Przedsiębiorcy prowadzący swoją działalność w Polsce są zobowiązani, w niektórych sytuacjach, do używania - oprócz NIP - numeru REGON. Czy o ten numer muszą starać się podmioty zagraniczne zamierzające działać na rynku polskim? Wątpliwości rozwiewa orzecznictwo i pisma Ministerstwa Finansów.

Czym jest REGON?

REGON-em nazywamy zinformatyzowany krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej, prowadzony przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego obejmujący:

• osoby prawne,
• jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej,
• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Numer identyfikacyjny REGON składa się z dziewięciu cyfr, przy czym osiem pierwszych cyfr stanowi liczbę porządkową, a dziewiąta - cyfrę kontrolną.

Numer identyfikacyjny REGON jednostki lokalnej składa się z czternastu cyfr, przy czym dziewięć pierwszych cyfr stanowi numer identyfikacyjny REGON osoby prawnej, jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej lub osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, z kolei cztery kolejne cyfry są liczbą porządkową przypisaną jednostce lokalnej, a czternasta cyfra jest cyfrą kontrolną.

Numer identyfikacyjny REGON pozostaje niezmieniony w czasie istnienia podmiotu i nie przechodzi na następcę prawnego. Zmiany cech podmiotu objętych wpisem do rejestru podmiotów nie powodują nadania nowego numeru identyfikacyjnego. Zmiana szczególnej formy prawnej podmiotu powoduje skreślenie go z rejestru podmiotów oraz ponowny wpis do rejestru podmiotów z nadaniem nowego numeru identyfikacyjnego REGON.

Nie powoduje nadania nowego numeru identyfikacyjnego REGON:

• przekształcenie:
  a) przedsiębiorstwa państwowego w jednoosobową spółkę Skarbu Państwa,
  b) spółki handlowej w inną spółkę handlową,
  c) spółki cywilnej w spółkę handlową,
• likwidacja i ponowne podjęcie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną.

W rejestrze są ujmowane następujące informacje o podmiotach:

• nazwa i adres siedziby, a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
• forma prawna i forma własności,
• wykonywana działalność, w tym rodzaj przeważającej działalności,
• data powstania, rozpoczęcia, zawieszenia, zakończenia działalności,
• nazwa organu rejestrowego lub ewidencyjnego, nazwa rejestru (ewidencji) i nadany przez ten organ numer,
• liczba pracujących oraz w przypadku gospodarstwa rolnych powierzchnia ogólna i użytków rolnych.

Zgodnie z brzmieniem rozporządzenia o REGON powołanym w dalszej części poradnika oraz na podstawie Informacji GUS, rejestr REGON:

• służy osiągnięciu spójności identyfikacyjnej podmiotów gospodarki narodowej wpisywanych do innych urzędowych rejestrów i systemów informacyjnych administracji publicznej,
• służy jednolitości opisów stosowanych w nomenklaturze pojęciowej i klasyfikacyjnej we wszystkich urzędowych rejestrach i systemach informacyjnych administracji publicznej,
• dostarcza ogólnej charakterystyki działających w gospodarce narodowej podmiotów w przekrojach: terytorialnym, własnościowym, rodzajów działalności, form prawnych itp.,
• umożliwia sporządzanie wykazu adresów działających podmiotów,
• jest podstawą do tworzenia baz i banków danych o podmiotach gospodarki narodowej,
• stanowi główne źródło zasilania bazy jednostek wybieranych do badań statystycznych.

Kto powinien mieć REGON?

Krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej, REGON został utworzony na podstawie art. 41 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.).

Rejestr REGON jest aktualizowanym na bieżąco zbiorem informacji o podmiotach gospodarki narodowej prowadzonym w systemie informatycznym w postaci centralnej bazy danych oraz terenowych baz danych.

Podmioty gospodarcze podlegające wpisowi do rejestru mają obowiązek posługiwania się zaświadczeniem o numerze identyfikacyjnym REGON w kontaktach urzędowych i związanych z obrotem gospodarczym. Numer identyfikacyjny REGON winien być podawany w pieczęciach firmowych i drukach urzędowych. Numer identyfikacyjny stosowany jest w rejestrach urzędowych i systemach informacyjnych administracji publicznej. Organy prowadzące takie rejestry i systemy obowiązane są do wpisywania numeru identyfikacyjnego i do posługiwania się nim przy przekazywaniu informacji. Numer identyfikacyjny podmiotu skreślonego z rejestru jest przechowywany w zbiorze historycznym i nie jest wykorzystywany do identyfikacji innego podmiotu.

Udokumentowaniem wpisu do rejestru podmiotów oraz wprowadzenia zmian cech objętych wpisem jest wydane przez urząd statystyczny zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON, według wzoru stanowiącego odpowiednio załączniki nr 2-4 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (Dz. U. z 1999 r. Nr 69, poz. 763 z późn. zm.).

Zaświadczenie to jest przesyłane podmiotowi pocztą, niezwłocznie po dokonaniu wpisu w rejestrze podmiotów, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wpływu do urzędu statystycznego wniosku albo wydawane bezpośrednio podmiotowi.

Osoba prowadząca indywidualne gospodarstwo rolne otrzymuje, na jej pisemne zgłoszenie, zaświadczenie o nadanym numerze identyfikacyjnym REGON według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do powołanego wcześniej rozporządzenia.

Przedsiębiorcy unijni a REGON

Kwestia podlegania przez podmioty zagraniczne, w tym będące podatnikami podatku od towarów i usług, obowiązkowi uzyskania polskiego numeru REGON oraz związanych z tym konsekwencji dla celów ewidencji podatników, w tym w związku z podleganiem opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem akcyzowym.

Kwestia ta została również poruszona w powołanym piśmie podsekretarza stanu z 19 lipca 1995 r. Zgodnie z nim z ustawy z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. 1995 r. Nr 88 poz. 439) nie wynika obowiązek dokonania rejestracji w rejestrze REGON przez podmioty zagraniczne prowadzące działalność gospodarczą na terenie RP. Z ustawy tej wynika jedynie ogólnie obowiązek rejestracji dla podmiotów polskich. Stąd przyjąć należy, że obowiązek rejestracyjny w podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym, w tym obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R, ciąży na podmiotach zagranicznych w wymienionych sytuacjach również w przypadku nie wystąpienia przez te podmioty o nadanie numeru REGON lub nieotrzymania tego numeru.

Regulacje ustawy o NIP nie uzależniają w sposób jednoznaczny możliwości uzyskania przez podmiot zagraniczny statusu podatnika w rozumieniu polskich przepisów podatkowych, w szczególności przepisów o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, od faktu uzyskania przez taki podmiot numeru REGON, z czym wiąże się rejestracja na potrzeby statystyczne. Z przepisów powołanej ustawy wynika jedynie obowiązek podawania numeru REGON oraz organu rejestrowego przez podatników prowadzących działalność gospodarczą, dokonujących zgłoszeń identyfikacyjnych na formularzach NIP-1 i NIP-2.

Niepodanie numeru REGON, względnie organu rejestrowego, nie jest równoznaczne z brakami formalnymi składanych zgłoszeń w tych przypadkach, gdy w odniesieniu do danego rodzaju podmiotu z obowiązujących przepisów nie wynika, że jest prowadzony rejestr urzędowy. Ma to miejsce zazwyczaj wówczas, gdy dany podmiot zagraniczny nie prowadzi działalności gospodarczej na terytorium RP. Zatem brak numeru REGON w zgłoszeniu identyfikacyjnym (aktualizacyjnym) podmiotu zagranicznego składanego na formularzu NIP-1 lub NIP-2 nie może uniemożliwiać wygenerowania decyzji o nadaniu NIP. Przyjęcie odmiennego stanowiska - opartego na nieistniejącym, bezwzględnym nakazie - byłoby niezgodne z obowiązującym prawem.

Urzędy skarbowe nie mogą odmówić zarejestrowania w powszechnym rejestrze podatników takich podmiotów zagranicznych, które prowadzą działalność na terytorium RP, chociaż:

• nie dokonały rejestracji w stosownym organie rejestrowym,
• nie uzyskały polskiego numeru REGON.

Zgodnie z Pismem Ministerstwa Finansów - Departamentu Nadzoru i Kontroli Resortowej NK-5-065-68-GRG/97, urzędy skarbowe nie mogą odmówić zarejestrowania w powszechnym rejestrze podmiotów, które są podatnikami, co najmniej podatku od towarów i usług lub akcyzowego w świetle obowiązujących przepisów w zakresie tych podatków.

Jeżeli podmioty złożyły zgłoszenie identyfikacyjne NIP, brak jest podstaw do odmowy nadania biegu, z powyższych przyczyn, złożonym zgłoszeniom NIP. Z tych samych przyczyn brak jest jakichkolwiek podstaw do odmowy nadania biegu złożonemu zgłoszeniu rejestracyjnemu VAT-R, jeżeli z przepisów o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym dla konkretnego podmiotu wynika obowiązek jego złożenia.

Orzecznictwo

Wraz z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 29 maja 2003 r. (II SA 1439/2002) znaczeniu nabrała teraz, że: "zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON nie jest decyzją administracyjną ani innym aktem lub czynnością z zakresu administracji publicznej, podlegającą zaskarżeniu do sądu administracyjnego".

