Cel rozmowy kwalifikacyjnej
Pewnego rodzaju informacji nie można uzyskać bezpośrednio nie kontaktując się z kandydatem, są to dane dotyczące prezentacji, łatwości nawiązywania kontaktu i wypowiedzi, odporności na stres itp. Rozmowa kwalifikacyjna najczęściej przybiera formę wywiadu zawodowego, którego celem jest uzyskanie informacji uzupełniających dane pozyskane dzięki CV lub w wyniku zastosowania innych metod rekrutacyjnych. Podczas spotkania także kandydat ma możliwość uzyskania informacji związanych z przyszłą pracą istotnych z jego punktu widzenia. Tak więc celem wywiadu będzie porozumienie co do oczekiwań instytucji względem kandydata oraz kandydata względem instytucji i podjęcie obustronnej decyzji dotyczącej nawiązania współpracy.Jak zaplanować efektywną rozmowę z kandydatem?
Czy w ogóle warto tracić czas na planowanie rozmów? Takie pytanie stawia nam wielu menedżerów, którzy twierdzą, że są w stanie zweryfikować kompetencje kandydata w kilka minut, podczas spontanicznej rozmowy odbywającej się na bazie jego CV (z którym często zapoznają się dopiero w trakcie spotkania).Nic bardziej mylnego!
Jeśli nie masz czasu na przygotowywanie się do spotkań z kandydatami do pracy, powierz sprawę rekrutacji specjaliście, który odpowiednio dostosuje metody i techniki oceny kandydatów do Twoich oczekiwań, a w efekcie swoich działań przedstawi Ci krótką listę osób spełniających podstawowe kryteria. Wówczas, spośród bezpiecznej puli sprawdzonych już kandydatów, będziesz mógł przeprowadzić krótkie improwizowane rozmowy i wybrać odpowiednią osobę.Jeśli jednak zdecydujesz się poprowadzić rekrutację samodzielnie, pamiętaj o kilku podstawowych zasadach planowania rozmów, które umożliwią Ci efektywne wykorzystanie czasu zaangażowanego w spotkania z kandydatami.
Planowanie krok po kroku - to ważne!
1. musisz wiedzieć kogo szukasz - opisz wcześniej dokładnie stanowisko pracy, na które poszukujesz kandydatów (nazwa stanowiska, przynależność służbowa, obszar odpowiedzialności, zakres zadań) oraz dostosuj do niego profil kandydata (wykształcenie, doświadczenie zawodowe, dodatkowe kwalifikacje, umiejętności, zdolności i uprawnienia);2. zgodnie z profilem kandydata, na podstawie danych otrzymanych w CV, wybierz osoby, z którymi przeprowadzisz rozmowę kwalifikacyjną;
3. rozmowa kwalifikacyjna może być prowadzona różnymi sposobami, zależnie od celu jaki ma być osiągnięty za jej pomocą. W przypadku, gdy z większej puli kandydatów chcemy wyłonić osoby do dalszych etapów rekrutacji, możemy przeprowadzić z nimi wstępny wywiad eliminacyjny. Jest to krótka rozmowa, weryfikująca podstawowe wymagania stawiane kandydatom oraz mająca na celu porównanie i wybranie wstępnie najciekawszych kandydatur. Stosując ten typ wywiadu warto posłużyć się wcześniej przygotowanym kwestionariuszem pytań, co zdecydowanie ułatwi porównywanie odpowiedzi różnych kandydatów i wybranie najciekawszych;
4. po wyłonieniu najlepszych umów z nimi kolejne spotkania, podczas których przeprowadzisz wywiady szczegółowe - na każde spotkanie zarezerwuj odpowiednią ilość czasu. Uwzględnij dodatkowy czas, abyś mógł bezpośrednio po każdej rozmowie chwilę się zastanowić i dokonać oceny kandydata. To bardzo ważne - oceniaj bezpośrednio po każdej rozmowie, aby zapobiec zjawisku interferencji, czyli nakładania się na siebie zdobytych informacji o różnych kandydatach;
5. zastanów się co firma jest w stanie zaoferować kandydatowi w zamian za jego pracę i jakiego typu informacje na ten temat chcesz przekazać;
6. przemyśl jakie dodatkowe informacje o kandydacie, uzupełniające do danych z CV i wstępnego wywiadu chciałbyś uzyskać. Zapisz sobie najistotniejsze pytania, abyś w toku rozmowy nie pominął ważnych kwestii;
7. przygotuj wszystkie narzędzia rekrutacyjne, których będziesz chciał użyć (zadania do rozwiązania, teksty do tłumaczenia, testy itp.);
8. zastanów się nad terminem i formą przekazu kandydatowi informacji zwrotnej odnośnie wyników spotkania;
9. zarezerwuj salę na spotkanie i sprawdź, czy spełnia ona warunki do przeprowadzenia profesjonalnej rozmowy;
10. bezpośrednio przed powitaniem kandydata w miejscu spotkania jeszcze raz przeczytaj jego CV lub przynajmniej upewnij się, że masz je przy sobie.
