Imprezy okolicznościowe dla pracowników - co można wliczyć w koszty

Czy zapłacimy podatek od wyjazdów integracyjnych?

Klasyfikacja wydatków poniesionych przez pracodawcę

Przy ustalaniu, czy wydatki poniesione na zorganizowanie imprezy dla pracowników stanowią u pracodawcy koszty uzyskania przychodu, przede wszystkim musimy określić, do jakiego typu wydatków powinniśmy je zaliczyć: czy są to wydatki pracodawcy na działalność socjalną, czy są to wydatki na rzecz pracowników nie zaliczane do działalności socjalnej. Prawidłowe zakwalifikowanie omawianych wydatków ma ogromne znaczenie z podatkowego punktu widzenia.

Generalna zasada zawarta w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Odzwierciedleniem tej zasady w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jest art. 22 ust. 1, który z kosztów wyłącza wydatki wymienione w art. 23. Obydwie ustawy w katalogu wyłączeń z kosztów zawierają zapis, odpowiednio w art. 16 ust. 1 pkt 45 oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 ww. ustaw podatkowych, o nie zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Definicję działalności socjalnej zawiera art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.), która wskazuje, że działalność socjalna oznacza usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Jak z powyższego wynika, przedmiot działalności socjalnej obejmuje:

• krajowy wypoczynek pracowników oraz dzieci i młodzieży w formach zorganizowanych, np. wczasów, wczasów profilaktycznych, kolonii wypoczynkowych i zdrowotnych, obozów i zimowisk, wyjazdów klimatycznych i zielonych szkół, pobytu w sanatorium na leczeniu lub rekonwalescencji,

• krajowy wypoczynek organizowany przez pracowników we własnym zakresie (wczasy pod gruszą, wczasy turystyczne, agroturystyka),

• sport i rekreację - np. bilety na basen, lodowisko, korty tenisowe,

• finansowanie biletów na imprezy kulturalno-oświatowe, np. koncerty, kabaretony, do teatru czy kina,

• pomoc materialną - zarówno rzeczową jak i w formie pieniężnej - dla pracowników w trudnej sytuacji materialnej, życiowej, lub doświadczonych przez zdarzenia losowe,

• zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych w umowie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Lista wydatków zaliczanych do zakresu działalności socjalnej jest ściśle określona. Oznacza to, że aby dany wydatek pracodawcy został zakwalifikowany do działalności socjalnej, musi się mieścić w zakresie omówionej wyżej definicji tej działalności.

Z powyższego wynika, że organizacja imprez okolicznościowych dla pracowników nie zawiera się w pojęciu działalności socjalnej - tym samym nie podlega wyłączeniu z kosztów odpowiednio na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 45 oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 ustaw o podatku dochodowym. W związku z tym, w następnej kolejności powinniśmy się zastanowić, czy wydatki te można zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych.

Jak już zaznaczyliśmy, kosztami uzyskania przychodów generalnie są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, a zatem między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem powinien istnieć związek przyczynowo-skutkowy. W przypadku wydatków poniesionych na organizację spotkania załogi trudno doszukiwać się ich bezpośredniego, ścisłego związku z przychodami osiąganymi przez firmę. Trzeba mieć jednak na względzie, że związane są one z całokształtem funkcjonowania danego podmiotu gospodarczego, a ustawy podatkowe pozwalają zaliczyć do kosztów, oprócz wydatków bezpośrednio związanych z przychodem także te, które pozostają z nim jedynie w związku pośrednim. Dlatego też wydatki związane z imprezami okolicznościowymi dla pracowników, m.in. spotkania integracyjne, przyjęcia świąteczne i imprezy rekreacyjno-sportowe można zakwalifikować jako wydatki na rzecz pracowników, stanowiące u pracodawcy koszty uzyskania przychodów.

Ustawy podatkowe nie limitują zaliczania do kosztów uzyskania przychodów omawianych wydatków. Pamiętajmy jednak o tym, że ze względu na brak bezpośredniego związku z osiąganym przez firmę przychodem, aby nie spotkać się ze strony organów podatkowych z zarzutem niezasadności takich wydatków, należy zadbać o to, aby ich wielkość nie była niewspółmiernie wysoka.

Przychody pracownika

Przychodem ze stosunku pracy, zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oprócz wynagrodzenia za pracę są także inne świadczenia otrzymywane przez pracownika, które przepis ten przewiduje. Pracodawca jako płatnik ma obowiązek zaliczenia wartości świadczenia otrzymywanego przez pracownika do przychodów ze stosunku pracy.

W zależności od okoliczności, w jakich świadczenie na rzecz pracowników w postaci imprezy pracowniczej zostanie spełnione, u pracownika powstanie, bądź nie powstanie przychód. W sytuacji, w której możliwe będzie zindywidualizowanie świadczenia na poszczególnych uczestników imprezy, świadczenie to będzie stanowiło dla nich przychód. Jednak praktyka pokazuje, że w większości przypadków pracodawca pokrywa koszty imprezy w formie ryczałtu, bez względu na to czy wszyscy pracownicy wezmą w niej udział (pracownik nie ma bowiem obowiązku wzięcia udziału w takiej imprezie). W tej sytuacji pracodawca nie ma możliwości przypisania konkretnej kwoty świadczenia do konkretnego pracownika. Jeżeli nie jest możliwe określenie, jaka kwota świadczenia przypada na pracownika, to wartość tych świadczeń nie stanowi dla pracownika przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Podstawa prawna:

• art. 12 ust. 1, art. 22 ust. 1 oraz art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Gazeta Podatkowa nr 56/(56) z dn. 2004-07-22, strona 5

Agata Cieśla

Źródło: