Już na samym początku realizacji projektu warto zapoznać się z jego zapisami i odnieść je do wszystkich planowanych wydatków. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której RIF lub PARP podczas kontroli projektu zakwestionuje prawidłowość zastosowanych procedur wyboru i uzna wydatki za niekwalifikowane, a tym samym nie pokryje kosztów przeznaczonych na wybrane działania zmuszając beneficjenta do ich pokrycia ze środków własnych.
Po pierwsze: uczciwa konkurencja
Otrzymana dotacja na realizację projektu stanowi środki publiczne, dlatego też należy ją wydatkować w sposób racjonalny i ekonomicznie uzasadniony. Zgodnie z zapisami umowy firma „zobowiązuje się do ponoszenia wszystkich wydatków w projekcie z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego Umową w związku z jej realizacją”. Jednocześnie umowa wskazuje kolejny warunek „dodatkowo przy zakupie powyżej 14 tys. euro w warunkach określonych w umowie, wybór wykonawcy spośród trzech ofert złożonych przez wykonawców lub dostawców.”
Procedura wyboru
 | Zobacz raporty produktów finansowych dla firm |
Kolejny etap procedury wyboru to sprawdzenie otrzymanych ofert. Każda otrzymana oferta, aby mogła być wzięta pod uwagę, a podczas kontroli projektu została uznana przez instytucję za prawidłową musi spełniać podstawowe wymagania formalne. Podczas weryfikacji ofert należy zwrócić uwagę, czy oferta:
- jest skierowana bezpośrednio do firmy,
- posiada datę wystawienia,
- ma określony okres ważności,
- zawiera opis przedmiotu zamówienia oraz odniesienie do zastosowanych w zapytaniu kryteriów wyboru (m.in. cena),
- będzie ważna na moment zakupu wybranego przedmiotu.
Ostatni etap to sporządzenie pisemnego protokołu, na podstawie którego dokonany jest wybór konkretnego dostawcy/wykonawcy. Protokół wyboru musi w sposób jasny i czytelny dokonywać porównania otrzymanych ofert w oparciu o określone w zapytaniu ofertowym kryteria. Nie jest dopuszczalne, aby w protokole przy uzasadnieniu wybranej oferty wskazywać cechę, która nie była określona w zapytaniu jako jedno z kryteriów wyboru. Dla przykładu: podczas wyboru dostawcy usług najmu biura projektu, w zapytaniu ofertowym jako kryterium wyboru wskazano: łączny koszt najmu oraz określony metraż biura. W protokole wyboru w uzasadnieniu wskazano, iż wybrano firmę X, która zaoferowała biuro przy konkretnej ulicy, ze względu na lokalizację biura (w centrum miasta). W sytuacji, gdy wybrana oferta jednocześnie byłaby najtańszą oraz dotyczyła biura o określonym metrażu, po zmianie treści uzasadnienia w protokole. Jednak gdyby okazało się, że wybrane w centrum miasta biuro jest najdroższe i mniejsze niż zakładano w zapytaniu ofertowym, tak przeprowadzona procedura zostałaby uznana za nieprawidłową.
Ostrożnie przy jednym wykonawcy
Warto zwrócić uwagę, iż umowa o dofinansowanie określa próg 14 tys. EUR, (który wskazuje konieczność dokonywania procedury wyboru w oparciu o zapytania ofertowe) w odniesieniu do jednego dostawcy/wykonawcy, a nie tylko do jednej usługi czy towaru. Dotyczy to zarówno zakupu na podstawie faktur, jak i umów cywilnoprawnych. Oznacza to konieczność przeanalizowania całego kosztorysu i odnalezienie takich towarów czy usług, które łącznie mogą przekroczyć kwotę 14 tys. EUR i co do których istnieje prawdopodobieństwo, że zostaną zakupione od jednego dostawcy/wykonawcy.
Bardzo często w harmonogramach rzeczowo-finansowych projektów pewne usługi powtarzają się lub podobne usługi, które ze względu na swoją specyfikę powinny być wykonane przez jednego wykonawcę są zaplanowane w kilku etapach. W takiej sytuacji należy zastanowić się, czy przypadkiem łączny koszt takich usług nie przekroczy progu 14 tys. EUR i czy nie należy przeprowadzić określonej w umowie procedury wyboru. Zdarzało się bowiem, że firma realizując projekt brała pod uwagę tylko jeden (najbliższy) etap i w oparciu o kwoty tego etapu decydowała, czy wymagana jest tzw. „pełna procedura wyboru”. Na koniec projektu podczas kontroli okazywało się, że zakupiła kilka usług (np. informatyczne) od tego samego wykonawcy na łączną kwotę przekraczającą 14 tys. EUR. Firma nie przeprowadziła procedury wyboru tłumacząc się, że poszczególne usługi, które świadczone były przez jednego wykonawcę, ale w różnych etapach osobno nie przekraczały progu. Niestety RIF ze względu na niewypełnienie zapisów wynikających z umowy o dofinansowanie zmuszony był uznać wszystkie zakupione od jednego dostawcy usługi za wydatki niekwalifikowane. Podobna sytuacja może wystąpić w przypadku zakupu środków trwałych od jednego dostawcy, koszt pojedynczego środka trwałego może nie stanowić kwoty 14 tys. EUR, jednak łącznie mogą okazać się zdecydowanie droższe.
Wykonawca bez powiązań
5 stycznia 2011 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o utworzeniu PARP. Nowelizacja wprowadziła istotną zmianę w zakresie prawidłowości wyboru dostawców/wykonawców towarów lub usług nabywanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków UE. W paragrafie dotyczącym procedury wyboru dodano dodatkowy przepis uszczegóławiający zasadę przejrzystości i uczciwej konkurencji, poprzez sformułowany wprost wymóg, że wybrany wykonawca/dostawca nie może być powiązany ani osobowo ani kapitałowo z zamawiającym.
Zgodnie z przepisami ustawy powiązania kapitałowe lub osobowe to wzajemne powiązania między Wnioskodawcą/Beneficjentem a wykonawcą, polegające na:
- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
- posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji;
- pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
- pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Wprowadzona zmiana w sposób istotny ograniczyła możliwość wyboru podmiotów w jakikolwiek sposób powiązanych z firmą, o czym świadczą dość ogólnikowo określone powiązania w podpunkcie 4). Zgodnie z interpretacją PARP przepisy odnoszą się jedynie do zakupu towarów i usług, co oznacza, że nie dotyczy to wydatków związanych z zatrudnianiem pracowników na umowę o pracę. Teoretycznie możliwe jest więc zatrudnianie w ramach projektów osób powiązanych kapitałowo i osobowo, niemniej jednak należy mieć na uwadze, że w przypadku stwierdzenia takich powiązań stosowne instytucje podczas kontroli szczegółowo sprawdzą, czy wybrane osoby posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie do wykonywania obowiązków wynikających z zawartej umowy o pracę. Warto więc przeprowadzić rekrutację na dane stanowisko i posiadać odpowiednie dokumenty, które potwierdzą, że dokonany wybór był najlepszy z punktu widzenia ekonomicznego oraz prawidłowości funkcjonowania projektu.
Zmienione przepisy nie mają zastosowania w przypadku procedur wyboru, które zostały przeprowadzone przed dniem wejścia w życie ustawy, tj. przed 5 stycznia 2011.r.
Zakupy towarów i usług od jednego wykonawcy/dostawcy, dla których zamówienia nie przekraczają wartości odbywa się w sposób uproszczony. Nadal należy pamiętać, aby dokonać wyboru dostawcy/wykonawcy w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę. Jednak w takiej sytuacji firma nie musi zamieszczać na stronie internetowej lub rozsyłać zapytania ofertowego. Swój wybór może oprzeć na podstawie analizy ofert ze stron internetowych, ogólnodostępnych katalogów i broszur lub telefonicznej rozmowy z potencjalnym wykonawcą/dostawcą. Jedyny wymóg jaki w przypadku zakupu poniżej 14 tys. EUR stawia umowa o dofinansowanie to sporządzenie notatki dotyczącej wyboru i wskazanie w niej kryterium wyboru, którym najczęściej jest cena.
Mając na uwadze ryzyko popełnienia błędu w zakresie prawidłowego wydatkowania środków unijnych warto w sposób szczególny zwrócić uwagę na sposób wyboru wykonawcy/dostawcy usług lub towarów objętych dotacją. Każdy nawet najmniejszy błąd może bowiem zakończyć się niekwalifikowaniem wydatku i koniecznością poniesienia go w całości ze środków własnych.
Łukasz Kożuch, starszy specjalista ds. funduszy UE, Zespół Rozliczeń, ECDF
Zobacz też:
» Zobacz, co opóźni ci wypłatę unijnej dotacji
» Pomoc dla przedsiębiorców czeka na chętnych
» Efektywność projektu niejedno ma imię
» Zobacz, co opóźni ci wypłatę unijnej dotacji
» Pomoc dla przedsiębiorców czeka na chętnych
» Efektywność projektu niejedno ma imię
Źródło:
