Duży kontrakt może otworzyć przed firmą nowe możliwości, ale jego zdobycie to dopiero połowa sukcesu. Rosnące koszty, odległe terminy płatności czy niekorzystne zapisy umowy potrafią zamienić lukratywne zamówienie w finansową pułapkę. Jak przygotować się do realizacji umowy, by zamiast zysków nie przyniosła strat?
Partnerem publikacji jest BNP Paribas
Dariusz Smukowski prowadził niewielką firmę transportową w Płońsku. Kiedy pojawiła się możliwość pracy przy budowie autostrady A2, postanowił wykorzystać szansę. Podpisał umowę z Dolnośląskimi Surowcami Skalnymi (DSS), jednym z wykonawców inwestycji. Kupił na kredyt trzecią ciężarówkę i zaangażował dodatkowych kierowców.
Początkowo wszystko wyglądało obiecująco. Firma miała zlecenia, samochody pracowały, przedsiębiorca rozwijał działalność. Problem pojawił się, gdy DSS przestały regulować należności. Jak opisywał w 2012 r. „Puls Biznesu”, przedsiębiorca miał do odzyskania 360 tys. zł. Sam był winien 150 tys. zł kierowcom z własnymi ciężarówkami i kolejne 60 tys. zł za paliwo. Ostatecznie sprzedał samochody, a jego działalność transportowa przestała istnieć.
Historia Smukowskiego była jednym z wielu epizodów kryzysu, który dotknął wykonawców autostrad przed Euro 2012. Problemy miały także znacznie większe firmy, w tym same DSS. W ich przypadku do trudności przyczyniły się m.in. gwałtownie rosnące koszty materiałów, problemy z podwykonawcami i brak możliwości waloryzacji wynagrodzenia za realizowane prace.
Od tamtych wydarzeń minęło kilkanaście lat, ale mechanizm pozostaje aktualny. Zdobycie dużego zamówienia może otworzyć przed firmą nowe możliwości, a jednocześnie wystawić ją na ryzyka, których nie widać w chwili podpisywania umowy. Dlatego warto odróżnić dwa rodzaje sukcesu.
– Zdobycie dużego kontraktu to sukces sprzedażowy. Sukces finansowy pojawia się dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca zrealizuje kontrakt, otrzyma zapłatę i zachowa zakładaną marżę – mówi Anna Stachowiak, dyrektorka ds. Finansowania Handlu w Banku BNP Paribas.
Finansowanie to element kontraktu
Największym błędem może być potraktowanie finansowania jako problemu, którym firma zajmie się dopiero po zdobyciu kontraktu. Przedsiębiorca przygotowuje ofertę, negocjuje warunki, wygrywa przetarg, podpisuje umowę i dopiero wtedy zaczyna zastanawiać się, skąd wziąć pieniądze na jej realizację. Tymczasem może się okazać, że koszty finansowania pochłoną znaczną część zakładanej marży, a w skrajnym przypadku realizacja zamówienia stanie się nieopłacalna.
– Najlepiej, żeby przedsiębiorca przyszedł do banku już na etapie przygotowywania oferty. Wtedy możemy wstępnie określić, jakie finansowanie będzie potrzebne i ile może kosztować. Dzięki temu klient uwzględni te wydatki w kalkulacji kontraktu, zanim zobowiąże się do jego realizacji – wyjaśnia Anna Stachowiak.
Nie oznacza to konieczności przechodzenia od razu przez pełną procedurę kredytową. Na początkowym etapie wystarczą robocze konsultacje, podczas których przedsiębiorca przedstawia planowany kontrakt, przewidywane koszty, harmonogram realizacji i oczekiwaną marżę. Bank może na tej podstawie wskazać możliwe rozwiązania i oszacować ich koszty. Nie jest to jeszcze decyzja kredytowa, ale pozwala sprawdzić, czy założenia finansowe przedsięwzięcia są realistyczne.
Ważne jest przy tym nie tylko to, ile kontrakt jest wart, ale również na jakich warunkach będzie realizowany. Zaliczka od zamawiającego, płatności za kolejne etapy prac, terminy dostaw czy kary za opóźnienia mogą zasadniczo zmienić zapotrzebowanie firmy na pieniądze. Im korzystniej uda się ułożyć te warunki, tym mniejsza może być potrzeba korzystania z kredytu.
– Bank powinien być traktowany podobnie jak inni kluczowi dostawcy. Przed złożeniem oferty przedsiębiorca ustala przecież z podwykonawcami ceny i warunki współpracy. Tak samo powinien wcześniej ustalić warunki dostarczenia finansowania, które będzie potrzebne do wykonania kontraktu – mówi Piotr Dylak, dyrektor Departamentu Finansowania Handlu w Banku BNP Paribas.
