Szybkie pozyskanie auta zastępczego, w przypadku, gdy któryś z pojazdów firmowych zostaje unieruchomiony, jest bardzo ważne. Samochód zastępczy można uzyskać, wykorzystując polisę ubezpieczeniową, wynająć od serwisu, który realizuje naprawę, albo też wykorzystać wolne auta należące do firmy.
Auto z ubezpieczenia
Jeśli pojazd firmowy ulegnie wypadkowi nie z winy pracownika, można domagać się, aby koszty wynajmu auta zastępczego zostały pokryte z OC sprawcy. Zgodnie z art. 361 kodeksu cywilnego za poniesione straty oraz utracone korzyści przysługuje poszkodowanemu wyrównanie w takim stopniu, aby osiągnął on standard życia sprzed wypadku (tzw. zasada pełnego odszkodowania). Aby skorzystać z tej zasady, trzeba powiadomić zakład ubezpieczeń sprawcy o zamiarze wynajęcia auta zastępczego, a także uzasadnić, że jest to konieczne, bo pozbawienie samochodu naraża nas na duże straty finansowe i utrudniania wykonywanie pracy.
Aby koszty wynajmu samochodu zostały zwrócone, trzeba pamiętać, że musi być on tej samej lub niższej klasy niż uszkodzony pojazd, natomiast czas najmu nie może przekraczać czasu naprawy firmowego pojazdu w warsztacie lub – w przypadku szkody całkowitej – okresu do wypłaty odszkodowania za samochód. Na fakturze za wypożyczenie trzeba więc uwzględnić, jakie auto zostało wypożyczone oraz na jaki okres.
Zdarza się, że ubezpieczyciele próbują ograniczyć wysokość wypłacanych odszkodowań z OC, ustalając wygodne dla siebie warunki wynajmu, czyli np. definiując technologiczny czas naprawy, który może różnić się od rzeczywistego czasu naprawy. Takie zabiegi nie są zgodne z prawem. Poszkodowany powinien otrzymać odszkodowanie w pełnej wysokości.
Polisa AC oraz assistance umożliwiają nieodpłatne wynajęcie auta zastępczego (oczywiście, jeśli taka opcja była zawarta w umowie) w razie awarii w podróży, kradzieży lub wypadku i to bez względu na to, kto jest sprawcą. W takiej sytuacji ubezpieczyciel pokrywa koszty wynajęcia samochodu zastępczego, pod warunkiem że czas, na który traci się auto, np. czas naprawy, przekroczy określoną liczbę godzin (zwykle 12 godzin lub dobę). Posiłkują się AC i assistance niekoniecznie jednak otrzyma się zwrot kosztów w pełnej wysokości. Wszystko zależy od umowy, która dokładnie precyzuje, co pokrywa ubezpieczyciel i jakie warunki należy spełnić, aby uzyskać zwrot kosztów.
Jednak należy pamiętać o tym, że umowy AC i assistance są dobrowolne i strony mogą się tak umówić, że tylko część kosztów wynajmu auta zastępczego będzie pokrywana. Dotyczy to np. wynajęcia samochodu poza siecią wskazaną przez ubezpieczyciela. Dlatego warto wcześniej wnikliwie przeczytać OWU (Ogólne Warunki Ubezpieczenia).
Wadą użyczenia samochodów zastępczych z AC lub assistance jest krótki czas, na jaki można je wypożyczyć. Wynosi on z reguły 3-4 dni (auto ma służyć głównie do kontynuowania podróży). Oczywiście samochód zastępczy musi być porównywalnej klasy jak pojazd ubezpieczonego.
Z serwisu lub wypożyczalni
W praktyce korzystając z ubezpieczeń, wynajmuje się zwykle auta w wypożyczalni typu rent a car.
– Gdy wykorzystanie aut zastępczych nie jest duże, można wynajmować samochody na koszt własny, zdecydowanie upraszcza i przyśpiesza to proces przyznawania auta. Dopiero po oddaniu auta rozlicza się jego koszty do ubezpieczyciela. Droga do zwrotu kosztów jest dłuższa, gdyż wszystkie formalności musimy załatwiać już samodzielnie – tłumaczy Tomasz Możdżyński, specjalista ds. floty samochodowej Sanofi-Aventis. Wynajmując auto na własną rękę, trzeba przedstawić dowód osobisty, prawo jazdy oraz dokumenty firmy.
W razie naprawy można też posiłkować się skorzystaniem z auta zastępczego oferowanego przez serwis. To rozwiązanie jest dość wygodne, ale aby nie było zbyt drogie, warto możliwość i koszty korzystania z samochodów zastępczych ustalić na etapie negocjowania warunków obsługi w danym serwisie.
Także ubezpieczyciele często wymagają od współpracujących z nimi warsztatów, aby ich klienci mogli liczyć na bezpłatne auto zastępcze. Wówczas towarzystwo umożliwia klientom wypożyczenie samochodu, jeśli będą korzystać z jego sieci warsztatów naprawczych. W tym przypadku pojawia się jednak problem: przedstawiciel ubezpieczyciela po zgłoszeniu przez klienta szkody ma nawet 14 dni na ocenę zasadności wynajmu auta zastępczego.
Wynajmując auto zastępcze, to wynajmujący pokrywa wszelkie koszty eksploatacyjne. Wiele wypożyczalni zastrzega też, że auto należy oddać z pełnym bakiem paliwa.
Pojazd zastępczy ma innego właściciela, który to decyduje, co wolno, a czego nie wolno z nim robić. Umowę najmu takiego samochodu, jak każdą zresztą, trzeba więc dokładnie przeczytać. Zwykle znajdują się w niej zapisy ograniczające możliwości wykorzystania auta, na przykład zakaz przekraczania nim granicy, udziału w wyścigach, limitu przejechanych kilometrów itp.
Z własnego parkingu
W sytuacjach awaryjnych można także wykorzystywać auta z własnej floty, które akurat z różnych przyczyn nie są przez nikogo użytkowane. Za takim rozwiązaniem przemawiają brak kosztów wynajmu oraz dodatkowych umów. Nie ma też dodatkowych zasad korzystania z takich samochodów, więc dla kierowcy wszystko jest jasne.
Niestety, taki pojazd nie zawsze jest tam, gdzie jest właśnie potrzebny. Często flota rozsiana jest po całej Polsce i podróż z Bielska-Białej do Gdańska po odbiór auta zastępczego może okazać się, szczególnie gdy jest ono potrzebne na rzeczywiście krótki okres, zupełnie nieopłacalna. Oczywiście, celowe utrzymywanie odrębnego parku aut zastępczych w ramach własnej floty też jest kosztem.
Magdalena Czarkowska, Flota
Samochody zastępcze wykorzystujemy w przypadku szkód komunikacyjnych (częściowych i całkowitych), w przypadku szkód kradzieżowych, a także w przypadku awarii samochodu na drodze. Otrzymujemy je od ubezpieczyciela, w ramach ubezpieczenia assistance. Długość wynajmu uzależniona jest oczywiście od rodzaju zdarzenia. W ramach wykupionych pakietów mamy możliwość korzystania z samochodów różnych segmentów – od segmentu B (dla pracowników operacyjnych) do segmentu D (dla pracowników wyższego szczebla). W przypadkach, w których nie przysługuje nam samochód z pakietu assistance, posiłkujemy się często samochodami udostępnianymi przez serwisy dokonujące daną naprawę. W zależności od serwisu taki wynajem jest płatny bądź bezpłatny.
Przeszło 10,5 tysiąca samochodów finansowanych we wszystkich usługach dostępnych w portfelu Masterlease Polska ma wykupiony pakiet auta zastępczego. Samochody te są udostępniane naszym w ramach współpracy z siecią serwisową na terenie całej Polski oraz z wypożyczalni samochodów typu „rent a car”. Nasza oferta zakłada kilka zróżnicowanych opcji auta zastępczego, zależnych od różnych czynników. Po pierwsze okresu, w którym klient może korzystać z auta zastępczego. Równie istotna jest gwarancja (lub jej brak) klasy pojazdu. I ostatni element – czas, w jakim samochód jest podstawiony klientowi od chwili weryfikacji przez serwis długości trwania naprawy. Standardowo klient otrzymuje auto zastępcze na 10 dni przy naprawie, która unieruchamia auto na czas powyżej 12/24/48 godzin. Polityka zarządzania autami zastępczymi to obszar, który generuje określone roczne koszty. Największy wpływ na optymalizację tych kosztów i realne oszczędności ma zmiana zachowań kierowców. Oszczędności w tym zakresie można osiągnąć, zaczynając od monitorowania i zmiany zachowań kierowców o dużej szkodowości, czy promowania tych, którzy jeżdżą bezszkodowo.
