Telepraca w praktyce

2007-09-25 13:54

publikacja
2007-09-25 13:54

Telepraca to praca wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną (przy wykorzystaniu rozwiązań technicznych, w tym urządzeń teleinformatyczne i współpracujących z nimi narzędzi programowych, umożliwiających indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności przy wykorzystaniu poczty elektronicznej).

Kto jest telepracownikiem

Telepracownikiem jest pracownik, który wykonuje pracę w warunkach określonych wyżej i przekazuje pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Telepracownikiem jest więc na przykład osoba, która pracuje w domu, a wyniki swojej pracy przesyła do firmy mailem albo przy wykorzystaniu dostępu do baz danych na serwerach firmy. Telepracownikiem będzie też osoba, która pracuje w podróżach służbowych, u kontrahentów, w hotelu, gdziekolwiek poza zakładem pracy, która przekazuje wyniki pracy drogą elektroniczną.
Telepraca dotyczy jedynie pracowników, osób pozostających w stosunku pracy. Omawiane regulacje nie dotyczą np. umów zlecenia czy osób samozatrudnionych (przedsiębiorców).

Telepracownik i pracodawca przekazują informacje niezbędne do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Nie można zatem zmusić telepracownika do porozumiewania się z pracodawcą poprzez wizyty w zakładzie pracy.

Telepracownik nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, uwzględniając odrębności związane z warunkami wykonywania pracy w formie telepracy. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu podjęcia pracy w formie telepracy, jak również odmowy podjęcia takiej pracy.

Pracodawca umożliwia telepracownikowi, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

Zaliczenie do znacznego albo umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, nie wyklucza możliwości zatrudnienia tej osoby u pracodawcy niezapewniającego warunków pracy chronionej, w przypadku zatrudnienia w formie telepracy.

Ogólne warunki telepracy

Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, warunki stosowania telepracy określa pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Nie oznacza to konieczności uzyskania zgody tego przedstawiciela na treść regulaminu, należy jedynie skonsultować jego treść - i ewentualnie uwzględnić słuszne postulaty.

Jeżeli u danego pracodawcy działają związki zawodowe:

warunki stosowania telepracy przez pracodawcę określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami;
jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi (art. 241 25a Kodeksu pracy);
jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia ze związkami zawodowymi, pracodawca określa samodzielnie warunki stosowania telepracy w regulaminie, uwzględniając jednak ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

W regulaminie czy porozumieniu takim należy uwzględnić najbardziej ogólne warunki stosowania telepracy, to znaczy sposób uwzględnienia telepracy w organizacji pracy w zakladzie pracy (jakie stanowiska, w jakim zakresie), ewentualnie szczególne korzysci albo obowiązki telepracowników, nie wynikające z odrębnych przepisów. Można - ale nie trzeba - ustalić wysokość ekwiwalentu za wykorzystywany sprzęt pracownika, zasady ochrony danych, doprecyzować rodzaj wymaganego sprzętu itp.

Skierowanie do telepracy

Uzgodnienie między stronami umowy o pracę w przedmiocie telepracy może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę (poszukiwanie nowego telepracownika). W takim wypadku w nowo zawieranej umowie o pracy należy określić:

miejsce wykonywania telepracy;
środki komunikacji elektronicznej, za pomocą których wyniki telepracy są przekazywane (poczta elektroniczna, zakładowa sieć teleinformatyczna dostępna online itp.);
inne elementy charakterystyczne dla telepracy, natury ogólnej.

W umowie o pracę warto zawrzeć zgodę pracownika na dokonywanie w jego domu kontroli wykonywania pracy, kontroli w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca powinien dodatkowo w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę poinformować na piśmie telepracownika o:

jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika ("jest Pan/Pani pracownikiem działu X");
wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem
wskazanie osoby lub organu upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Informacje te mogą jednak znaleźć się już w treści umowy o pracę - tak będzie szybciej i prościej.