Gwarancja zamiast zamrażania gotówki
Dobrym przykładem jest branża budowlana. Firma wygrywa przetarg na realizację inwestycji, ale zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy, często w wysokości 5-10 proc. wartości kontraktu. Przy zamówieniu wartym 5 mln zł oznacza to konieczność zabezpieczenia od 250 do 500 tys. zł. Dla średniego przedsiębiorstwa może to być kwota, której zabraknie później na materiały, wynagrodzenia czy podwykonawców.
Nie zawsze jednak trzeba przekazywać zamawiającemu własne pieniądze. Jednym z rozwiązań może być gwarancja bankowa, w której bank zobowiązuje się do wypłaty określonej kwoty beneficjentowi, jeśli zostaną spełnione warunki wskazane w gwarancji. Firma ponosi koszt jej wystawienia i musi spełnić wymagania banku, ale nie musi automatycznie zamrażać całej kwoty zabezpieczenia.
– Przedsiębiorcy często koncentrują się na tym, jak sfinansować same prace. Tymczasem już warunki kontraktu mogą powodować, że znaczna część pieniędzy zostanie zablokowana na zabezpieczenie jego wykonania. Dlatego warto wcześniej sprawdzić, czy można zastosować gwarancję bankową – wyjaśnia Piotr Dylak.
Drugą kwestią jest harmonogram płatności. Dla wykonawcy ogromna różnica dzieli kontrakt, w którym otrzymuje zaliczkę i wynagrodzenie za kolejne etapy robót, od umowy przewidującej zapłatę dopiero po zakończeniu całej inwestycji. W tym drugim przypadku musi przez wiele miesięcy finansować prace z własnych środków lub kredytu, nawet jeśli zamówienie jest rentowne.
Towar w drodze, pieniądze zamrożone
Jeszcze inaczej wygląda sytuacja firmy handlowej, która zdobywa duże zamówienie od sieci sklepów. Załóżmy, że polski importer tekstyliów podpisuje kontrakt na dostarczenie kolekcji odzieży, którą musi wcześniej zamówić u producenta w Chinach.
Zanim towar trafi na sklepowe półki, przedsiębiorca musi zapłacić za produkcję, transport i odprawę celną. Tymczasem sieć handlowa może zapłacić mu dopiero po 60 dniach od dostawy.
– W takim przypadku cały cykl, od zamówienia towaru u producenta do otrzymania pieniędzy od odbiorcy, może trwać nawet pół roku. Firma ma kontrakt i wie, komu sprzeda towar, ale musi znaleźć środki, żeby sfinansować wszystkie wcześniejsze etapy – mówi Piotr Dylak.
Nie ma przy tym jednego rozwiązania, które odpowiadałoby na wszystkie potrzeby. Kredyt obrotowy może pomóc sfinansować zakup towaru i koszty jego sprowadzenia. Akredytywa importowa pozwala uzgodnić z zagranicznym dostawcą warunki zapłaty powiązane z przedstawieniem określonych dokumentów. Z kolei faktoring może przyspieszyć dostęp do pieniędzy z faktury wystawionej sieci handlowej, zamiast czekać na upływ odległego terminu płatności.
Kluczowe jest więc dopasowanie finansowania do harmonogramu realizacji zamówienia, tak aby firma miała dostęp do pieniędzy wtedy, gdy rzeczywiście ich potrzebuje.
Diabeł tkwi w szczegółach umowy
Nawet dobrze skalkulowany i odpowiednio sfinansowany kontrakt może okazać się pułapką, jeśli przedsiębiorca nie zwróci uwagi na jego szczegółowe zapisy. Niektóre ryzyka są oczywiste, jak kary za opóźnienia. Inne ujawniają się dopiero w trakcie realizacji zamówienia, gdy na zmianę warunków jest już za późno.
Jednym z przykładów jest brak waloryzacji wynagrodzenia. Firma budowlana ustala cenę wykonania prac, ale między podpisaniem umowy a ich zakończeniem materiały i robocizna mogą znacząco podrożeć. Jeżeli kontrakt nie przewiduje możliwości dostosowania wynagrodzenia do wzrostu kosztów, dodatkowe wydatki obciążą wykonawcę. W skrajnym przypadku mogą pochłonąć całą zakładaną marżę.
Jak kosztowny może być brak takiego zabezpieczenia, pokazał przypadek wspomnianych Dolnośląskich Surowców Skalnych. W 2012 r. przedstawiciele spółki tłumaczyli ogromne straty na kontraktach drogowych m.in. wzrostem cen asfaltu i paliw, niedoszacowaniem kosztów robót ziemnych oraz brakiem możliwości waloryzacji wynagrodzenia.
W opublikowanym w lipcu 2012 r. raporcie rocznym grupa wykazała 435,4 mln zł straty netto za 2011 r. Problemy DSS miały wiele przyczyn, ale ten przykład dobrze pokazuje, jak niekorzystna kalkulacja kontraktu może zachwiać nawet dużym przedsiębiorstwem.
