Jak podają najnowsze wyniki badań (1) w Polsce pracujemy dużo, ale mało efektywnie. Tygodniowo spędzamy w pracy średnio 40,7 godzin, czyli o 5 godzin więcej niż statystyczny Holender i aż o 10 niż Niemiec. Wydajność naszej polskiej pracy ciągle jest kilkakrotnie niższa niż niemieckiej. Co gorsze badania dowodzą, że pracodawcy nie korzystają z elastycznych form zatrudnienia takich jak praca w domu czy mobilnych audiowizualnych systemów komunikacji ze swoimi pracownikami w terenie czy też nawet w domu. Dwie rzeczy, które świat stosuje od dawna, nam ciągle wydają obce. Trzeba w końcu zrobić ten krok do przodu!
Mobilne technologie w zakresie komunikacji i współpracy pozwalają na opracowanie nowych praktyk w pracy. Technologia wideokonferencji umożliwia tysiącom organizacji na świecie bardziej efektywną pracę, można ją przeprowadzić na laptopie, desktopie, tablecie czy własnym telefonie komórkowym. Pracowdawcy sami muszą nabrać do nich zaufania i rozwijać kulturę mobilnej współpracy, podejmując proaktywne działania, aby uświadomić pracownikom w jaki sposób mogą korzystać z bardziej elastycznych form pracy. Wtedy korzyści będą największe dla obu stron. Poniżej kilka prostych wskazówek co można zrobić:
1. Nie traćmy niepotrzebnie cennego czasu na dojazd do biura, wypróbuj zdalną komunikację bezpośrednio z domu
Zamiast spędzać godziny w drodze do pracy lepiej zostać w domu i zdalnie połączyć się z siecią korporacyjną, wziąć udział w spotkaniu zorganizowanym na poczekaniu w formie połączenia wideokonferencyjnego za pomocą laptopa, desktopu, tableta czy odnpowiedniego systemu wideokonferencyjnego, a w najgorszym przypadku zwykłego połączenia telefonicznego. Można tego dokonać zanim zjemy śniadanie. O tej porze korki na drogach są największe i na pewno dużo czasu stracimy siedząc bezczynnie w samochodzie czy autobusie. Kiedy korek uliczny się rozładuje lub będzie pewność, że kolejny pociąg dotrze do celu na czas, wtedy można wybrać się w mniej stresującą podróż do biura. Już i tak część swoich zadań mamy za sobą.
2. Nie traćmy czasu na niepotrzebne przejazdy na spotkania, które można odbyć przy swoim biurku
Większość spotkań nie musi odbywać się twarzą w twarz; oszczędzasz czas identyfikując takie spotkania, na których nie potrzebujesz być obecny fizycznie i zaproponujmy alternatywne rozwiązanie. Zamiast tego przyłączmy się do spotkania organizując wideokonferencję i oszczędźmy czas, który zmarnowałbyś w podróży.
3. Zachowajmy odpowiednią równowagę między pracą a życiem prywatnym – efektywność w domu oznacza efektywność w pracy
Żyjemy coraz intensywniej. Elastyczne, niezależne od lokalizacji, praktyki w pracy pomagają ograniczyć stres i pozwalają kierownikom zespołów zwiększyć zaangażowanie ich pracowników. Przedsiębiorstwa mogą zapewnić narzędzia komunikacji umożliwiające pracownikom i pracodawcom stały kontakt w przypadku, kiedy nie znajdują się w tym samym miejscu. Wynikiem tego mogą być bardziej produktywne zespoły, działąjące efektywniej i w znacznie bardziej zrównoważony sposób.
4. Odpowiednio przygotujmy spotkanie
Dobre planowanie i struktura może przyspieszyć proces podejmowania decyzji, a w efekcie ograniczyć czas spędzany na spotkaniach. Zawsze starajmy się podejmować decyzje w drodze konsensusu, a nie konfrontacji. Konsensus wypracowuje się poprzez regularną komunikację; wiele spotkań jest nieudanych i nieefektywnych, ponieważ rozpoczynają się od podsumowania poprzednich zebrań. Korzystajmy z wideokonferencji przygotowując się i podsumowując osobiste spotkania po to, aby podróż w celu jego odbycia była opłacalna i efektywna. Wideokonferencje możesz łatwo nagrywać, dzięki czemu treść ważnych spotkań będzie zarejestrowana, a podjęte decyzje przejdą do elektronicznych archiwów firmy.
5. Spotykajmy się już TERAZ! – nie czekajmy aż będzie za późno
‘Sprawność’, ‘szybkość, ‘czas rzeczywisty’ to niektóre z modnych słów nowoczesnego biznesu, jednak przymiotniki takie jak ‘globalny’, ‘rozproszony’ i ‘zdalny’ często określają codzienną rzeczywistość. W takim razie, jak sprawić by dwie osoby pracowały wspólnie? Nowoczesne firmy przekonują pracowników do odejścia od schematu wysyłania maili czy zostawiania wiadomości na poczcie głosowej i czekania na odpowiedź. Schemat ten często przekształca interakcje, które mogłyby zakończyć się w kilka minut w dialogi, które mogą trwać tydzień lub dłużej, utrudniając podejmowanie decyzji i spowalniając proces rozwiązywania problemów. A zatem, zamiast organizować spotkanie w przyszłym tygodniu, lepiej jest umożliwić pracownikom wzajemny kontakt w czasie rzeczywistym, aby mogli się dzielić pomysłami i jednocześnie w bardziej efektywny sposób podejmować lepsze decyzje. Minuty i dni mają wielkie znaczenie, dlatego wszystko co pozwala oszczędzić cenny czas i w krótszym czasie osiągnąć cele służbowe może być cennym narzędziem biznesowym.
6. Wyłączmy się – stwórzmy nieco przestrzeni
Stwórz przestrzeń, w której będziesz mógł koncentrować się na pracy bez zakłóceń. Upewnij się, że każdego dnia planujesz okres, kiedy wyłączasz lub ignorujesz wszystkie narzędzia telekomunikacyjne, takie jak poczta elektroniczna, telefon komórkowy, komunikator internetowy czy inne osoby pracujące w sieci, a wszystko po to abyś mógł skoncentrować się na wykonywaniu pracy.
7. Wprowadżmy nowe podejście
Bardziej efektywna praca nie znaczy, że cięższa. Zmieńmy coś w sposobie pracy, ponieważ jeżeli będziemy stale powtarzać wykonywanie tych samych czynności, będziemy stać w miejscu. Nowe podejście może natchnąć personel energią i poprawić możliwości rywalizacji z wyłaniającą się konkurencją.
8. Uczmy się na przykładach innych
Nie każda firma doświadcza natychmiastowych korzyści z bardziej inteligentnej komunikacji. Uczmy się na przykładach innych krajów i innych firm. Toyota, Siemes Bosch, Procter and Gamble, Turner, Zurich Financial Services, Boeing, Xstrata, The Dow Chemical Company, Polycom i wiele innych korzysta na codzień z wideokonfernecji stacjonarnych i rozmaitych form mobilnej komunikacji (nie bez kozery ich pracownicy mają Ipady czy inne tablety). Są to organizacje patrzące w przyszłość, które stworzyły wokół współpracy strategię, a ich pracownicy korzystają nacodzień z rozwiązań komunikacji audiowizualnej.
9. Pracujmy w bardziej inteligentny sposób
Staramy się ograniczyć liczbę niepotrzebnych podróży służbowych na inny kontynent. W zamian zorganizujmy wideokonferencję. Od razu są korzyści: pierwsza finansowa dla firmy – wydaje mniej na kosztowną podróż pracownika oraz druga dla środowiska – mniejsza emisja CO2. Wystarczy jeden lot mniej a ograniczymy emisję dwutlenku węgla w takim stopniu jakbyś na cały rok usunęli z ruchu ulicznego średniej wielkości samochód. Najnowocześniejsze rozwiązania wideokonferencyjne i telepresence oferujące transmisję jakości High Definition umożliwiają odbywanie wszelkiego rodzaju spotkań na odległość, wspólne przygotowanie prezentacji, pracę nad projektami graficznymi, wszystko twarzą w twarz, bez utraty jakości komunikacji.
(1. Badania prowadziła w listopadzie br firma badawcza Sedlak&Sedlak).
Autor artykułu, Olgierd Madej, Dyrektor Sprzedaży Polycom na Polskę i kraje Bałtyckie ma ogromne doświadczenie biznesowe w sektorze IT. Przez ostatnie 14 lat odpowiał za planowanie, wdrożenie i realizację sprzedaży oraz promocję programów partnerskich w takich firmach jak HP, Microsoft czy Centrum im. Adama Smitha.
Zobacz też:
» Polacy nie wierzą w sukces polskich firm
» Zmniejsz koszty - zatrudnij telepracownika
» 36 proc. pracowników boi się, że straci zatrudnienie
» Polacy nie wierzą w sukces polskich firm
» Zmniejsz koszty - zatrudnij telepracownika
» 36 proc. pracowników boi się, że straci zatrudnienie
Źródło:Informacja prasowa