Można wyróżnić trzy najczęściej stosowane sposoby pozyskiwania aut zastępczych, które często stosowane są równolegle. Flota dysponuje – w ilości zależnej od skali – wolnymi samochodami, angażując je w miejscach tego wymagających, korzysta z aut udostępnianych przez serwisy lub asekurując się polisą assistance pośrednio wynajmują auta z wypożyczalni. Każdy z nich ma wady i zalety. Wykorzystując samochody własne, można zadać sobie pytanie, czy ich oczekiwanie „pod płotem” nie jest zbyt kosztowne. Ponadto, parkując na terenie firmy, auta te są zwykle oddalone od miejsca, gdzie są potrzebne. Samochody z serwisów są, moim zdaniem, najlepszym źródłem pozyskiwania aut zastępczych od strony kosztowej i logistycznej – nie zawsze jednak trafiają we właściwą klasę auta. W przypadku pojazdów z wypożyczalni mamy dla odmiany sporą elastyczność wyboru aut oraz w miarę sprawną logistykę, ale cena bywa wygórowana. Dodatkowo wynajem krótkoterminowy niesie za sobą ryzyka – np. wysoki udział własny w szkodzie (do 2000 zł) czy paskarskie ceny przy rozliczeniu brakującego paliwa (nawet 2,5 euro/litr). Auta te generują też innego rodzaju konflikty – chodzi o drobne uszkodzenia, których pochodzenie trudno jest jednoznacznie określić. Otrzymujemy jednak kosztorys i płacimy, mając świadomość, iż właściciel najprawdopodobniej nie będzie naprawiał wycenionego uszkodzenia. Czy następny klient będzie miał podobne problemy – pozostanie pytaniem otwartym. Rozwiązaniem może być ocena uszkodzenia w odniesieniu do powodowanego spadku wartości auta oraz podpinanie kopii zdania samochodu przez poprzednika do protokołu kolejnego wydania.
Polityka dotycząca aut zastępczych jest określana w każdej firmie w zależności od potrzeb danej firmy i wymagań rynkowych. Warsztaty blacharskie na czas naprawy przekazują własne samochody, zajmują się całościową likwidacją szkód, często koszt wynajęcia samochodu jest wliczany w koszty naprawy samochodu płacone przez ubezpieczyciela. Sposobem obniżenia kosztów samochodów zastępczych jest ustalenie w naszej umowie ubezpieczeniowej realnej maksymalnej stawki dziennej, w tym ilości minimalnego i maksymalnego wykorzystania samochodu w dniach. Opierając się na standardowych stawkach zwrotu za wynajęcie pojazdu w danej kategorii, można także ustalić stawki z dostawcą samochodów zastępczych, czyli najczęściej z wypożyczalnią lub warsztatem wypożyczającym samochody. Zdecydowanie najtańszym i najprostszym sposobem zmniejszenia kosztów aut zastępczych jest przekazywanie na czas naprawy aut własnych. Efekt tego rozwiązania można zwiększyć, korzystając z samochodu zastępczego przyznawanego w ramach assistnance w ograniczonym okresie (do kilku dni), wtedy mamy czas na relokacje naszego samochodu w odpowiednie miejsce do docelowego użytkownika. Podejmując decyzję o korzystaniu z aut zastępczych, radzę rozważne przemyślenie wszystkich rozwiązań w zakresie ekonomicznym i wpisanie przyjętych rozwiązań do posiadanej polityki firmowej.
Samochody zastępcze to często koszty, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć i w stu procentach. Coraz częściej zapewnia je rozszerzony assistance proponowany w polisie ubezpieczeniowej. Niemniej jednak auta na warunkach assistance nie są w stanie zaspokoić wszystkich potrzeb intensywnie działającej floty. Obecnie przy autach z wynajmu samochody zastępcze dostarcza nam dostawca CFM, jednak stworzyliśmy dodatkowe zapisy w umowie, które uwzględniają potrzeby naszych użytkowników i zabezpieczają nas przed dodatkowymi kosztami z tego tytułu. Z mojego doświadczenia wynika, że dobrym sposobem jest wykorzystanie wypożyczalni wewnętrznej. W naszej flocie, jeszcze sprzed czasów współpracy z CFM, stworzyłem ją z pojazdów przeznaczanych do sprzedaży. Przy sporej rotacji aut w parku zawsze dysponowałem czterema, pięcioma samochodami, które w razie potrzeby udostępniane były użytkownikom aut stojących w serwisie na dłuższy okres i pracownikom nieposiadającym samochodów służbowych, a sporadycznie składającym zapotrzebowanie na wynajem auta. W ten sposób w ciągu roku na wynajmie samochodów zaoszczędzaliśmy sporą kwotę. Oczywiście odpowiednie umowy z serwisami terenowymi umożliwiały wypożyczenie w korzystnej cenie auta zastępczego na 1-2 dni, aby użytkownik nie tracił czasu na dojazdy. Te wydatki pokrywaliśmy z zaoszczędzonych środków (nie wykupywaliśmy rozszerzonego asistance).