– Trzeba sprawdzić, jakie ryzyka przedsiębiorca bierze na siebie i czy ma możliwość reagowania, gdy warunki realizacji kontraktu się zmienią. Samo zapewnienie finansowania nie rozwiąże problemu, jeśli umowa od początku zakłada zbyt duże ryzyko – mówi Anna Stachowiak.
Niebezpieczne mogą być również zapisy, które łatwo przeoczyć w obszernych warunkach współpracy. Sieć handlowa może na przykład zastrzec sobie prawo do zwrotu niesprzedanego towaru. Dla dostawcy oznacza to, że przychód, na który liczył, nie jest wcale pewny, a część produktów może do niego wrócić już po zakończeniu sezonu sprzedażowego.
Inną pułapką jest zakaz przenoszenia wierzytelności na inny podmiot, czyli cesji. Taki zapis może utrudnić lub uniemożliwić skorzystanie z faktoringu. Przedsiębiorca zakłada więc, że po wystawieniu faktury szybko otrzyma pieniądze od faktora, ale okazuje się, że warunki podpisanej wcześniej umowy nie pozwalają na zastosowanie tego rozwiązania bez zgody kontrahenta.
– Zdarza się, że klient przychodzi po finansowanie i dopiero wtedy okazuje się, że określony zapis kontraktu ogranicza dostępne możliwości. Dlatego tak ważne jest, żeby przeanalizować te warunki wcześniej, kiedy można jeszcze próbować je negocjować – wyjaśnia Piotr Dylak.
Osobnej uwagi wymagają gwarancje bankowe. Zamawiający może przedstawić własny wzór dokumentu, przewidujący na przykład nieprecyzyjne zasady zgłaszania roszczeń albo brak jednoznacznego terminu wygaśnięcia gwarancji. Dla banku takie warunki mogą być nieakceptowalne. Wykonawca, który zobowiązał się już do przedstawienia gwarancji w określonej formie, może wówczas znaleźć się w trudnej sytuacji.
Dlatego przed podpisaniem umowy warto sprawdzić nie tylko cenę i termin realizacji, ale również warunki płatności, zabezpieczenia, odpowiedzialność za opóźnienia oraz możliwość zmiany wynagrodzenia. W przypadku kontraktów zagranicznych dochodzą do tego kwestie kursów walut, podziału kosztów i ryzyk transportowych czy prawa właściwego dla rozstrzygania sporów. Część tych zapisów wymaga konsultacji prawnej, ale ich konsekwencje finansowe warto omówić również z bankiem.
Kontrakt nie zawsze przebiega zgodnie z planem
Nawet starannie przygotowana umowa nie daje gwarancji, że wszystko pójdzie zgodnie z harmonogramem. Budowę mogą opóźnić warunki pogodowe, dostawca może nie dostarczyć materiałów na czas, a zamawiający zlecić dodatkowe prace. Każda taka zmiana może oznaczać nowe wydatki i przesunięcie terminu otrzymania zapłaty.
Problem pojawia się wtedy, gdy harmonogram finansowania przestaje odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi kontraktu. Firma musi nadal płacić pracownikom i podwykonawcom, choć wpływy od zamawiającego pojawią się później, niż zakładano. Jednocześnie zbliżają się terminy spłaty zobowiązań wobec banku.
– Finansowanie powinno być dopasowane do konkretnego kontraktu i jego harmonogramu. Jeżeli w trakcie realizacji pojawiają się opóźnienia czy dodatkowe prace, trzeba sprawdzić, jak wpływają one na przepływy pieniężne i czy dotychczasowe warunki finansowania nadal są odpowiednie – wyjaśnia Piotr Dylak.
Dlatego przedsiębiorca nie powinien czekać z rozmową z bankiem do chwili, gdy zabraknie mu pieniędzy na kolejną płatność. Wcześniejsze zgłoszenie problemu daje możliwość przeanalizowania sytuacji i ewentualnego dostosowania finansowania, na przykład poprzez zmianę harmonogramu spłaty czy okresu kredytowania. Nie oznacza to, że bank automatycznie zgodzi się na nowe warunki, ale pozwala szukać rozwiązania, zanim opóźnienie przerodzi się w poważniejszy kryzys.
– Bank może pomóc przedsiębiorcy ocenić finansowe konsekwencje różnych scenariuszy i dobrać odpowiednie rozwiązania. Nie zastąpi go jednak w podejmowaniu decyzji biznesowych. To przedsiębiorca musi wiedzieć, czy kontrakt pozostaje opłacalny i jakie ryzyko jest gotów zaakceptować – podkreśla Anna Stachowiak.
Ostatecznie powodzenie dużego zamówienia nie zależy wyłącznie od jego wartości. Równie ważne jest to, ile firma rzeczywiście na nim zarobi, kiedy otrzyma pieniądze i czy po drodze zdoła wywiązać się ze wszystkich zobowiązań. Dlatego finansowe przygotowanie kontraktu zaczyna się na długo przed jego podpisaniem i nie kończy wraz z rozpoczęciem realizacji.
Partnerem publikacji jest BNP Paribas
