REKLAMA

Jak przejść na samodzielną księgowość?

2012-08-14 08:00
publikacja
2012-08-14 08:00
Osoby, które prowadzą małą, jednoosobową działalność gospodarczą, mogą rozważyć prowadzenie księgowości swojej firmy samodzielnie. Prowadzenie księgowości we własnym zakresie pozwoli zaoszczędzić na zakupie usług biura rachunkowego. Kiedy samodzielne prowadzenie księgowości może być optymalnym rozwiązaniem? O jakich obowiązkach trzeba pamiętać?

samodzielna księgowość
foto: Thinkstock

Jednoosobowa firma to zazwyczaj mała księgowość


Prowadzenie księgowości przez jednoosobowych przedsiębiorców w wielu przypadkach nie jest skomplikowaną czynnością. Im mniejsza skala działalności, tym mniej obowiązków związanych z rozliczaniem firmy. Mali przedsiębiorcy, których obroty wynoszą poniżej 1,2 mln euro rocznie są zwolnieni z prowadzenia pełnej księgowości, co oznacza, że w ich przypadku wiele obowiązków jest uproszczonych. Jeśli rozliczają się skalą podatkową lub podatkiem liniowym, ich księgowość może opierać się na książce przychodów i rozchodów, której uzupełnianie jest stosunkowo łatwe. Kolejne uproszczenia zależą od rodzaju działalności. Jeśli przedsiębiorca jest zwolniony z bycia VAT-owcem, nie musi prowadzić ewidencji zakupów na potrzeby rozliczania tego podatku. Ponadto, jeśli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników na umowę o pracę, nie musi zajmować się czasochłonną i złożoną dokumentacją związaną z kadrami i płacami oraz opłacaniem składek ZUS dla pracowników.

Samodzielne prowadzenie księgowości może być optymalnym rozwiązaniem szczególnie dla przedsiębiorców, którzy co miesiąc wykonują podobne operacje, ich działalność nie generuje zbyt dużo kosztów i przychodów oraz nie zatrudniają pracowników. W przypadku takich przedsiębiorców, księgowość zwykle nie jest uciążliwa, a zajmując się tym samemu można zaoszczędzić na obsłudze przez biuro rachunkowe.

Kto może prowadzić księgowość samodzielnie


Księgowość na własną rękę może prowadzić każdy przedsiębiorca, nie wymaga to posiadania żadnych certyfikatów czy specjalnych kwalifikacji. Może to być zarówno nowy przedsiębiorca, jak i osoba, która prowadzi już działalność gospodarczą, ale rozlicza się w inny sposób.

Jak zmienić biuro rachunkowe? » Jak zmienić biuro rachunkowe?
Przejście na samodzielną księgowość może być dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy do tej pory korzystali z usług biura rachunkowego. Wystarczy, że przedsiębiorca rozwiąże umowę z biurem rachunkowym oraz odbierze od biura dokumentację firmową, w tym m.in. faktury i rachunki, deklaracje podatkowe, ewidencje, wydruki z KPiR czy dokumenty związane z ZUS. Jeśli przedsiębiorca prowadzi bardzo powtarzalną działalność (np. co miesiąc ma podobne koszty i wystawia podobne faktury), dotychczasowa dokumentacja podatkowa jest świetną wskazówką, w jaki sposób samemu dalej prowadzić księgowość. Oczywiście, dane finansowe pochodzące z dokumentacji odzyskanej z biura rachunkowego są potrzebne do tego, aby prawidłowo prowadzić księgowość w nowym oprogramowaniu. Chodzi m.in. o kwotę z ostatniej deklaracji VAT-7 (VAT-7K przy rozliczeniu kwartalnym) czy dane z podsumowania w ostatniej KPiR.

Jakich formalności trzeba dopełnić rozpoczynając samodzielną księgowość?


Zanim przedsiębiorca przejdzie na samodzielną księgowość, musi zadbać o odpowiednią treść wpisu do CEIDG, niezależnie od tego czy dopiero zakłada firmę, czy prowadzi ją już od pewnego czasu. Nowy przedsiębiorca ustala treść wpisu do CEIDG podczas rejestrowania działalności, zaś przedsiębiorca, który dotychczas prowadził księgowość w inny sposób, musi dokonać aktualizacji CEIDG w terminie do 7 dni od nastąpienia zmiany. Dokonując aktualizacji lub nowego wpisu, w formularzu CEIDG-1 należy podać wybrany adres, jako miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej (pkt. 22), zaś pkt. 21 - „Dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową wnioskodawcy” należy zostawić pusty lub uzupełnić danymi swojej firmy.

