Elektroniczny obieg dokumentów

Sceptyczne podejście polskich przedsiębiorców do elektronicznego obiegu dokumentów nie jest uzasadnione. W świetle przepisów prawa polskiego pisemna forma dokumentów może być w wielu sytuacjach zastąpiona ich elektronicznym odpowiednikiem. Kiedy zgodnie z prawem należy zachować tradycyjny oryginał? Jak wygląda aspekt prawny archiwizowania dokumentów w innowacyjny sposób?

Wokół elektronicznego przechowywania dokumentów cały czas powstaje wiele kontrowersji. W chwili obecnej mimo zasadniczym zmian w ustawodawstwie polskim wciąż niewielki odsetek Polaków decyduje się na zrezygnowanie z dokumentów tradycyjnych. Dlatego warto zwrócić uwagę na to, iż w myśl obowiązujących przepisów tylko w wyjątkowych przypadkach właściciele firm są zobligowani do zachowania dokumentów tradycyjnych. Jak prawnie kształtuje się elektroniczny obieg dokumentów i na co przedsiębiorcy powinni uważać? Specjaliści z firmy Ekoconsultant dzielą się swoimi doświadczeniami w tym zakresie.

Prawny aspekt dokumentów elektronicznych

W świetle prawodawstwa polskiego możliwość przechowywania dokumentacji firmy w formie elektronicznej nie ogranicza się jedynie do wystawianych faktur, ale dotyczy także umów czy oświadczeń woli. Dokumenty wystawione w tradycyjny sposób w wielu przypadkach mogą być zastąpione odpowiednikami w formie on-line. Dotyczy to nie tylko oświadczeń podpisanych tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym, który przepisy wprost zrównują z dokumentem podpisanym własnoręcznie, ale wszystkich oświadczeń woli złożonych elektronicznie. Prawo bowiem wymaga zachowania formy pisemnej albo innej szczególnej postaci dokumentów tylko w ściśle określonych przypadkach. Wszystkie pozostałe czynności, których forma nie jest regulowana, mogą być zawarte w każdej innej postaci, także ustnej, tym bardziej zatem w formie elektronicznej. Tak więc przykładowo oświadczenie woli złożone elektronicznie, a przesłane mailem stanowi dowód tego, co osoba przesyłająca postanowiła i może być wykorzystane jako dowód dokonania czynności, np. zawarcia umowy. Postąpić tak możemy również w przypadku faktur VAT, które obecnie mogą być wystawiane także w formie elektronicznej i w niej przechowywane, bez konieczności ich drukowania. Przedsiębiorcy przyzwyczajeni do tego, że najbezpieczniej jest mieć dowód „na papierze”, nie zdają sobie sprawy z możliwości, jakie daje im forma elektroniczna, która często może być bezpieczniejsza niż forma pisemna.

Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego tylko w określonych w ustawie sytuacjach, wola osoby dokonującej czynności prawnej nie może być wyrażona w każdej postaci. Wszystkie pozostałe przypadki, w których wyrażana jest wola osoby w sposób dostateczny zakładają przyjęcie dokumentu w każdej formie. Przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o podpisie elektronicznym wskazują wprost, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia woli w formie pisemnej, gdy jest opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Tym niemniej oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej nieopatrzone takim podpisem również wyraża wolę osoby je składającej i może być wykorzystane, jeżeli forma pisemna nie jest wymagana. Ustawa o podpisie elektronicznym określa go jako dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi informacjami, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. W praktyce podpis elektroniczny, który nie jest bezpiecznym podpisem elektronicznym, również funkcjonuje w obrocie.

Bezpieczny podpis elektroniczny nie zawsze jest wymagany

Przykładem może być chociażby ePUAP – elektroniczna platforma usług administracji publicznej, umożliwiająca kontakt z organami administracji i załatwianie spraw przez Internet. Skorzystanie z systemu możliwe jest tylko w chwili, gdy dana osoba utworzy w systemie tzw. profil zaufanego. W tym celu należy zalogować się na platformie, wypełnić wniosek o założenie profilu, a następnie potwierdzić swoją tożsamość w jednym z tzw. punktów potwierdzających. Uwierzytelnienie tożsamości może odbyć się również za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego. Posiadając profil zaufany sygnuje w nim wygenerowane w systemie elektronicznie wnioski o załatwienie spraw, których katalog znajduje się w serwisie. Profil zaufany zastępuje bezpieczny podpis elektroniczny, jednakże tylko w kontaktach z administracją.

