Wysyłanie pracowników w delegacje to już niemal standard w wielu firmach. Chodzi zarówno o wyjazdy krajowe jak i zagraniczne. Niekiedy w taką podróż pracownik zabiera ze sobą współmałżonka. Jak wówczas rozliczyć koszty delegacji?
Pytania pojawiają się przede wszystkim przy rozliczeniu kosztów noclegu oraz kosztów związanych z dotarciem na miejsce. Przyjmijmy, że nasz pracownik został wysłany w delegację do Hiszpanii, jedzie tam prywatnym autem i zabiera ze sobą małżonkę.
W takim wypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu, który jest zwolniony z podatku dochodowego. Koszt przejazdu to iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km zależnej od pojemności skokowej silnika samochodu. Z podatku zwolnione są również diety i inne należności za czas delegacji odbytej przez pracownika do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.
Koszt podróży prywatnym autem
Przepisy prawa nie zakazują, aby w czasie podróży służbowej pracownikowi towarzyszyła inna osoba, w naszym przypadku małżonka. Zatem pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów podróży niezależnie od liczby osób, z którymi pracownik odbywa podróż.
Stawka za 1 km przebiegu pojazdu wynosi obecnie:
0,5214 zł - w przypadku samochodu o pojemności skokowej silnika do 900m3
0,8358 zł - w przypadku samochodu o pojemności skokowej powyżej 900 m3
Przy czym stawki za 1 km przebiegu pojazdu są takie same dla podróży w kraju i za granicą.
Koszty noclegów
Za nocleg pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, do wysokości ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W przypadku Hiszpanii wynosi on 120 euro na nocleg. Zatem zwrot kosztów będzie przysługiwał pracownikowi obojętnie, czy weźmie pokój dla jednej osoby, czy też dla dwóch. Warunkiem jest tylko, aby zmieścił się z ceną w przewidzianym limicie.
Oczywiście w uzasadnionych przypadkach, za zgodą pracodawcy, pracownik może uzyskać zwrot kosztów za nocleg w wysokości przekraczającej ustalony limit. Taki zwrot będzie w całości zwolniony z podatku.
W przypadku noclegów z małżonkiem pracownik może się jednak narazić fiskusowi. Może on zakwestionować zasadność wzięcia pokoju dwuosobowego. Organy podatkowe mogą bowiem stać na stanowisku, że faktura za hotel powinna dotyczyć tylko noclegu pracownika. Z kolei wynajęcie pokoju dla dwóch osób może sugerować, że zwrot kosztów noclegu dotyczył nie tylko pracownika. Wówczas u pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy w wysokości różnicy między ceną pokoju dwuosobowego a jednoosobowego.
Barbara Sielicka
Bankier.pl
b.sielicka@bankier.pl
» Sprawdź, kiedy nie rozliczysz delegacji
» Pracodawca odpowiada za leczenie pracownika w delegacji
» Komu w delegację, temu ubezpieczenie