Z pomocą w prowadzeniu księgowości przychodzi oprogramowanie


Zachęceniem do prowadzenia samodzielnej księgowości jest szeroki dostęp do oprogramowania, które pomaga w prowadzeniu rozliczeń podatkowych własnej firmy. Przedsiębiorcy mogą wybrać oprogramowanie instalowane na komputerze lub aplikacje dostępne przez Internet (na dowolnym komputerze z dostępem do Sieci). Większość programów w podstawowych wersjach umożliwia nie tylko wystawianie faktur czy prowadzenie KPiR, ale także prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku VAT, obliczanie składek ZUS, a także generowanie deklaracji podatkowych (np. VAT-7). Rola przedsiębiorcy sprowadza się do wprowadzania przychodów i kosztów na podstawie odpowiednich dokumentów księgowych oraz odpowiedniego ich zakwalifikowania. Wysokość podatków i deklaracje podatkowe są następnie generowane automatycznie, a przedsiębiorcy pozostaje jedynie dokonanie odpowiednich przelewów i wysłanie dokumentów do organów podatkowych. Prowadzenie księgowości w formie elektronicznej nie zwalnia przedsiębiorcy z konieczności wydruku i przechowywania szeregu dokumentów (ta kwestia opisana została poniżej).

Ceny programów instalowanych na komputerze zależą od oferowanych możliwości. Programy do małej księgowości o podstawowych możliwościach to zazwyczaj koszt jedynie kilkudziesięciu złotych. Przedsiębiorca musi się jednak liczyć z koniecznością aktualizowania już zainstalowanej aplikacji, gdyż przepisy podatkowe oraz stawki służące do wyliczeń zmieniają się często. Zdarza się, że dostęp do takich aktualizacji wymaga wniesienia opłaty lub zakupu nowej wersji programu.

Zobacz także:
kalendarium podatnika
Płacisz podatki i musisz przestrzegać urzędowych terminów? Sprawdź Kalendarium podatnika i przedsiębiorcy
Przedsiębiorcy mają do dyspozycji również aplikacje dostępne przez Internet za pomocą przeglądarki internetowej. Oferują one podobne możliwości jak aplikacje instalowane na komputerze z tą różnicą, że są dostępne z każdego komputera i o każdej porze. Niewątpliwą zaletą jest to, że takich aplikacji nie trzeba instalować i są aktualizowane na bieżąco, co nie wymaga dodatkowych czynności ze strony przedsiębiorcy. Dodatkowo, niektórzy producenci nie pozostawiają przedsiębiorców przy prowadzeniu księgowości samych sobie i oferują bezpłatne porady księgowych, którzy odpowiadają na pytania i pomagają zweryfikować poprawność prowadzonych rozliczeń. Korzystanie z takich aplikacji jest możliwe po wykupieniu abonamentu.

Z jakimi obowiązkami wiąże się samodzielna księgowość?


Liczba obowiązków księgowych i podatkowych zależy od specyfiki prowadzonej działalności i nawet u małych przedsiębiorców może się bardzo różnić. Do typowych czynności związanych z księgowością dla małych przedsiębiorców można zaliczyć:
  1. prowadzenie księgi podatkowej - książki przychodów i rozchodów;
  2. prowadzenie rejestrów VAT (zakupów i sprzedaży) - w przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT;
  3. prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - w przypadku przedsiębiorców, którzy kupują samochody, sprzęt lub licencje o wartości powyżej 3500 zł);
  4. prowadzenie ewidencji wyposażenia;
  5. przygotowywanie deklaracji rozliczeniowych ZUS;
  6. przygotowywanie deklaracji podatkowych na potrzeby podatku dochodowego;
  7. przygotowywanie deklaracji na potrzeby podatku VAT (np. VAT-7);
  8. prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (dla przedsiębiorców, którzy wykorzystują prywatny samochód w firmie).
Ponadto, przedsiębiorcy muszą pamiętać o comiesięcznych obowiązkach, do których należą:
  • odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy (do 20. dnia kolejnego miesiąca);
  • odprowadzenie podatku VAT i złożenie deklaracji VAT-7 (do 25. dnia kolejnego miesiąca) lub VAT-7K przy rozliczeniu kwartalnym (do 25 dnia pierwszego miesiąca w kolejnym kwartale);
  • opłacenie składek ZUS (do 10. dnia kolejnego miesiąca dla przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników); 
  • drukowanie KPiR do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni i przechowywanie wydruków.

Przedsiębiorca powinien odpowiednio zorganizować dokumenty oraz przechowywać je przez 5 lat


Przedsiębiorca, który prowadzi samodzielną księgowość, musi zadbać o odpowiednie zorganizowanie dokumentacji księgowej. Dokumenty powinny być przechowywane chronologicznie według numerów w KPiR (np. faktury i rachunki kosztowe, faktury sprzedażowe, wyciągi bankowe, deklaracje VAT).

Dokumentacja księgowa musi być przechowywana w bezpiecznym miejscu i powinna być chroniona przed osobami nieuprawnionymi, a także przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ponadto, przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumenty przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia danego roku podatkowego.


/Sebastian Bobrowski (inFakt)
Źródło:
Tematy
Sprawdź jak zyskać 300 zł z Kontem Jakie Chcę

Sprawdź jak zyskać 300 zł z Kontem Jakie Chcę

Advertisement

Komentarze (39)

dodaj komentarz
s1lusar3k
Próbowałem samodzielnie prowadzić księgowość. Może jest to rozwiązanie dla kogoś, kto ma mało pracy i mało dokumentów. Wtedy można to ogarnąć w jeden wieczór. W innym przypadku to raczej niezbyt dobre rozwiązanie. Za dużo problemów, możliwych pomyłek i kosztów. Lepiej robić to, na czym się znamy a księgowość Próbowałem samodzielnie prowadzić księgowość. Może jest to rozwiązanie dla kogoś, kto ma mało pracy i mało dokumentów. Wtedy można to ogarnąć w jeden wieczór. W innym przypadku to raczej niezbyt dobre rozwiązanie. Za dużo problemów, możliwych pomyłek i kosztów. Lepiej robić to, na czym się znamy a księgowość zostawić fachowcom. Takie biura rachunkowe mają ubezpieczenie na wypadek pomyłki, nowe programy (np. Invoice Digitizer, REST, Raks itd.). Coraz częściej stosują nowe formy komunikacji online. A nawet można mieć dokumenty księgowe w formie elektronicznej dostępne w chmurze. Na pewno Invoice Digitizer wspomaga przetwarzanie papierowych dokumentów do wersji elektronicznej i umożliwia trzymanie ich w chmurze. Samodzielne prowadzenie nie ma sensu po prostu. To nieekonomiczne.
maxyo
Za dużo obowiązków - próbowałam. Prowadząc samodzielną księgowość, równie dobrze można przestać prowadzić swoją firmę. ODkąd korzystam z biura pani Grabowskiej (Gama) w Warszawie to mam spokój i znacznie więcej czasu na zajęcie się tym co dla mnie najważniejsze - moją firmę. No i rodziną oczywiście też :D
kasiorella
Żeby przejść na samodzielną księgowość trzeba mieć o tym pojęcie, jak się nie ma to lepiej się za to nie brać. Jeśli chodzi o koszty biura rachunkowego to w Tax Care można płacić od faktury i wychodzą to grosze. Jak się firma rozwinie to można przejść na abonament, ale w 200 zł spokojnie zmieści się kompleksowa obsługa.
truskawkowa199
A czy ktoś może się wypowiedzieć na temat strony https://wfirma.pl/ ? W sieci trafiłam na dosyć sporo pozytywnych opinii, a że poszukuję jakiejś pomocy na szybko, ta strona wydaje mi się być ciekawym rozwiązaniem
~Sebastian
Mi szkoda czasu na zajmowanie się księgowością samemu. Wolę oddać to w ręce profesjonalistów. Jestem klientem biura rachunkowego Gama z Warszawy i jestem bardzo zadowolony z ich usług. Biorą całkowitą odpowiedzialność za woje działania i widać, że znają się na rzeczy. Do tego mają znakomity kontakt z klientem,Mi szkoda czasu na zajmowanie się księgowością samemu. Wolę oddać to w ręce profesjonalistów. Jestem klientem biura rachunkowego Gama z Warszawy i jestem bardzo zadowolony z ich usług. Biorą całkowitą odpowiedzialność za woje działania i widać, że znają się na rzeczy. Do tego mają znakomity kontakt z klientem, więc w każde chwili mogę się do nich zgłosić po poradę czy wyjaśnienie jakiś kwestii.
(usunięty)
(wiadomość usunięta przez moderatora)
(usunięty)
(wiadomość usunięta przez moderatora)
~Boguś
Teraz jest tyle funkcjonalnych programów, że prowadzenie księgowości to nie jest jakiś tam wielki problem. Zarządzając handlem, kadrami, fakturami, wszystko można ze sobą połączyć i sprawniej pracować. U nas już od kilku lat z symfonii korzystamy. A jeszcze teraz argumentem przemawiającym za jest to, że ma możliwość Teraz jest tyle funkcjonalnych programów, że prowadzenie księgowości to nie jest jakiś tam wielki problem. Zarządzając handlem, kadrami, fakturami, wszystko można ze sobą połączyć i sprawniej pracować. U nas już od kilku lat z symfonii korzystamy. A jeszcze teraz argumentem przemawiającym za jest to, że ma możliwość automatycznego generowania JPK
~adolf
Prowadzę małą firmę, ale kilkuosobową, więc u mnie sprawdza się biuro rachunkowe. Wysyłam im papiery bo mają e-księgowość i nie muszę się już martwić, że mam jeszcze to na głowie. Polecam Liczyk, bo są sprawdzeni i jedni z lepszych na rynku.
~Marylka
ja korzystam z programu Mała Księgowość Pakietu Przedsiębiorcy. Prowadzę w nim dokumentację firmy od 5 lat, program jest intuicyjny, prosty i praktycznie wszystko sam wylicza za mnie. Polecam wszystkim poszukującym dobrego softu do prowadzenia księgowości w swojej firmie minimalizując przy tym koszty.

Powiązane

Polecane

Najnowsze

Popularne

Ważne linki