Praktyka pokazuje, że duży wpływ na przebieg wykonania projektu ma właściwe zaplanowanie harmonogramu realizacji poszczególnych działań oraz kosztów już na etapie projektowania inwestycji. Należy wtedy:
1) podpisać i ewentualne aneksować umowy na finansowanie projektu,
2) prowadzić monitoring zgodności realizacji projektu z ustaleniami umowy (harmonogram, zakres rzeczowy, dokumentacja księgowa),
3) przygotować okresowe raporty oraz raport finalny i złożyć je w Instytucji Wdrażającej,
4) zapewnić prawidłowe rozliczenia z bankiem finansującym.
Zgodnie z zapisami umowy beneficjent jest zobowiązany do przygotowania i dostarczenia okresowych i rocznych sprawozdań z realizacji projektu oraz raportu końcowego. Prawidłowo przygotowany formularz sprawozdania oraz dokumenty księgowe, opisane w sposób wymagany przez instytucję wdrażającą, są podstawą do rozliczenia poniesionych kosztów, czyli do uzyskania zwrotu pieniędzy wydatkowanych na danym etapie projektu. Dokumentami świadczącymi o ich poniesieniu są potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie faktur lub dokumenty księgowe o podobnej wartości dowodowej; zgodnie z zestawieniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem wraz z dowodami zapłaty (wyciągi bankowe lub potwierdzenia zapłaty gotówką) beneficjent otrzymuje dofinansowanie w formie refundacji w postaci płatności okresowych i płatności końcowej.
Ważną fazą realizacji projektu są wskaźniki monitoringu. Na etapie przygotowania projektu wnioskodawca jest zobowiązany do określenia, według jakich wskaźników zostaną zmierzone zaplanowane cele projektu. Zgodnie z zasadami obowiązującymi w podejściu projektowym przy aplikowaniu o środki unijne rozróżniamy cele na poziomie produktu, rezultatu i oddziaływania. Cele odnoszące się do poziomu produktu to nic innego jak bezpośredni efekt realizacji projektu. Na przykład celem na poziomie projektu jest liczba osób przeszkolonych w wyniku zrealizowanych dni szkoleniowych. Efekty, które zostaną osiągnięte w perspektywie dłuższej, czyli w okresie po zakończeniu projektu, to cele na poziomie rezultatów. Pozostając przy przykładzie projektów edukacyjnych, rezultatem będzie m.in. podniesienie poziomu wiedzy uczestników w tematyce zgodnej z tematyką szkolenia i podniesienie kwalifikacji zawodowych pracowników dzięki zdobytej wiedzy. W perspektywie długofalowej, czyli w okresie do kilku lat po zakończeniu projektu, obserwujemy efekty oddziaływania projektu. Efektem długofalowym można określić np. wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw poprzez podniesienie kwalifikacji zawodowych pracowników.
Przy ocenie projektu jednym z podstawowych kryteriów są zakładane rezultaty, które w przedsięwzięciach dofinansowanych ze środków unijnych (Europejski Fundusz Społeczny) określa się jako rezultaty miękkie i twarde. Beneficjent jest zobowiązany do wykonania projektu zgodnie z przyjętymi w umowie o dofinansowanie zasadami oraz w sposób zapewniający osiągnięcie założonych celów projektu. Monitoring projektu przeprowadzają instytucje wdrażające i instytucje zarządzające danym programem operacyjnym. W odniesieniu do projektów unijnych monitoring to proces systematycznego zbierania i analizowania ilościowych i jakościowych informacji na temat wdrażanych projektów i całego programu operacyjnego w aspekcie finansowym i rzeczowym.
Należy zdać sobie sprawę, że uzyskanie umowy i realizacja przedsięwzięcia może się okazać drobnostką w porównaniu z jej rozliczeniem. W tym momencie na drodze do pozyskania środków unijnych nie staje już niedobór środków finansowych czy niedociągnięcia organizacyjne przedsiębiorstwa, ale duża liczba dokumentów wymaganych do przygotowania. Istotnym warunkiem rozliczenia się przedsiębiorcy z przedsięwzięcia jest przygotowanie niezbędnych informacji do wypełnienia wniosku i sprawozdania z wykonania projektu. Dla obu tych dokumentów istnieją wprawdzie instrukcje ich wypełniania, mimo to należy się przygotować, że przy ich wypełnianiu nie uniknie się błędów, a tym samym wezwania do uzupełnienia dokumentacji. Zdarza się często tak, że po usunięciu pierwszych poprawek przedsiębiorca otrzymuje z instytucji wdrażającej kolejne pismo informujące o następnych błędach, których nie wskazano w pierwszym wezwaniu. Co gorsza, w instytucjach wdrażających sposób oceny projektów wygląda tak, że jeden urzędnik sprawdza wniosek wraz z załącznikami, ale już inny weryfikuje poprawność sprawozdania z realizacji projektu. Jeśli więc przedsiębiorca złoży pierwszy wniosek o płatność wraz z załącznikami i popełni jakikolwiek błąd w dokumentach, to może zostać wezwany do poprawki osobno w przypadku wniosków i osobno w przypadku sprawozdania - i to w różnych, często odległych terminach. W ten sposób weryfikacja wniosków o płatność trwa nawet kilka miesięcy.
Każdy projekt finansowany ze środków unijnych jest poddawany kontroli, tzw. audytowi, w miejscu realizacji przedsięwzięcia. W trakcie audytu sprawdza się m.in. dokumentację finansową inwestycji, księgi ewidencyjne, umowy o pracę (w przypadku zatrudniania pracowników), umowę kredytową, jeśli kredyt był zaciągnięty. Przede wszystkim kontroluje się, czy przedsiębiorca zapewnił właściwą promocję dla danego projektu przedsięwzięcia. Wiąże się to z umieszczeniem godła UE oraz logo programu operacyjnego na zakupionych środkach trwałych, w siedzibie firmy, jak również na materiałach ofertowych, ulotkach czy folderach reklamowych, co ma potwierdzić wkład Unii Europejskiej w finansowanie projektu. A jeśli beneficjent pomocy ma własną stronę internetową, to również na niej musi zamieścić stosowne informacje. Wszystkie te działania marketingowe zrzucane są na przedsiębiorców, powodując dodatkowe koszty, których oczywiście nikt im nie zwraca. W ten sposób poprzez system dotacji Unii Europejskiej zmusza się przedsiębiorców do przekazywania klientom, współpracownikom i opinii publicznej niewłaściwych informacji, bo ostatni ruch i tak należy do instytucji wdrażającej, która poinformuje, że nie jest w stanie wypłacić beneficjentom dofinansowania, co jest zgodne z paragrafem 5, ust. 4, pkt. 3 umowy wsparcia, gdyż ten nie dysponuje środkami na rachunku bankowym.
Więcej informacji o tym jak przygotować aplikację o unijne fundusze w zakresie innowacyjności m.in. proces opracowania projektu, przygotowanie montażu finansowego, przygotowanie unijnej aplikacji, monitoring realizacji, znajdziesz w książce „Pozyskiwanie środków unijnych przez przedsiębiorstwa innowacyjne. Podejście procesowe” Elżbiety Weiss (Wydawnictwo C.H. Beck, 2011). Książka jest dostępna w cenie ze zniżką w e-księgarni www.ksiegarnia.beck.pl. Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.
Mariusz Ludwiński dla Wydawnictwa C.H. Beck
Zobacz też:
» Jak kształtują się perspektywy unijnych dotacji na inwestycje w okresie 2014-2020?
» Zobacz, jaką możesz otrzymać dotację w 2011 roku
» Jak wykorzystać dotację z UE na promocję firmy?
» Jak kształtują się perspektywy unijnych dotacji na inwestycje w okresie 2014-2020?
» Zobacz, jaką możesz otrzymać dotację w 2011 roku
» Jak wykorzystać dotację z UE na promocję firmy?
Źródło:Informacja prasowa
