Grudzień to czas, kiedy wiele firm wysyła swoim klientom świąteczne upominki. To dobry sposób na podtrzymanie relacji z kluczowymi odbiorcami i budowę pozytywnego wizerunku. Zanim jednak przedsiębiorca uda się na świąteczne zakupy, warto poznać zasady rozliczenia. Nie każdy prezent można bowiem zaliczyć do kosztów podatkowych. Co więcej, wręczenie niektórych upominków może oznaczać dla obdarowanego konieczność ujęcia wartości prezentu wśród przychodów, a tym samym zapłacić od niego podatek dochodowy.
Kiedy zakup prezentów może być kosztem podatkowym?
Jeśli chodzi o opcję rozliczenia samego zakupu prezentów świątecznych, to nie zawsze jest ona dostępna. Mimo że ogólnie wydatki na reklamę i PR można rozliczać w kosztach, to w przypadku prezentów istnieją ważne ograniczenia.Kluczową sprawą jest rodzaj prezentu, jaki wybierze przedsiębiorca, a także jego wartość. Zasadniczo możemy wyróżnić trzy grupy prezentów:
1. gadżety reklamowe opatrzone logo firmy (długopisy, pendrive'y, foldery, itp.),
2. produkty wytwarzane przez firmę lub usługi świadczone przez firmę,
3. produkty innych firm (np. elektronika, słodycze).
 | » Kiedy trzeba zapłacić VAT, przekazując darowiznę? |
Przepisy nie precyzują czym jest reklama i co odróżnia ją od tzw. reprezentacji. Dotychczasowe orzecznictwo wskazuje jednak, że reklamą są działania mające zachęcić potencjalnych klientów do zakupu towarów lub skorzystania z usług świadczonych przez firmę. Zatem długopis, breloczek, kubek czy inne prezenty o niskiej wartości (grupa 1) na pewno są upominkami reklamowymi i nie mają charakteru reprezentacyjnego, jeśli są opatrzone logotypem firmy. Ich zakup można rozliczyć w kosztach podatkowych razem z usługą przesyłki.
Analogicznie jest w przypadku tych prezentów, które pochodzą z oferty firmy, czyli są sprzedawanymi towarami, czy świadczonymi usługami (grupa 2). Jeśli przekazanie ich ma cel reklamowy, to również ich koszt (np. koszt wytworzenia) może zostać rozliczony.
Jednak niektóre prezenty mogą kwalifikować się do tzw. reprezentacji, zwykle definiowanej przez urzędy skarbowe jako „wystawność” czy „okazałość”. A zatem wydatki mające jedynie wywołać dobre wrażenie, czyli np. prezenty o znacznej wartości (np. markowe wieczne pióro, drogi sprzęt elektroniczny), mogą zostać potraktowane jako koszty reprezentacyjne. Mogą – ale nie muszą. Co do tego nie ma pewności, ponieważ reprezentacja jest interpretowana w różny sposób. Z pewnością jednak warto przygotować sobie odpowiednią interpretację rozliczając w kosztach zakup prezentu, który jest drogi, a jednocześnie nie ma na sobie logo firmy. Tutaj trzeba jednak pamiętać, że w kosztach na pewno nie można rozliczyć kupna prezentu w postaci alkoholu (np. wina).
Wręczenie prezentu może wymagać doliczenia VAT-u
Kwestie podatkowe związane z prezentami nie kończą się na podatku dochodowym, ponieważ jest także kłopotliwa kwestia VAT-u. Wysłanie prezentu do klienta może wiązać się z koniecznością odprowadzenia VAT-u od jego wartości – tak samo, jak w przypadku większości rodzajów darowizn (jedynie z wyłączeniem przekazywania żywności na cele charytatywne).Wynika to z faktu, że przekazanie prezentów świątecznych jest traktowane jak dostawa towarów. Jeśli przedsiębiorca kupując prezent miał prawo do odliczenia VAT-u w całości lub w części, przekazując go komukolwiek zwykle musi wycenić prezent i naliczyć podatek VAT według właściwej stawki. Wówczas nie ma znaczenia fakt, że oczywiście nie pobiera on wynagrodzenia za towar będący przecież prezentem.
 | » Jak uzyskać szybszy zwrot podatku VAT? |
• wartość prezentu przekazanego jednorazowo nie przekroczyła 10 zł,
lub
• łączna wartość wszystkich prezentów przekazanych jednej osobie w ciągu roku nie przekroczyła 100 zł, o ile firma prowadzi ewidencję, pozwalającą na ustalenie tożsamości osób obdarowanych.