Etapy rozmowy kwalifikacyjnej
Prawidłowo zaplanowana rozmowa kwalifikacyjna składa się z pięciu następujących etapów:1. wprowadzenie, czyli okoliczności wstępne. Zazwyczaj wprowadzenie związane jest z czynnościami powitalnymi, takimi jak: uścisk dłoni, przedstawienie się, oraz wszelkimi innymi czynnościami grzecznościowymi poprzedzającymi właściwy wywiad. Celem tego etapu jest zredukowanie napięcia emocjonalnego, towarzyszącego kandydatowi w sytuacji rozmowy kwalifikacyjnej;
2. udzielenie informacji na temat organizacji, stanowiska i związanego z nim zakresu obowiązków. W tej części rozmowy ważne jest, aby kandydat mógł zadawać pytania, w celu pozyskania możliwie największej ilości ważnych dla niego informacji i wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości związanych ze stanowiskiem pracy, o które się ubiega;
3. pozyskanie danych o kandydacie, czyli poszukiwanie odpowiednich informacji, zależnie od stanowiska, wymaganych kwalifikacji, umiejętności i doświadczenia niezbędnego do jego objęcia. Uporządkowane, logiczne pytania stawiane przez prowadzącego na tym etapie na ogół są bardzo konkretne, rzeczowe, niemalże specjalistyczne. Dla najlepszej wymiany informacji najwłaściwsze jest stosowanie pytań otwartych, umożliwiających kandydatowi udzielenie pełnej odpowiedzi;
4. zamknięcie rozmowy, pozwalające obu stronom podsumować zdobyte informacje i ewentualnie dopytać i wyjaśnić niezrozumiałe kwestie. Na tym etapie należy pozwolić kandydatowi zarówno na zadawanie dociekliwych pytań, jak i umożliwić mu swobodną wypowiedź w celu przedstawienia swych atutów (być może wcześniej, odpowiadając na zadawane pytania nie miał okazji przekazać nam istotnych kwestii dla ogólnej oceny jego kandydatury);
5. zakończenie rozmowy ma na celu udzielenie kandydatowi informacji dotyczących terminu i formy powiadomienia go o wyniku rozmowy, czyli o decyzji, która okaże się jej skutkiem. Jest to również okazja, aby przeprosić kandydata za ewentualne zakłócenia, o ile takowe miały miejsce podczas spotkania i podziękować za przybycie.
Podsumowanie
Po przeprowadzeniu rozmowy należy możliwie szybko ocenić przydatność kandydata, najlepiej dokonać oceny bezpośrednio po odbyciu rozmowy. Wówczas zmniejszamy prawdopodobieństwo wystąpienia efektu interferencji, czyli nakładania się na siebie różnych informacji, co z każdą zwłoką wpływa na zmniejszenie stopnia obiektywizmu oceny. Powyższe wskazówki, choć niektórym wydadzą się banalne, spełniają bardzo istotną rolę w procesie rekrutacyjnym. Pozwalają zarówno zebrać wyczerpujące informacje o kandydacie, jak również uniknąć wielu wpadek i gaf. Pamiętaj, że prowadząc rozmowy z kandydatami kształtujesz wizerunek firmy. Warto więc wykazać się profesjonalizmem i zaangażowaniem.Competitive Skills Sp. z o.o.
Źródło:
