Podatnik, który nie może otrzymać faktury od kontrahenta, musi wykazać zakup w swoich księgach, by uznano je za odzwierciedlające stan rzeczywisty.
Dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów regulacją jest § 16 ust. 2 rozporządzenia ministra finansów, zawierający wytyczne dla podatnika otrzymującego towar przed otrzymaniem faktury. Obowiązkiem jest wtedy stworzenie szczegółowego opisu towaru, w którym ma się znaleźć:
- imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy,
- ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość towaru.
Jest to podstawa do dokonania zapisu w księdze, potwierdzonego datą i podpisem osoby przyjmującej towar. Trzeba go dołączyć do przysłanej później faktury. Różnicę wartości z faktury wpisujemy do księgi w dniu otrzymania dokumentu.
W opisywanej sytuacji pomocny będzie także art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, ale nie może to dotyczyć operacji gospodarczych, takich jak zakupy opodatkowane VAT.
Jednak z drugiej strony, przedsiębiorcy kupującemu towary handlowe bez faktury i chcącemu prowadzić księgi zgodnie ze stanem rzeczywistym, można postawić zarzut wadliwego ich prowadzenia (art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości).
Organy podatkowe mogą więc zakwestionować dowód zastępczy, ale ratunkiem dla podatnika w dochodzeniu swoich praw są wiążące interpretacje podatkowe.
Co się tyczy orzeczeń sądów, to część z nich przyjmuje, że dokument niezgodny z wymogami dokumentu księgowego nie jest podstawą uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów. Inne zaś twierdzą, że przepisy o rachunkowości nie rozstrzygają o sprawach podatkowych, które określają wyłącznie ustawy. Najciekawsze jest jednak to, że ustawy te nie określają zasad dokumentowania poniesionych kosztów, więc potwierdzić je można każdym wiarygodnym dowodem.
(na podst.: Rzeczpospolita)
