Obowiązek udokumentowania kosztów podróży służbowej określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).
W myśl rozporządzenia rozliczenie kosztów podróży służbowej pracownika odbywa się na jego wniosek w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do wniosku pracownik ma obowiązek dołączyć dokumenty potwierdzające wydatki m.in. rachunki, faktury, duplikaty dowodów księgowych, czy bilety za przejazd. Wyjątek stanowią jedynie diety i wydatki objęte ryczałtami.
Jak postępować, gdy udokumentowanie wydatków jest niemożliwe? W tym wypadku wspomniana ustawa dopuszcza możliwość złożenia przez pracownika pisemnego oświadczenia o dokonanych wydatkach i przyczynach braku jego udokumentowania. Można także dołączyć potwierdzenie wykonania zadania przez przełożonego, raporty oraz sprawozdania.
 | Potrzebujesz więcej firmowych porad? Chcesz rozwiać swoje wątpliwości? Wejdź na zakładkę Firma |
Komentuje Paweł Jabłonowski, doradca podatkowy, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna | |
Organ podatkowy podczas prowadzenia postępowania lub kontroli podatkowej nie powinien różnicować wartości dowodów przedkładanych przez stronę. Teoretycznie oświadczenie powinno mieć taką samą moc dowodową jak dokument papierowy. Jeżeli jednak organ podatkowy przedstawi przeciwdowód do oświadczenia pracownika, może się okazać, że lepiej postarać się o dokument potwierdzający odbycie podróży służbowej. Bilety kolejowe przy spełnieniu określonych warunków mogą być uznawane za fakturę. Ponieważ w sytuacji, w której nabywcy towaru lub usługi zaginęła faktura VAT przysługuje prawo do żądania duplikatu tej faktury, można spróbować wystąpić o taki duplikat do przewoźnika. Nie gwarantuje to jednak sukcesu, bo chociaż bilety mogą być uznawane za fakturę, to jednak tą fakturą nie są, a jedynie jej surogatem, co może nie obligować przewoźnika do wystawienia duplikatu. |
Iwona Karkus
Bankier.pl
» Kiedy fiskus zaneguje zwrot kosztów delegacji
» Mniej podróży służbowych przekłada się na większą produktywność przedsiębiorstw
» Na greckich plażach szkoleń nie będzie