Jeśli powyższa ewidencja obdarowanych nie jest prowadzona lub zapisane w niej dane wzbudzają wątpliwości fiskusa co do tożsamości osób, trzeba liczyć się z tym, że jedynie prezent o wartości 10 zł na jedną osobę obdarowaną może być zwolniony z VAT.
Jeżeli prezent nie kwalifikuje się do tego zwolnienia, wymaga doliczenia VAT-u. Aby tego dokonać trzeba wycenić jego wartość, np. na podstawie dowodu zakupu lub na podstawie cen rynkowych podobnych produktów. Mechanizm naliczania VAT-u związanego z prezentami zwykle dokumentuje się fakturą wewnętrzną dla porządku w dokumentacji, aczkolwiek obecnie nie ma obowiązku jej wystawiania. Jest to wewnętrzny dokument analogiczny do faktury, na którym znajdują się szczegóły operacji, w tym m.in. opis prezentu, jego wartość, stawka i kwota VAT oraz daty.
Próbka towaru także jest zwolniona z VAT
Co istotne, prezentem o małej wartości zwolnionym z VAT może być także próbka towaru. Definicję próbki zawiera ustawa o VAT. Jest to egzemplarz towaru, który pozwala potencjalnemu nabywcy na ocenę jego cech i właściwości, a samo wręczenie przez przedsiębiorcę:• ma na celu promocję sprzedaży tego towaru,
oraz
• nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji sprzedaży tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu.
Dodatkowo próbka towaru powinna być oznaczona. Przepisy nie precyzują w jaki sposób należy to zrobić, wielu producentów stosuje oznaczenia na opakowaniu (np. naklejki). Zapisy ustawy jasno wskazują, że próbka w miarę możliwości powinna różnić się od pełnowartościowego towaru. Ten wymóg jest korzystny dla samych producentów. Utrudnia bowiem handel próbkami, obniżający sprzedaż produktu.
Obdarowany czasami musi rozliczyć przychód
Wartość prezentu świątecznego przekazanego klientowi ma znaczenie nie tylko dla samego przedsiębiorcy, ale także dla obdarowanego. Wręczenie kosztownego upominku może bowiem oznaczać konieczność zapłacenia podatku dochodowego przez osobę obdarowaną. | »Czy trzeba naliczać VAT od wydatków na poczęstunek kontrahentów w firmie? |
Jeśli jednak prezent nie ma charakteru reklamowego lub jego wartość przekracza 200 zł, obdarowany musi rozliczyć przychód. Sposób rozliczenia zależy od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą i prezent jest z nią związany.
Tutaj jedna uwaga – opisane powyżej zwolnienie z podatku dochodowego nie ma zastosowania, jeżeli prezent świąteczny jest przekazywany pracownikowi lub osobie zatrudnionej na podstawie umowy o dzieło, czy zlecenia. W takich sytuacjach obdarowany zawsze musi rozliczyć przychód – zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.
1. Obdarowany to osoba prywatna – nieprowadząca działalności gospodarczej
W takim przypadku osoba, która otrzymuje prezent nie musi płacić od niego podatku od razu, ale powinna wykazać jego wartość w zeznaniu rocznym PIT. Nie wycenia jednak prezentu samodzielnie. Firma obdarowująca musi wycenić prezent, poprosić obdarowanego o dane i wręczyć mu PIT-8C zawierający kwotę do rozliczenia, a także przesłać ten formularz do właściwego urzędu skarbowego.2. Obdarowany to przedsiębiorca
W przypadku, gdy przedsiębiorca przekazuje upominek innemu przedsiębiorcy w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą nie musi wypełniać i przekazywać mu PIT-8C. Prezent jest dla niego przychodem, który musi wycenić na własną rękę. Do tego może zastosować np. ceny analogicznych przedmiotów. Obdarowujący nie odpowiada jednak za to, czy obdarowany dopełni tego obowiązku.
/ Ogólnopolskie Biuro Rachunkowe InFakt
Źródło:
