Osoba zakładająca działalność gospodarczą musi podjąć kilka kluczowych decyzji o podatkach, które mogą zaważyć w przyszłości na jej kondycji finansowej. Jedna z takich decyzji dotyczy VAT-u. Czy rejestracja do VAT od początku prowadzenia firmy jest konieczna? A może jest po prostu opłacalna?
Z czym wiąże się bycie VAT-owcem, czyli dlaczego to jest ważne?
Kwestia rejestracji do VAT spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. To zagadnienie łatwo zrozumieć spoglądając np. na paragon otrzymany w sklepie. Można na nim dostrzec, że spora część kwoty to VAT. Ten podatek płaci nabywca za pośrednictwem sprzedawcy.
Inaczej mówiąc podatnik VAT, a potocznie VAT-owiec, musi doliczać do swojej sprzedaży VAT. Standardowo jest to 23%, aczkolwiek niektóre rodzaje transakcji korzystają z niższych stawek lub ze zwolnienia z VAT. Podatek doliczony w danym okresie rozliczeniowym należy zbiorczo podsumować na deklaracji VAT i wpłacić do urzędu w określonym terminie.
Ten podstawowy obowiązek VAT-owca skutkuje tym, że musi on zaproponować swoim nabywcom cenę odpowiednio wyższą – uwzględniającą VAT. Trzeba jednak też pamiętać o podstawowym przywileju bycia VAT-owcem.
Sprowadza się on do możliwości pomniejszenia VAT-u doliczonego do sprzedaży o VAT zawarty w cenach zakupów firmowych, które służą tej sprzedaży. Tymi zakupami mogą być np. elektronika do firmy, wyposażenie biura, reklama, itd. Jeśli przedsiębiorca nie wykazuje VAT-u od sprzedaży (np. dlatego, że nie ma żadnej sprzedaży) to może wnioskować o zwrot VAT-u od zakupów.
W praktyce skutkuje to dokonywaniem zakupów w cenach netto.
Kiedy warto zostać VAT-owcem?
Z powyższych zasad wynika motywacja, którą kierują się przedsiębiorcy rejestrujący się do VAT z własnej woli. Rejestracja ta jest opłacalna, gdy:
1. Przedsiębiorca dokonuje zakupów opodatkowanych VAT-em, który może odliczyć.
Odliczanie VAT od zakupów to podstawowy plus bycia VAT-owcem, ale sprawdza się on tylko wtedy, gdy działalność wymaga dokonywania takich zakupów. Najlepiej, aby były to stałe koszty, gdyż wtedy korzyści uwidaczniają się najbardziej.
2. Przedsiębiorca dokonuje transakcji z innymi przedsiębiorcami, którzy także mogą odliczyć VAT.
Konieczność podwyższenia cen o VAT nie ma znaczenia w przypadku, gdy prowadzi się sprzedaż na rzecz innych VAT-owców. Dla nich bowiem kosztem z faktury jest cena netto. VAT mogą odliczyć lub wnioskować o jego zwrot.
Kiedy NIE warto zostać VAT-owcem?
Jednocześnie łatwo zauważyć, kiedy rejestracja do VAT jednak nie jest opłacalna. Dzieje się tak wtedy, gdy przedsiębiorca nie dokonuje zakupów opodatkowanych VAT-em, a jego klienci nie mogą odliczać VAT-u z faktur. Wtedy taki przedsiębiorca po prostu jest zmuszony proponować klientom wyższe ceny. Ponadto ma szereg obowiązków, jak składanie deklaracji VAT i prowadzenie rejestrów VAT, których firmy zwolnione z VAT nie mają.
Kto musi zarejestrować się do VAT?
Ten dylemat nie dotyczy jednak wszystkich, gdyż są tacy przedsiębiorcy, którzy zakładając firmę koniecznie muszą zarejestrować się do VAT. W przypadku nowych firm decyduje o tym rodzaj transakcji, których będą dokonywać.
Rejestracja VAT jest konieczna m.in. w przypadku:
- świadczenia usług doradczych,
- świadczenia usług prawniczych,
- świadczenia usług jubilerskich,
- sprzedaży towarów akcyzowych, z wyjątkiem wyrobów tytoniowych i energii elektrycznej,
- sprzedaży nowych środków transportu,
- sprzedaży terenów budowlanych.
Trzeba wiedzieć, że w przypadku transakcji z powyższej listy należy zarejestrować się do VAT wcześniej – jeszcze przed wykonaniem danej czynności.
Analogicznie istnieje też sporo rodzajów transakcji, które są odgórnie zwolnione z VAT. Przedsiębiorca, który ich dokonuje nie dolicza VAT-u do sprzedaży niezależnie od tego, czy jest zarejestrowany do VAT, czy nie. Do takich transakcji zaliczają się m.in.:
- usługi lekarza, pielęgniarki, dentysty, psychologa, masażu leczniczego,
- najem tylko do celów mieszkaniowych,
- nauczanie języków obcych,
- udzielanie korepetycji przez nauczycieli,
- usługi pośrednictwa finansowego i ubezpieczeniowego,
- szkolenia BHP.
Przedsiębiorcy działający w powyższych branżach mogą zarejestrować się do VAT i tak, ale nie mają możliwości odliczania VAT-u od zakupów, które służą sprzedaży odgórnie zwolnionej. Jeśli oprócz takiej sprzedaży prowadzą też sprzedaż opodatkowaną VAT-em pojawia się tzw. sprzedaż mieszana.
Przedsiębiorca prowadzący sprzedaż mieszaną musi dzielić zakupy według tego której sprzedaży dotyczą. Jeśli są związane zarówno ze sprzedażą zwolnioną, jak i z opodatkowaną, to VAT od nich odlicza się tylko do wysokości procentowego współczynnika, który stanowi udział sprzedaży opodatkowanej w całości sprzedaży.
Nakaz rejestracji do VAT może pojawić się później
Jak widać tylko u niektórych przedsiębiorców pojawia się konieczność rejestracji wraz z założeniem działalności. Przymus rejestracji do VAT może pojawić się jednak później. Dzieje się tak wtedy, gdy sprzedaż osiągnie poziom 150 tys. zł w ciągu roku podatkowego.
Z tego powodu przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT musi prowadzić rejestr każdej sprzedaży, która nie jest odgórnie zwolniona z VAT, aby wiedzieć w którym dokładnie momencie pojawia się konieczność rejestracji. Zgodnie z przywołaną powyżej zasadą, rejestracji trzeba dokonać wcześniej, tzn. jeszcze przed przekroczeniem limitu.
