Pracownicy wyruszający w podróż służbową na terenie kraju często korzystają z własnych samochodów osobowych. Jest to związane z komfortem osobistym i uniezależnieniem czasu pracownika od czasami zawodnej komunikacji publicznej. Oczywiście koszty takich podróży rozlicza się według zasad określonych w przepisach prawnych.
W art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: Ustawa o pdof) znajduje się zapis mówiący, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności przyznawane za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w § 3 mówi, że pracownikowi należą się diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji masowej oraz zwrot innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W przypadku podróży służbowej własnym samochodem, rowerem, czy motorowerem, koszt przejazdu to iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu wyznaczoną przez pracodawcę(stawka w granicach limitu wskazanego w rozporządzeniu). Od 1 marca 2004 roku stawki za 1 km przebiegu kształtują się następująco:
- samochód osobowy o pojemności skokowej do 900 cm3 - 0,4894 PLN;
- motocykl - 0,2161 PLN;
- motorower - 0, 1297 PLN.
Pracodawca może zastosować wyższe stawki przelicznika, ale wówczas kwoty otrzymane przez pracownika a przewyższające określony limit nie będą podlegały zwolnieniu przedmiotowemu określonemu w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Ustawy o pdof. Zostaną one włączone do podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Art. 775 § 1 kodeksu pracy mówi wyraźnie, że za podróż służbową uważa się wyłącznie takie wyjazdy, które odbywają się na polecenie pracodawcy i miejscem docelowym podróży jest miejsce inne niż siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika.
Należy podkreślić, że za podróż służbową nie uznaje się wyjazdów odbywanych przez np. przedstawiciela handlowego. Wszelkie wyjazdy służbowe nie należące do kategorii podróży służbowych nie uprawniają pracownika do zwolnienia od podatku świadczeń otrzymanych pracodawcy z tytułu zwrotu kosztów podróży. W przypadku podróży lokalnych zwolnienie przedmiotowe obejmuje wyłącznie świadczenia, do których pracodawca jest zobowiązany lub upoważniony na podstawie obowiązujących przepisów. Jeśli takie podstawy nie istnieją w przepisach, wszystkie koszty zwrócone pracownikowi z tytułu odbywania jazd lokalnych własnym samochodem dla potrzeb zakładu pracy, są dla niego przychodem i podlegają opodatkowaniu.
AR
Na podstawie: Europejskie Centrum Doradztwa i Dokumentacji Podatkowej sp. z o. o.
"MF: W podróż służbową własnym samochodem"