Skierowanie do telepracy może nastąpić również w trakcie zatrudnienia na wniosek pracodawcy albo pracownika na zasadzie porozumienia stron. Warto dodać, że pracodawca powinien, w miarę możliwości, uwzględnić wniosek pracownika dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy (jeżeli pracodawca ma możliwość, to musi skierować do telepracy). W przypadku skierowania do telepracy w trakcie trwania stosunku pracy w porozumieniu stron - aneksie do umowy o pracę - należy określić:

miejsce wykonywania telepracy;
środki komunikacji elektronicznej, za pomocą których wyniki telepracy są przekazywane;
inne elementy charakterystyczne dla telepracy, natury ogólnej.

W porozumieniu - aneksie do umowy o pracę warto zawrzeć zgodę pracownika na dokonywanie w jego domu kontroli wykonywania pracy, kontroli w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy przez telepracownika pracodawca powinien dodatkowo poinformować na piśmie telepracownika o:

jednostce organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy telepracownika ("jest Pan/Pani pracownikiem działu X");
wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z telepracownikiem
wskazanie osoby lub organu upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Informacje te mogą jednak znaleźć się już w treści porozumienia stron - aneksu do umowy o pracę - tak będzie szybciej i prościej.

Nie jest dopuszczalne powierzenie wykonywania pracy w formie telepracy na podstawie wypowiedzenia warunków pracy i płacy. Skierowanie do telepracy zawsze wymaga zgody obu stron. Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem i następnie oferowanie zawarcia umowy w zakresie telepracy może zostać odczytane jako nieskuteczne obejście prawa i może w związku z tym skutkować bezskutecznością rozwiązania umowy o pracę.

Można sie rozmyślić

W terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy na podstawie porozumienia stron zawartego w trakcie trwania umowy o pracę, każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Zatem pracownik może się rozmyślić, jeżeli woli przychodzić do biura, a pracodawca może zażądać powrotu pracownika do biura, jeżeli obawia się np. obniżenia efektywności pracy.

Strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Zatem strony mają maksymalnie 4 miesięczny okres próby.

Jeżeli wniosek telepracownika zostanie złożony po upływie 3-miesięcznego terminu, pracodawca powinien - w miarę możliwości - uwzględnić ten wniosek. Pracodawca po upływie tego terminu może jedynie dokonać tzw. wypowiedzenia zmieniającego (wypowiedzenie warunków pracy lub płacy, które uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki).

Oczywiście nieudana pierwsza próba telepracy nie oznacza, że strony nie mogą ponownie wyrazić zgody na kolejne podjęcie telepracy. Brak jest ograniczeń ilości takich 3 miesięcznych okresów telepracy, zatem pracodawcy mogą swobodnie wykorzystywać swoje uprawnienia (za zgodą pracownika), aby zawsze mieli swobodną możliwość złożenia wiążącego wniosku o zaprzestanie wykonywania telepracy.

W przypadku telepracownika zatrudnionego od początku w takim charakterze (skierowanie do telepracy od razu w umowie o pracę) nie ma okresu przejściowego. Strony niezadowolone z telepracy mogą jedynie rozwiązać umowę o pracę, a pracodawca może ponadto dokonać wypowiedzenia zmieniającego (wypowiedzenie warunków pracy lub płacy, które uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki).

Uwaga ! Pełna dobrowolność

Brak zgody pracownika na przejście na telepracę, a także zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy po złożeniu wniosku w tym zakresie, nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.

Narzędzia do pracy i ekwiwalent

Pracodawca jest obowiązany:

dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego,
ubezpieczyć sprzęt,
pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,
zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi sprzętu

- chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie.

Pracodawca i telepracownik mogą, w odrębnej umowie, określić w szczególności:

zakres ubezpieczenia (sprzętu pracodawcy czy sprzętu pracownika w jego domu) i zasady wykorzystywania przez telepracownika sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, stanowiącego własność telepracownika, spełniającego wymagania BHP dla maszyn i urządzeń (bezpieczeństwo elektromagnetyczne, odpowiedni poziom hałasu, ergonomia);
zasady porozumiewania się pracodawcy z telepracownikiem (np. telefon, poczta elektroniczna, skype, gadugadu), w tym sposób potwierdzania obecności telepracownika na stanowisku pracy (potwierdzenie to powinno nastąpić przu pomocy porozumienia się z pracownikiem na odległość);
sposób i formę kontroli wykonywania pracy przez telepracownika (np. kontrola ilości informacji przesyłanych do biura, kontrola w miejscu wykonywania pracy).

Gdy pracodawca zgodzi się z pracownikiem na wykorzystywanie sprzętu pracownika, powinien wypłacać telepracownikowi ekwiwalent pieniężny, wolny od podatku dochodowego. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności:

normy zużycia sprzętu (np. klawiatura laptopa zgodnie z opisem wytrzymuje 1 mln uderzeń, można też przyjąć zmianę komputera wg zasad zbliżonych do stosowanych w amortyzacji w danej firmie),
jego udokumentowane ceny rynkowe (wydruk z cenników sklepowych czy internetowych na komputery, drukarki, abonamenty internetowe przy umowach na czas nieokreślony, ewentualnie ceny oprogramowania czy abonamentów na programy antywirusowe) oraz
ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (np. ilość zużywanych tonerów czy papieru w miesiącu, warto też mieć wydruki cenników).

Różni pracownicy mogą otrzymywać różne ekwiwalenty. Innego sprzętu potrzebuje pracownik działu IT, innego po prostu osoba wklepująca dane do systemu informatycznego. Częściej zużywa komputer osoba pisząca kilka godzin dziennie, niż osoba przeglądająca głównie zasoby online. Zasady ustalania ekwiwalentu mogą zostać określone w regulaminie czy porozumieniu, o których mowa wyżej.

Uwaga ! Ochrona danych firmy

Pracodawca określa zasady ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz przeprowadza, w miarę potrzeb, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Telepracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z zasadami ochrony danych, o których mowa wyżej, oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

Zasady ochrony takich danych mogą być proste - od wprowadzenia hasła do komputera czy trzymania go w zamkniętej szafce, poprzez wykorzystywanie programów antywirusowych i zapobiegających włamaniom online, do zakazu instalowania oprogramowania nie uzgodnionego z pracodawcą czy innych form ochrony.

Przydatne w telepracy mogą być eTokeny, generujące hasła dostępu online. Są wśród nich urządzenia USB i urządzenia będące hybrydą tokenów USB z generatorami haseł jednorazowych OTP (One-Time Password). Występują też tokeny zawierające przenośną pamięć flash oraz tokeny Single Sign-On (jedno hasło do wielu zasobów informacyjnych i funkcji).

Kontrola telepracownika i miejsca telepracy

Pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika w miejscu wykonywania pracy (w domu czy w innym miejscu).

Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę jedynie:

wykonywania pracy,
w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji,
w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy

- za uprzednią zgodą telepracownika wyrażoną na piśmie, albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość (zgodę taką można zawrzeć w umowie o pracę czy w porozumieniu o skierowaniu do telepracy).

Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy i charakteru pracy. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności telepracownika i jego rodziny ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Pierwszą kontrolę w zakresie BHP przeprowadza się, ale tylko na wniosek telepracownika, przed rozpoczęciem przez niego wykonywania pracy.

Uwaga ! BHP

Jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca realizuje wobec niego, w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy, obowiązki w zakresie BHP, z wyłączeniem:

obowiązku dbałości o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy (art.212 pkt 4 Kodeksu pracy - dbałość o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem)
obowiązków w zakresie stanu bhp obiektów budowlanych i pomieszczeń pracy oraz ich remontów,
obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higienicznosanitarnych oraz dostarczania niezbędnych środków higieny osobistej i zapewnienia środków do udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.