Krajowy System e-Faktur sprawia przedsiębiorcom wiele problemów. Wielu najchętniej prowadziłoby rozliczenia z jego pominięciem. Coraz więcej właścicieli firm zastanawia się nad wystawianiem rachunków zamiast faktur, co według nich pozwala na pozostanie poza systemem. Czy to właściwe założenie?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) coraz bardziej daje się przedsiębiorcom we znaki. Od początku jego funkcjonowania, czyli od 1 lutego, problemy sprawiały wielogodzinne awarie logowania do systemu, co było wynikiem przeciążenia Profilu Zaufanego.
To był dopiero początek – właściciele firm wciąż muszą borykać się ze sprawdzaniem faktur od nieznanych kontrahentów, natomiast przy wysyłaniu dokumentów powinni pamiętać o tym, aby nie przekroczyć ustalonych limitów, których na pierwszy rzut oka nie widać. Pojawiły się też pierwsze próby oszustw – przestępcy podają się za urzędników skarbówki.
Zobacz także
Mit rodzący niepotrzebne ryzyko prawne
Niektóre przesłane do KSeF faktury są przez niego odrzucane, a innych nie widać. Kłopotów z dokumentami sprzedaży w KSeF jest tak dużo, że wielu przedsiębiorców najchętniej prowadziłoby rozliczenia poza systemem. Ostatnio coraz częściej powtarzana jest w mediach opinia, że korzystanie z rachunków zamiast faktur ustrukturyzowanych zwalnia z obowiązku stosowania KSeF. Czy to prawda?
– To błędne założenie, które może narazić przedsiębiorców na niepotrzebne ryzyko prawne – mówi Bogdan Zatorski, ekspert od KSeF i kierownik ds. analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii, dla Business Insidera.
Różnice w podstawie prawnej i funkcji
Dodaje, że różnice między rachunkiem a fakturą wynikają z podstawy prawnej oraz funkcji obu dokumentów. Definicja faktury została ujęta w ustawie o VAT. W fakturze muszą się znaleźć ściśle określone elementy, m.in. dane stron (sprzedawcy i nabywcy), przedmiot transakcji, wartość netto/brutto oraz kwota podatku.
– Faktura służy do rozliczeń podatkowych oraz dokumentuje prawo nabywcy będącego podatnikiem do odliczenia podatku naliczonego – podkreśla Bogdan Zatorski.
Natomiast rachunek jest tylko uproszczonym dowodem sprzedaży, przewidzianym w Ordynacji podatkowej. Korzysta się z niego zwykle w relacjach z nabywcami, którzy nie są podatnikami.
Zdaniem Bogdana Zatorskiego w przypadku przedsiębiorców użycie rachunku nie zastępuje faktury w KSeF, czyli ustrukturyzowanej.
– Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy podatników. A jak wynika z art. 15 ustawy o VAT, podatnikiem jest każda osoba fizyczna lub prawna prowadzącą samodzielnie działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów VAT. Co istotne – status podatnika posiadają również podmioty korzystające ze zwolnienia podmiotowego (tzw. mali podatnicy) – mówi Bogdan Zatorski dla BI.
Tylko kilka wyjątków
Przy tym w ustawie o VAT określono tylko kilka wyjątków, gdy dopuszczalne jest wystawianie faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF. Jak czytamy w BI, chodzi m.in. o transakcje na rzecz konsumentów (B2C), podmioty nieposiadające siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce oraz specyficzne usługi dokumentowane np. biletami pełniącymi funkcję faktury (przejazdy autostradą, bilety kolejowe).
Bogdan Zatorski podkreśla, że próba ominięcia przepisów poprzez wystawianie rachunków zamiast faktur nie zmienia charakteru czynności podlegającej opodatkowaniu. Jest to ryzykowne podejście, które grozi konsekwencjami prawnymi. Zamiast szukać takich sposobów, firmy powinny pomyśleć raczej o wdrożeniu narzędzi, które automatyzują procesy i zapewnią zgodność z przepisami, w tym z nowym systemem fakturowania.
