w komunikacji wewnętrznej i w kontaktach z klientami. Dlatego też wybierając hosting, firma powinna zwrócić szczególną uwagę na aspekty związane z pocztą e-mail dostępną w ramach tej usługi.
Wybierając serwer najczęściej zwraca się uwagę z jednej strony na niski koszt utrzymania usługi, z drugiej na jej parametry. Korzystny stosunek tych elementów jest zazwyczaj podłożem podjętej decyzji. Te dwa czynniki są zwykle najszerzej opisane i akcentowane w niemal każdej ofercie. Jednak z uwagi na to, jak wiele zależy od hostingu konieczne jest zagłębienie się w jego szerszą specyfikację i dokładne poznanie również funkcjonalności, które użytkownik otrzymuje za daną kwotę. Dopiero dostępne tam informacje są w stanie naświetlić, jakie możliwości daje usługodawca, a tym samym, jak efektywnie może być wykorzystywana usługa.
Kompleksowa obsługa poczty elektronicznej w ramach serwera to jeden z głównych kryteriów świadczących o zaawansowaniu usługi. Najważniejsze kryteria, które konieczne należy przeanalizować, zaczynając od najbardziej oczywistych (lecz nie zawsze dostępnych u wszystkich usługodawców) to: możliwość tworzenia nieograniczonej liczby kont e-mail, możliwość zarządzania informacjami/zadaniami/kontaktami i pocztą w jednym miejscu, mobilny dostęp do poczty, protokół IMAP zmniejszający transfer, a także dostęp do jednego konta e-mail dla wielu osób jednocześnie. Dlaczego opcje te są ważne oraz jak je wykorzystać – odpowiedzi w poniższym tekście.
Nielimitowana liczba kont e-mail
Firma przykładająca należycie dużą wagę do sprawnego komunikowania się za pomocą poczty elektronicznej z pewnością powinna zwrócić uwagę na liczbę kont pocztowych, które można utworzyć na serwerze. Najlepszym wyborem jest zakup usługi charakteryzującej się możliwością tworzenia nieograniczonej liczby kont e-mail w ramach serwera. Dzięki temu założenie skrzynki pocztowej dla pracownika, czy konieczność stworzenia adresu na potrzeby prowadzonej działalności, nigdy nie będzie stanowiło trudności. W ten sposób każdy pracownik może mieć służbowy adres e-mail (np. jan.kowalski@firma.pl), dzięki czemu z jednej strony będzie bardziej wiarygodny w oczach kontrahentów i klientów, a z drugiej kontakt będzie bardziej spersonalizowany. Z kolei możliwe jest także dowolne tworzenie kont pocztowych dla poszczególnych działów w firmie, np. marketing@firma.pl, hr@firma.pl, bok@firma.pl. W ten sposób tworzy się wizerunek dużej firmy, nawet jeżeli wiadomości docierają do jednej osoby. Atutem tego jest również chronienie personaliów pracownika odpowiedzialnego za kontakt.
Nielimitowana liczba aliasów pocztowych
Dzięki aliasom można posiadać kilka adresów pocztowych przypisanych fizycznie na jedno konto. Przykładowo, stworzenie aliasu biuro@twojafirma.pl wskazującego na konto jan.kowalski@twojafirma.pl spowoduje, że każdy e-mail wysłany na adres biuro@twojafirma.pl będzie docierał na konto jan.kowalski@twojafirma.pl. Pozwala to na zachowanie ciągłości komunikacji na linii klient – firma, a jednocześnie ochronę danych pracowników.
Możliwość tworzenia wielu niezależnych kont poczty elektronicznej o takiej samej nazwie w różnych domenach przypisanych do jednego serwera
Rozwiązanie to jest cenione przez dynamiczne firmy, gdyż zapewnia im swobodny rozwój, jednocześnie nie generując dodatkowych kosztów związanych z koniecznością zakupu kolejnego serwera. Z uwagi na to, że dostępne obecnie na polskim rynku hostingu oferty są w pełni wystarczające dla zaspokojenia potrzeb większości przedsiębiorstw, taka oszczędność może być niemała. Przykładowo oferowany w serwisie nazwa.pl za 300 zł netto serwer Active umożliwia zamieszczenie 25 GB danych przyznając jednocześnie 5000 GB transferu rozliczanego w skali roku. Takie parametry pozwalają użytkownikom naprawdę na wiele. Serwer może stanowić np. zaplecze wirtualne dla większej liczby podmiotów. W ten sposób prowadząc kilka odrębnych działalności gospodarczych serwer pomieści nie tylko ich strony WWW i wszystkie niezbędne pliki, ale także będzie stanowił platformę komunikacyjną. Dzięki możliwości tworzenia adresów e-mail posiadających jednakowy login w różnych domenach, można zachować intuicyjny schemat komunikacji. W ten sposób jako główne adresy pocztowe mogą funkcjonować biuro@firma1.pl i biuro@firma2.pl. W ten sposób klienci przyzwyczajeni do dotychczasowej formy nie powinni mieć trudności z kontaktowaniem się z przedsiębiorstwami.
Kolejny przypadek może dotyczyć firm posiadających kilka serwisów produktowych poświęconych swoim markom. Z uwagi na to, że nie zajmują one dużo miejsca znajdują się zazwyczaj na jednym serwerze. Często jednak zdarza się, że w związku z działaniami promocyjnymi czy handlowymi, konieczne jest stworzenie analogicznych adresów e-mail. Przykładem może być zamawianie produktu. Aby nie stwarzać utrudnień dla klienta najkorzystniejszym wyborem loginu poczty może być słowo „zamów”, „zamówienie”, itp. W ten sposób na jednym serwerze mogą współistnieć adresy takie jak: zamow@produkt1.pl, zamow@produkt2.pl. Podobnie jest w przypadku prowadzenia akcji promocyjnych, np.: konkursów lub loterii. Osoby chętne do udziału w nich mogą to zrobić wysyłając wiadomość pocztą elektroniczną na adres konkurs@nazwakonkursu1.pl lub konkurs@nazwakonkursu2.pl.
Protokół IMAP
IMAP pozwala na synchronizację zawartości skrzynki pocztowej, dzięki czemu praca na różnych komputerach (np. w pracy i w domu) jest bardzo wygodna. Dodatkowo umożliwia dostęp do jednego konta pocztowego wielu użytkownikom jednocześnie. To także doskonałe rozwiązanie dla osób korzystających z poczty e-mail za pomocą np. telefonów komórkowych, gdyż do minimum ogranicza transfer niezbędny do pobierania wiadomości (m.in. dzięki możliwości pobierania jedynie ich nagłówków).
Oprogramowanie do poczty e-mail
Aplikacja powinna być intuicyjna, a zarazem funkcjonalna i rozbudowana. Samo wysyłanie i odbieranie wiadomości czy tworzenie listy kontaktów nie wystarczy. Nowoczesne programy do obsługi firmowej poczty elektronicznej, dołączane do hostingu, powinny zawierać opcje umożliwiające wykorzystywanie ich do organizacji pracy w przedsiębiorstwie. Przykładowo, Active.office oferowany przez nazwa.pl, oprócz standardowych narzędzi służących do obsługi wiadomości elektronicznych, zawiera także rozbudowane narzędzia, takie jak kalendarz, notatnik czy organizer zadań. Funkcjonalności te pozwalają m.in. na ustawianie powiadomień o najważniejszych wydarzeniach, nadawanie im priorytetów czy tworzenie listy zadań. Niezwykle istotną funkcją takiej aplikacji jest także możliwość udostępniania zasobów. Służy ona do współdzielenia dostępu do danych w obrębie grupy wskazanych użytkowników, posiadających konta e-mail na tym samym serwerze. Pozwala także na udostępnienie danych jedynie dla określonych użytkowników, np. kilku pracowników firmy, zajmujących się danym projektem. Ponadto, zależnie od wskazanego poziomu uprawnień, każda z zdefiniowanych osób może odczytać lub edytować wspólne zasoby.
Korzystanie z Internetu za pomocą wszelkiego rodzaju urządzeń mobilnych, np. telefonów komórkowych, staje się coraz bardziej popularne. Dlatego wybierając hosting warto sprawdzić, czy usługodawca udostępnia specjalnie przystosowane do takiego użycia oprogramowanie (np. Active.office lajt w nazwa.pl dostępne pod adresem mpoczta.nazwa.pl). Narzędzia takie nie tylko sprzyjają oszczędności związanej z wykorzystaniem transferu, ale także ułatwiają korzystanie z poczty e-mail poza biurem.
Wybierając hosting, zwłaszcza jeżeli decyzja ta jest podejmowana po raz pierwszy, można nie zdawać sobie sprawy z jego znaczenia dla sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zważywszy jednak na to, że wybór taki podejmowany jest często na lata, należy brać pod uwagę jak najszerszy zakres zagadnień związanych z jego działaniem, wpływających na firmę. Funkcja komunikacyjna wysuwa się tu na pierwszy plan, dlatego należy uwzględnić jej znaczenie w świetle planowanego (lub nagłego) rozwoju.
/ Beata Mosór
» Jak skorzystać z Active.photo – krok po kroku
» Dopasowanie domeny do poszczególnych kanałów promocji
» Parametry Bezpieczeństwa - co uwzględniają?
