Kamery przemysłowe, podsłuchy, systemy biometryczne i programy monitorujące aktywność w sieci to norma w biurowej rzeczywistości XXI-wieku. Szefowie stosują bowiem zasadę ograniczonego zaufania do pracowników. Problem oszustw popełnianych przez pracowników dotyczy bowiem aż 78 proc. firm. Inwigilacja może jednak wzbudzać wiele kontrowersji. Postanowiliśmy zatem sprawdzić, jakie są jej legalne granice.
Z raportu „Anomia pracownicza w Polsce 2012” przygotowanego na zlecenie Pracodawców RP wynika jasno, że obecnie znaczna większość firm boryka się z problemem nieuczciwych pracowników. Przywłaszczenia i kradzieże to plaga. Często też pracownicy wykorzystują narzędzia pracy (telefony, samochody i drukarki) do celów prywatnych, zawyżają wydatki służbowe i uprawiają cyberslacking, czyli wykorzystują Internet w celach prywatnych w godzinach pracy. Nierzadko więc pracodawcy postanawiają wspomóc się nowoczesnymi technologiami w walce z nieuczciwością osób, które zatrudniają.
Sprawdzani na każdym kroku
Na rynku istnieje wiele rozwiązań, które służą poprawie bezpieczeństwa firmowego mienia. Niektóre z nich są na tyle dyskretne, że pracownicy mogą być nieświadomi, że szef ich kontroluje. Pogromcą tradycyjnych oszustw, takich jak kradzieże, są kamery przemysłowe. Pracownicy świadomi tego, że każdy ich ruch jest obserwowany, będą mniej skorzy do działań niezgodnych z prawem.
Bardziej zaawansowaną technologicznie formą ochrony przed kradzieżą mienia są systemy biometryczne, złożone z kamer, czytników dotykowych, skanerów siatkówki, a także linii papilarnych. Na baczności powinni mieć się również posiadacze służbowych samochodów czy komórek. Zainstalowany w nich GPS pozwala sprawdzić, czy pracownik nie korzysta z tych sprzętów do celów prywatnych, a dzięki bilingom szef dowie się, do kogo dzwoni.
Technologia jest też pomocna w kontrolowaniu tego, czy pracownicy w godzinach pracy się nie obijają. Każde otwarcie drzwi można bowiem zabezpieczyć kartą, a zintegrowany z nimi program komputerowy wyeksportuje dane do systemów kadrowych, które automatycznie mogą dokonać wyliczenia pensji pracownika na podstawie czasu, w którym nie przebywał on na stanowisku pracy. Jeszcze łatwiej jest sprawdzić co pracownik w czasie pracy robi na firmowym komputerze. Programy takie jak Uplook, Activity Monitor, Bizlook, SurfControl, Oko Szefa dają możliwość przeprowadzenia audytu oprogramowania zainstalowanego na pracowniczych komputerach, podglądania ich ekranów, internetowych pogadanek, blokowania połączeń i przede wszystkim raportowania aktywności w sieci. Czy pracodawca ma jednak prawo aż tak inwigilować swoich pracowników?
Uzasadniona kontrola jest legalna
- Prawo pracodawcy do kontroli efektywności pracy oraz sposobu wykorzystywania powierzonych urządzeń (komputera, telefonu służbowego etc.) wkracza w sferę gwarantowanych pracownikom w konstytucji, kodeksie cywilnym oraz kodeksie pracy, praw do poszanowania prywatności, godności i innych dóbr osobistych, w szczególności tajemnicy korespondencji. W związku z tym, że działania kontrolne mogą stanowić ingerencję w sferę tych praw osobistych, muszą odbywać się one sposób wyważony i adekwatny do zamierzonego celu. Naczelną zasadą jest konieczność uprzedniego poinformowania pracowników o stosowanych wobec nich metodach kontroli wykonywania pracy i korzystania ze służbowego sprzętu oraz kont e-mailowych – tłumaczy Krystian Stanasiuk, radca prawny z Kancelarii TaylorWessing e|n|w|c. Dodaje też, że jeśli pracodawca zabrania korzystania z internetu, telefonu lub poczty e-mail w celach prywatnych, to musi zawrzeć te zasady w wewnętrznych regulaminach zakładu pracy. Niezachowanie tych zasad skutkować może roszczeniami ze strony pracownika z tytułu naruszenia jego dóbr osobistych.
Kontrowersyjną kwestię legalności stosowania podsłuchów i kamer gospodarczych wyjaśnia Adam Nierzwicki, radca prawny z kancelarii Wierzbowski Eversheds. - W przypadku niektórych grup zawodowych pewne metody kontroli będą niedopuszczalne, na przykład stosowanie podsłuchu w gabinecie lekarskim. Istotne znaczenie przy ocenie legalności danej formy monitoringu ma cel kontrolowania pracownika oraz adekwatność zastosowanych środków do tego celu. Inaczej przedstawia się sytuacja monitorowania samochodu służbowego w godzinach pracy przy pomocy urządzenia GPS (co w zasadzie można uznać za dopuszczalne), a inaczej monitoring w szatniach czy toaletach (co do zasady – niedopuszczalne). Za dopuszczalne uznaje się za to instalowanie kamer w pomieszczeniach i korytarzach (z wyjątkiem szatni, toalet lub pomieszczeń o charakterze socjalnym). Stosowanie podsłuchu jest bardziej kontrowersyjne, ale przy założeniu, że cel będzie uzasadniony (np. ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa), a metoda lub rozmieszczenie podsłuchu zminimalizuje ryzyko naruszenia prywatności pracownika, to można bronić stanowiska, że takie rozwiązanie byłoby legalne.
Warto też rozważyć, czy brak zaufania do pracowników, objawiający się w stosowaniu licznych metod inwigilacji, nie doprowadzi do większej szkody niż pożytku. - Oprócz względów formalnych trzeba też zadbać o dobre relacje z pracownikami, które buduje się długi czas, a można je szybko stracić. Każdy człowiek ma prawo do poczucia prywatności nawet w miejscu pracy. Dlatego zanim kupimy sprzęt i oprogramowanie, dobrze jest rozważyć, czy głęboka inwigilacja pracowników da nam wymierną korzyść, czy wręcz przyniesie więcej strat. Rozpoczęcie monitoringu zasygnalizuje ludziom, że nie mamy do nich zaufania, co może wyraźnie przyczynić się do pogorszenia relacji na linii pracodawca - podwładny. Trudno w tej sprawie o złoty środek, jednak dobra argumentacja i profesjonalnie prowadzona komunikacja z pracownikami jest kluczem do sukcesu – radzi Agata Laskowska, ekspert z firmy Glaubicz Garwolińska Consultants.
Justyna Niedbał
