
foto: Thinkstock
Jednoosobowa firma to zazwyczaj mała księgowość
Prowadzenie księgowości przez jednoosobowych przedsiębiorców w wielu przypadkach nie jest skomplikowaną czynnością. Im mniejsza skala działalności, tym mniej obowiązków związanych z rozliczaniem firmy. Mali przedsiębiorcy, których obroty wynoszą poniżej 1,2 mln euro rocznie są zwolnieni z prowadzenia pełnej księgowości, co oznacza, że w ich przypadku wiele obowiązków jest uproszczonych. Jeśli rozliczają się skalą podatkową lub podatkiem liniowym, ich księgowość może opierać się na książce przychodów i rozchodów, której uzupełnianie jest stosunkowo łatwe. Kolejne uproszczenia zależą od rodzaju działalności. Jeśli przedsiębiorca jest zwolniony z bycia VAT-owcem, nie musi prowadzić ewidencji zakupów na potrzeby rozliczania tego podatku. Ponadto, jeśli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników na umowę o pracę, nie musi zajmować się czasochłonną i złożoną dokumentacją związaną z kadrami i płacami oraz opłacaniem składek ZUS dla pracowników.
Samodzielne prowadzenie księgowości może być optymalnym rozwiązaniem szczególnie dla przedsiębiorców, którzy co miesiąc wykonują podobne operacje, ich działalność nie generuje zbyt dużo kosztów i przychodów oraz nie zatrudniają pracowników. W przypadku takich przedsiębiorców, księgowość zwykle nie jest uciążliwa, a zajmując się tym samemu można zaoszczędzić na obsłudze przez biuro rachunkowe.
Kto może prowadzić księgowość samodzielnie
Księgowość na własną rękę może prowadzić każdy przedsiębiorca, nie wymaga to posiadania żadnych certyfikatów czy specjalnych kwalifikacji. Może to być zarówno nowy przedsiębiorca, jak i osoba, która prowadzi już działalność gospodarczą, ale rozlicza się w inny sposób.
![]() | » Jak zmienić biuro rachunkowe? |
Jakich formalności trzeba dopełnić rozpoczynając samodzielną księgowość?
Zanim przedsiębiorca przejdzie na samodzielną księgowość, musi zadbać o odpowiednią treść wpisu do CEIDG, niezależnie od tego czy dopiero zakłada firmę, czy prowadzi ją już od pewnego czasu. Nowy przedsiębiorca ustala treść wpisu do CEIDG podczas rejestrowania działalności, zaś przedsiębiorca, który dotychczas prowadził księgowość w inny sposób, musi dokonać aktualizacji CEIDG w terminie do 7 dni od nastąpienia zmiany. Dokonując aktualizacji lub nowego wpisu, w formularzu CEIDG-1 należy podać wybrany adres, jako miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej (pkt. 22), zaś pkt. 21 - „Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy” należy zostawić pusty lub uzupełnić danymi swojej firmy.
Z pomocą w prowadzeniu księgowości przychodzi oprogramowanie
Zachęceniem do prowadzenia samodzielnej księgowości jest szeroki dostęp do oprogramowania, które pomaga w prowadzeniu rozliczeń podatkowych własnej firmy. Przedsiębiorcy mogą wybrać oprogramowanie instalowane na komputerze lub aplikacje dostępne przez Internet (na dowolnym komputerze z dostępem do Sieci). Większość programów w podstawowych wersjach umożliwia nie tylko wystawianie faktur czy prowadzenie KPiR, ale także prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku VAT, obliczanie składek ZUS, a także generowanie deklaracji podatkowych (np. VAT-7). Rola przedsiębiorcy sprowadza się do wprowadzania przychodów i kosztów na podstawie odpowiednich dokumentów księgowych oraz odpowiedniego ich zakwalifikowania. Wysokość podatków i deklaracje podatkowe są następnie generowane automatycznie, a przedsiębiorcy pozostaje jedynie dokonanie odpowiednich przelewów i wysłanie dokumentów do organów podatkowych. Prowadzenie księgowości w formie elektronicznej nie zwalnia przedsiębiorcy z konieczności wydruku i przechowywania szeregu dokumentów (ta kwestia opisana została poniżej).
Ceny programów instalowanych na komputerze zależą od oferowanych możliwości. Programy do małej księgowości o podstawowych możliwościach to zazwyczaj koszt jedynie kilkudziesięciu złotych. Przedsiębiorca musi się jednak liczyć z koniecznością aktualizowania już zainstalowanej aplikacji, gdyż przepisy podatkowe oraz stawki służące do wyliczeń zmieniają się często. Zdarza się, że dostęp do takich aktualizacji wymaga wniesienia opłaty lub zakupu nowej wersji programu.
Zobacz także: | |
![]() Płacisz podatki i musisz przestrzegać urzędowych terminów? Sprawdź Kalendarium podatnika i przedsiębiorcy |
Z jakimi obowiązkami wiąże się samodzielna księgowość?
Liczba obowiązków księgowych i podatkowych zależy od specyfiki prowadzonej działalności i nawet u małych przedsiębiorców może się bardzo różnić. Do typowych czynności związanych z księgowością dla małych przedsiębiorców można zaliczyć:
- prowadzenie księgi podatkowej - książki przychodów i rozchodów;
- prowadzenie rejestrów VAT (zakupów i sprzedaży) - w przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT;
- prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - w przypadku przedsiębiorców, którzy kupują samochody, sprzęt lub licencje o wartości powyżej 3500 zł);
- prowadzenie ewidencji wyposażenia;
- przygotowywanie deklaracji rozliczeniowych ZUS;
- przygotowywanie deklaracji podatkowych na potrzeby podatku dochodowego;
- przygotowywanie deklaracji na potrzeby podatku VAT (np. VAT-7);
- prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (dla przedsiębiorców, którzy wykorzystują prywatny samochód w firmie).
- odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy (do 20. dnia kolejnego miesiąca);
- odprowadzenie podatku VAT i złożenie deklaracji VAT-7 (do 25. dnia kolejnego miesiąca) lub VAT-7K przy rozliczeniu kwartalnym (do 25 dnia pierwszego miesiąca w kolejnym kwartale);
- opłacenie składek ZUS (do 10. dnia kolejnego miesiąca dla przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników);
- drukowanie KPiR do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni i przechowywanie wydruków.
Przedsiębiorca powinien odpowiednio zorganizować dokumenty oraz przechowywać je przez 5 lat
Przedsiębiorca, który prowadzi samodzielną księgowość, musi zadbać o odpowiednie zorganizowanie dokumentacji księgowej. Dokumenty powinny być przechowywane chronologicznie według numerów w KPiR (np. faktury i rachunki kosztowe, faktury sprzedażowe, wyciągi bankowe, deklaracje VAT).
Dokumentacja księgowa musi być przechowywana w bezpiecznym miejscu i powinna być chroniona przed osobami nieuprawnionymi, a także przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ponadto, przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumenty przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia danego roku podatkowego.
/Sebastian Bobrowski (inFakt)