Niemniej jednak warto zauważyć, iż występują sytuacje, w których przedsiębiorca bądź osoba cywilna posługuje się tzw. zwykłym podpisem elektronicznym. Dotyczy to przede wszystkim faktur VAT - polski ustawodawca bowiem, w wykonaniu obowiązku wdrożenia dyrektyw unijnych zrównał faktury elektroniczne z fakturami wystawionymi w wersji papierowej. Z dniem 1 stycznia 2014 roku przepisy dotyczące faktur elektronicznych znalazły się nie w rozporządzeniach wykonawczych do ustawy o VAT, a w samej ustawie. Zgodnie z art. 2 pkt. 31 ustawy o podatku od towarów i usług faktura to dokument w formie papierowej bądź elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, zaś pkt. 32 definiuje fakturę elektroniczną jako fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie online.

Faktura elektroniczna równorzędna papierowej

Zgodnie z treścią art. 106m ustawy o VAT podatnik ma obowiązek określenia sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury zarówno wtedy, gdy faktura ma postać elektroniczną, jak i wtedy, gdy ma postać papierową. Przepisy obowiązujące do 31 grudnia 2013r. nakładały ten wymóg tylko w odniesieniu do faktur elektronicznych. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy albo wystawiającego fakturę.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że na dokumencie nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Takim systemem kontroli wewnętrznej zapewniającym bezpieczeństwo jest system OCR, który umożliwia szybkie generowanie i przesyłanie innych dokumentów, w których nie jest wymagane zachowanie formy pisemnej, a zatem opatrzonych „zwykłym” podpisem elektronicznym. „Większość firm zajmujących się usługami księgowymi gwarantuje utrzymanie tych zasad poprzez wprowadzanie na fakturach unikalnych numerów, które widoczne są zarówno na elektronicznej jak i papierowej wersji. My zastosowaliśmy innowacyjne rozwiązanie, jakim jest oznaczanie dokumentów dodatkowo kodem QR. Dzięki temu nie tylko gwarantujemy integralność wszystkich dokumentów, ale również łatwe ich odszukiwanie w archiwum, które jest możliwe za pomocą czytnika do kodów” - mówi Anna Prymakowska, specjalista ds. prawnych i podatkowych w firmie Ekoconsultant.

Zatem należy podkreślić, iż obawy polskich przedsiębiorców przed korzystaniem z innowacyjnych rozwiązań w firmie jest bezzasadne. W chwili obecnej korzystanie z elektronicznej archiwizacji dokumentów jest możliwe i nie skutkuje problemami prawnymi, czy podatkowymi. Aby jednak wprowadzić w firmie ten system, trzeba poznać obowiązuje ustawy i wykorzystać je w praktyce.

/harmonique.pl

Źródło: Informacja prasowa

Newsletter Bankier.pl

Dodałeś komentarz Twój komentarz został zapisany i pojawi się na stronie za kilka minut.

Nowy komentarz

Anuluj
0 0 ~polskafaktura_pl

Na koszt wpływa też wielkość (rozmiar) dokumentów, które trzeba przechowywać i archiwizować. Nasza aplikacja generuje faktury o wielkości ok 5-6kb (PDF). Zapraszam do testowania darmowej wersji Polskiej Faktury: http://bit.ly/1o51v9x. Bez abonamentu, reklam i rejestracji. Jedyne co potrzebujesz to urządzenie z systemem Android 2.x lub nowszy.

Pokaż cały komentarz ! Odpowiedz
0 0 ~zz

Skoro tak mocno promują swój system bezpieczeństwa to niech podadzą jakie są jego koszty. Jakoś się tym nie chwalą.

! Odpowiedz
0 0 ~mark

Koszty zapewne zależą od wielkości wdrożenia. Rozważałem dwa systemy: IntraDok (IntraDok) i Costkiller (Ekstor). Pierwszy przy moich potrzebach: 7200 zł, drugi - 5500 zł. Pierwszy lepsza integracja, drugi super informacja o stanie finansowym firmy. Na razie zawiesiłem poszukiwania, nie chcę dezorganizować firmy przed świętami, ale najpóźniej w styczniu na coś będę się musiał zdecydować.

Pokaż cały komentarz ! Odpowiedz
Polecane
Najnowsze
Popularne