Organ statystyki publicznej nie wydaje w sprawie wpisu do rejestru decyzji administracyjnej. W tych sprawach nie mają zatem zastosowania przepisy regulujące ogólne postępowanie administracyjne, lecz przepisy działu VII kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.) dotyczące zaświadczeń. To uproszczone postępowanie może się skończyć wydaniem zaświadczenia, bądź odmową jego wydania albo odmową wydania zaświadczenia o żądanej treści (art. 219 k.p.a.). W obu tych przypadkach odmowy wydania zaświadczenia wymaga się zachowania formy postanowienia, na które zainteresowanemu przysługuje zażalenie. Nie przysługuje natomiast żaden środek zaskarżenia, pozwalający uzyskać zmianę treści wydanego zaświadczenia albo żądać jego uchylenia. Osoba, która kwestionuje treść wydanego zaświadczenia może zatem dochodzić swego roszczenia jedynie drogą pośrednią, np. wnioskować ponownie o wydanie zaświadczenia o określonej treści i w razie wydania postanowienia o odmowie - żalić się do organu wyższego stopnia, a później skarżyć postanowienie tego organu do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Rejestracja podmiotów w REGON

Każdy podmiot gospodarki narodowej ma obowiązek rejestracji w rejestrze REGON prowadzenia działalności gospodarczej. Jest on zobowiązany do wypełnienia i złożenia wniosku o wpis do rejestru REGON oraz informowania o zachodzących zmianach.

Wniosek taki powinien przyszły przedsiębiorca złożyć w urzędzie statystycznym na terenie którego:

• osoba prawna i jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej ma siedzibę,
• osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą ma miejsce zamieszkania.

Wniosek o wpis w rejestrze REGON można również złożyć jednocześnie ze złożeniem wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców lub do ewidencji działalności gospodarczej w organie rejestrowym lub ewidencyjnym. Zmiana siedziby osoby prawnej i jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej lub zmiana miejsca zamieszkania osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą podlega zgłoszeniu w urzędzie statystycznym (lub jego oddziale) właściwym odpowiednio ze względu na dotychczasową siedzibę lub adres zamieszkania.

Wpis do rejestru REGON następuje na podstawie wniosku składanego przez podmiot na formularzu RG-1. Natomiast wypis z Rejestru REGON odbywa się na podstawie przedłożenia w urzędzie statystycznym wniosku RG-2. Zgłoszenie odpowiedniego wniosku musi nastąpić w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wpis, zmianę lub skreślenie z rejestru.

Zmiana siedziby osoby prawnej i jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej lub zmiana miejsca zamieszkania osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą podlega zgłoszeniu w urzędzie statystycznym (lub jego oddziale) właściwym odpowiednio ze względu na dotychczasową siedzibę lub adres zamieszkania.

Rejestr REGON jest jawny i powszechnie dostępny, również w formie wydawanych okresowo katalogów wybranych grup podmiotów wpisanych do rejestru oraz w formie udostępnianych na indywidualne odpłatne zamówienia wyciągów z rejestru. Z rejestru podmiotów gospodarki narodowej REGON mogą być udostępniane o podmiocie następujące dane:

• numer identyfikacyjny,
• nazwa: (pełna lub skrócona),
• kod lokalizacji (województwo, powiat, gmina, miejscowość siedziby, ulica),
• adres siedziby (w odniesieniu do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą - wskazany przez podmiot na wniosku RG-1), na który składają się: ulica, nr domu, nr lokalu, kod pocztowy i miejscowość poczty),
• łączność bezpośrednia (telefon, fax),
• forma prawna (podstawowa, szczególna),
• forma własności,
• wykonywana działalność, w tym rodzaj przeważającej działalności,
• daty: powstania, rozpoczęcia działalności, jej zawieszenia, odwieszenia lub zakończenia.

Wnioski niezbędne do rejestracji i wyrejestrowania:

• RG-1 Wniosek o wpis nowego podmiotu rejestru zawiera m.in.: nazwę, dane teleadresowe, podstawową i szczególną formę prawną, formę własności i finansowania, stan aktywności prawnej i ekonomicznej, rodzaj prowadzonej działalności, informację o rejestracji prawnej (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą dodatkowo - nazwisko i imiona, adres zamieszkania, numer PESEL).
• RG-2 Wniosek o skreślenie z rejestru zawiera: numer identyfikacyjny REGON, nazwę skreślanego podmiotu oraz datę skreślenia z rejestru. Podmiot może otrzymać zaświadczenie o skreśleniu z rejestru, o ile zgłosi taką potrzebę.

Podstawa prawna:

• Art. 41 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.),
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (Dz.U. z 1999 r. Nr 69, poz. 763 z późn. zm.).

Przemysław Gogojewicz

Źródło: