Dokumentacja pracownicza w archiwum pracodawcy

W okresie zatrudniania pracownika wytwarzana jest duża ilość dokumentów związanych z wykonywaniem pracy. Mają one różny charakter, różny jest też czas ich przechowywania. Za prowadzenie dokumentacji pracowniczej i jej przechowywanie w odpowiednich warunkach odpowiada pracodawca. To on musi zapewnić, aby była przetrzymywana przez odpowiednio długi okres.

Dokumenty w zakładowym archiwum

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej i jej przechowywanie w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy (art. 94 pkt 9a i 9b K.p.). Obowiązek ten ciąży na pracodawcy nie tylko przez okres wykonywania przez niego działalności, ale również po jej zakończeniu. Po ustaniu działalności wymóg przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres wskazany w przepisach realizowany jest głównie przez zapewnienie środków na jej archiwizację przez inny podmiot. Pracodawca, który zaniedba obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Jest ono zagrożone sankcją grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Katalog podstawowych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy określony jest w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Jak wynika z tego rozporządzenia, do dokumentacji pracowniczej możemy zaliczyć:

  • dokumentację osobową (akta osobowe),
  • ewidencję czasu pracy,
  • imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  • kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Należy zaznaczyć, że wykaz dokumentów wynikających z ww. rozporządzenia ma charakter otwarty. Zakres dokumentacji pracowniczej może więc być szerszy, w zależności od okoliczności oraz od przepisów odrębnych regulujących stosunek pracy określonej grupy pracowników.

Długi okres archiwizacji

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej zależą od jej rodzaju i są ustalone w różnych przepisach odrębnych (patrz tabela). Najdłużej przechowywana jest dokumentacja płacowa, a więc dokumenty, na podstawie których ustala się m.in. podstawę wymiaru emerytury lub renty. Tego rodzaju dokumenty pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Analogiczny okres przechowywania obowiązuje w odniesieniu do dokumentacji osobowej. Brak jest natomiast wyraźnego uregulowania w przepisach kwestii przechowywania dokumentów związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy.

Ewidencji czasu pracy nie można wprost zakwalifikować do dokumentacji płacowej ani osobowej. Mimo tego przyjmuje się, że powinno się ją przechowywać przez 3 lata. Pogląd ten odwołuje się do okresu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, ustalanych na podstawie tej ewidencji, m.in. roszczeń o wynagrodzenie za pracę czy za nadgodziny. Jak stanowi art. 291 § 1 K.p., ulegają one przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Ewidencję czasu pracy powinno się więc przechowywać co najmniej 3 lata od rozwiązania stosunku pracy z danym pracownikiem.

Do czasu zakończenia działalności pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w swoim archiwum, najczęściej w siedzibie firmy lub w jej oddziałach. Po zakończeniu działalności ma obowiązek przekazać ją do dalszego przechowywania przez okres właściwy dla danego jej rodzaju. Pracodawca powinien zabezpieczyć środki finansowe na ten cel. Porzucenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika.

Akta osobowe w pliku

Obligatoryjne okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązujące w Polsce należą do najdłuższych w Europie. Wiąże się to ze znacznymi kosztami ponoszonymi przez pracodawcę. Stąd aktualnie podejmowane są prace nad skróceniem tych okresów. Propozycje legislacyjne w tym zakresie opracowało Ministerstwo Rozwoju, przedstawiając projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Planowane zmiany są istotne, bo przewidują skrócenie okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej do 10 lat (z 50 lat). Przy czym ma to dotyczyć tylko osób, które po raz pierwszy podlegały ubezpieczeniom po 31 grudnia 1998 r. Ponadto pracodawca będzie mógł prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Nowe przepisy mają wejść w życie od 1 stycznia 2018 r., a obecnie znajdują się na etapie konsultacji społecznych.

Rodzaj dokumentacji Okresy przechowywania dokumentacji
Dokumentacja płacowa, w tym listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego (art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz. U. z 2016 r. poz. 887 ze zm.)
Akta osobowe pracowników 50 lat od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. z 2016 r. poz. 1506)
Ewidencja czasu pracy kierowcy 3 lata od zakończenia okresu, którego dotyczy (art. 25 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców - Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.)
Ewidencja czasu pracy pracowników podlegających ogólnym, kodeksowym przepisom prawa pracy 3 lata od zakończenia okresu, którego dotyczy (przy braku podstawy prawnej przyjmuje się 3-letni okres przechowywania dokumentów z uwagi na 3-letni okres przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy)
Dokumentacja powypadkowa 10 lat (art. 234 § 31 K.p.)

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 94 (1344) z dnia 2016-11-24

Nieściągalne wierzytelności w kosztach firmowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Źródło:

Newsletter Bankier.pl

Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
0 0 ~Arek

Rządu wcale nie obchodzi los pracodawców. To kolejny zamach na nasze emerytury. ZUS ma wszystkie niezbędne informacje, ale na ich podstawie nie chce przyznać emerytury. Każdy pracownik ubiegając się o emeryturę musi w ZUS złożyć Rp-7 ze wszystkich lat pracy. Jeśli nie złoży, to ZUS nie przyzna emerytury. Gdy ZUS zakwestionuje złożone Rp-7, a dokumentacja płacowa zostanie w zakładzie zniszczona, to zakład nie będzie mógł wystawić pracownikowi poprawionego Rp-7, a ZUS nie przyzna pracownikowi emerytury.

Pokaż cały komentarz ! Odpowiedz
0 1 ~icek

Za rządów SLD dokumenty płacowe były niszczone.Takie były przepisy.Ja sam, mam nie rozliczony okres 20 lat pracy.Takich jak ja,są tysiące.Kogo mam pozwać o zaniżoną emeryture,Millera?

! Odpowiedz
1 0 ~jerzy

Zostawię wam adres z numerem grobu na cmentarzu gdzie możecie przysyłać kary za brak dokumentów pracowniczych po mojej śmierci urzędasy.

! Odpowiedz

Kalendarium przedsiębiorcy

  • Termin zapłaty zaliczki na podatek dochodowy przez osoby prawne.

    Zapłata zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów ewidencjonowanych.

  • Rozliczenie podatku od towarów i usług za poprzedni miesiąc - VAT 7.

    Podatnicy podatku akcyzowego rozliczają akcyzę.

Kalkulator płacowy

Oblicz wysokość pensji netto, należne składki oraz podatek.

Zapisz się na bezpłatny newsletter Bankier.pl